Phần mềm hỗ trợ xử lý nghiệp vụ: Có mà chưa biết dùng!

Hầu hết các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng nhiều phần mềm hỗ trợ xử lý nghiệp vụ, nhưng lại dùng không đúng cách.

Điều đó không chỉ gây lãng phí mà còn phát sinh khó khăn cho quy trình công việc.

Tình trạng "mỗi người một khoảnh"

Quan sát tại nhiều quận/huyện ở Tp.HCM cho thấy, mức độ và cách ứng dụng công nghệ thông tin của các chuyên viên rất khác nhau, thậm chí có sự chênh lệch ngay trong một phòng.

Phổ biến là các chuyên viên lưu trữ văn bản dưới hình thức file Word, khi xử lý hồ sơ, họ sử dụng các văn bản cũ, tương tự và nhập lại các nội dung thay đổi, lưu lại file văn bản với tên đặt tùy thuộc vào từng chuyên viên. Khi có nhu cầu chỉnh sửa, họ tìm đến văn bản lưu trong máy để chỉnh.

Các văn bản được lưu tại từng máy trạm của chuyên viên. Lượng văn bản mỗi chuyên viên lưu trữ rất lớn, có chuyên viên xử lý hồ sơ đất đai lưu trữ hơn 1.000 file văn bản (quyết định, tờ trình...), vì vậy việc tìm kiếm rất khó khăn và chỉ phục vụ cho chính chuyên viên đó, khi có sự thay đổi nhân sự thì các file văn bản đã lưu trữ trở nên vô tác dụng.

Ngoài ra, do hình thức lập văn bản bằng cách sử dụng văn bản cũ và chỉnh sửa nên phát sinh sai sót rất nhiều. Nội dung giữa các văn bản của một hồ sơ không thống nhất (chỉnh trên tờ trình quên chỉnh trên quyết định, quên chỉnh ngày tháng...), vì vậy sinh ra các loại văn bản mới như "Quyết định điều chỉnh quyết định". Lượng văn bản lỗi của quận/huyện có nơi lên đến vài trăm trong một năm.

Các hình thức ứng dụng trên chỉ mang tính hỗ trợ trong quá trình xử lý hồ sơ, thông tin được lưu trữ theo dạng diễn giải, không cấu trúc nên không phục vụ các mục tiêu quản lý, tổng hợp số liệu và tra cứu thông tin. Với cách xử lý hồ sơ thủ công, để xử lý một hồ sơ phải sử dụng nhiều phần mềm độc lập.

Khả năng của phần mềm quản lý

Phần mềm quản lý được thiết kế và xây dựng cho một vấn đề cụ thể, ngoài mục tiêu hỗ trợ xử lý nghiệp vụ còn nhằm mục tiêu quản lý, tra cứu và tổng hợp báo cáo.

Ví dụ, phần mềm cấp phép xây dựng đang triển khai tại một số quận/huyện Tp.HCM được xây dựng để hỗ trợ xử lý hồ sơ cấp phép xây dựng, thông tin nhập 1 lần và được kết xuất ra tất cả các biểu mẫu như: giấy phép xây dựng, tờ trình về việc xử lý hồ sơ, báo cáo thực địa... theo biểu mẫu thống nhất của cơ quan sử dụng cung cấp hoặc chuẩn của Nhà nước.

Trong phần mềm còn có các chức năng hỗ trợ như: tính diện tích, mật độ xây dựng... mà không phải sử dụng máy tính ngoài; hỗ trợ các chức năng tra cứu ngăn chặn (nhà thuộc sở hữu nhà nước, nhà vi phạm xây dựng, nhà đang bị tranh chấp); tra cứu thông tin quy hoạch với ứng dụng hệ thống thông tin địa lý (GIS)...

Thông tin cấp phép xây dựng được kế thừa để xử lý hồ sơ như: thay đổi thiết kế, thay đổi nội dung giấy phép xây dựng hoặc cấp bản sao giấy phép, gia hạn giấy phép khi có nhu cầu.

Với phần mềm quản lý và thông tin được lưu trữ có cấu trúc, việc tổng hợp thông tin với nhiều tiêu chí khác nhau trở nên dễ dàng hơn, phục vụ việc phân tích và hoạch định hướng phát triển.

Khai thác cách nào?

Người dùng chưa có khái niệm làm việc theo mô hình mạng, chưa có ý thức chia sẻ thông tin, chưa có khái niệm kế thừa thông tin, chưa có nhu cầu tra cứu thông tin phục vụ tổng hợp báo cáo... nên việc triển khai các phần mềm quản lý rất khó khăn.

Việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ xử lý nghiệp vụ trong các cơ quan quản lý nhà nước thời gian qua mang tính tự phát do nhu cầu của từng đơn vị, thậm chí từng chuyên viên. công nghệ thông tin chủ yếu mới được triển khai ở cấp chuyên viên, rất ít lãnh đạo sử dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý và điều hành.

Ngay với mức chuyên viên, do thói quen trình bày văn bản một cách tự do, không theo chuẩn, thói quen cất giữ thông tin riêng, chưa có khái niệm làm việc mô hình mạng, khái niệm kế thừa thông tin, chưa có ý thức chia sẻ thông tin, chưa có nhu cầu tra cứu thông tin phục vụ tổng hợp báo cáo... nên việc triển khai các phần mềm quản lý rất khó khăn.

Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước một phần là hỗ trợ thực hiện nhanh gọn thủ tục hành chính, cung cấp thông tin cho người dân và doanh nghiệp. Nhu cầu thông tin của người dân và doanh nghiệp rất đa dạng. Mục tiêu này chỉ có thể đạt được khi công nghệ thông tin được xây dựng mang tính hệ thống. Các ứng dụng ngoài việc hỗ trợ xử lý nghiệp vụ, còn để lưu trữ và tích hợp thông tin phục vụ tổng hợp và cung cấp thông tin cho người dân và doanh nghiệp.

Có thể nói, đến thời điểm này ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước đã bước qua một giai đoạn mới, trong đó các phần mềm ứng dụng phải được định hướng là phần mềm quản lý, hệ thống phải được xây dựng theo mô hình mạng với cơ sở dữ liệu được quản lý và lưu trữ tại máy chủ.

Thông tin phải được cấu trúc hóa nhằm đảm bảo khả năng tổng hợp, phân tích, kế thừa và chia sẻ cho các đối tượng trong cùng lĩnh vực và cho cả các đối tượng thuộc lĩnh vực khác hoặc hệ thống khác.

Việc triển khai phần mềm ứng dụng không thể thực hiện theo hình thức tự giác, vì mỗi vị trí trong bộ máy là một nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống. Khi một vị trí không sử dụng, thông tin bị khuyết và độ chính xác của thông tin tổng hợp sẽ không đạt.

Trong giai đoạn vừa qua, các dự án công nghệ thông tin chỉ quan tâm đến việc xây dựng hạ tầng và kỹ thuật xây dựng các phần mềm ứng dụng, ít chú trọng và đầu tư đúng mức đến các yếu tố như con người, tổ chức bộ máy vận hành hệ thống, pháp lý vận hành hệ thống và chế tài để đảm bảo hệ thống duy trì vận hành. Chính vì vấn đề này mà các dự án triển khai ứng dụng công nghệ thông tin thời gian qua thường không hiệu quả.

(Theo PC Word Vietnam)

(Các ý kiến bạn đọc được đăng tải không nhất thiết phản ánh quan điểm của Tòa soạn. VnEconomy có thể biên tập lại ý kiến của bạn nếu cần thiết)