Lưu trữ có thể coi là một khoản đầu tư lớn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và khả năng thu hồi lợi nhuận sau những khoản đầu tư này là vô cùng quan trọng.

Với dữ liệu ngày càng tăng ở mức độ chưa từng thấy, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang cố gắng tối đa hóa hiệu quả lưu trữ và quản lý dữ liệu trong toàn bộ quá trình để giảm chi phí và nâng cao năng suất.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể có những giai đoạn tăng trưởng không ngờ, đồng nghĩa với yêu cầu dữ liệu cũng tăng mạnh theo.

Có một giải pháp đã từng được các công ty áp dụng là mở rộng trung tâm dữ liệu. Tuy nhiên, cách làm này thường gây tốn kém, hiệu quả thấp và phức tạp trong khâu quản lý.

Một ngày nào đó, khi những nhu cầu về lưu trữ tăng theo cấp số nhân thì khả năng đáp ứng về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin sẽ đạt đến giới hạn. Các doanh nghiệp rất dễ có những chọn lựa sai lầm khi cố gắng giải quyết các vấn đề theo cách này. Hậu quả là quá lớn và có thể kéo công ty thụt lùi lại thời điểm cũ khi họ còn đang loay hoay tìm cách mở rộng.

Những nghiên cứu độc lập gần đây được thực hiện bởi Dell và Intel cho thấy 63% các doanh nghiệp nhỏ ở châu Âu lưu trữ nhiều hơn một terabyte dữ liệu trên máy chủ của họ. Khoảng 37% các doanh nghiệp nhỏ ở Anh, Pháp và Benelux (34%) và Đức (31%) lưu trữ nhiều hơn 2 Terabyte dữ liệu (để dễ hình dung, ta thực hiện một phép so sánh, một Terabyte có thể lưu trữ khoảng 3,6 triệu bức ảnh có kích thước 300 Kilobyte hoặc có thể khoảng 300 giờ hình ảnh chất lượng tốt. Mười Terabyte có thể lưu trữ được cả một thư viện).

Tuy nhiên, công suất máy chủ có thể chưa được sử dụng hiệu quả. Tỷ lệ sử dụng bị ảnh hưởng rõ ràng bởi quy mô của công ty. Gần một phần ba (30%) các công ty có 24 nhân viên trở xuống sử dụng ít hơn 25% công suất máy chủ, trong khi đó các công ty có từ 25 đến 100 nhân viên chỉ sử dụng 11%. 80% các công ty sử dụng từ 25% đến 75% và chỉ có 4% các công ty đạt từ 75% đến 100% công suất sử dụng.

Khoảng một phần sáu các doanh nghiệp nhỏ ở châu Âu hiện đang sử dụng ít hơn 25%  công suất máy chủ và kết quả xảy ra tương tự với mỗi quốc gia được nghiên cứu. Điều này cho thấy, các công ty có thể xử lý việc bùng nổ dữ liệu nhưng thực tế lại kém trong khâu quản lý lưu trữ.

Trong thực tế, quản lý dữ liệu ở mọi hình thức là một trong những thách thức lớn nhất dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dữ liệu chính là cốt lõi của các doanh nghiệp, nếu không có chúng khả năng vận hành hiệu quả của một công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
 
Người doanh nhân chiến thắng trong “Kỷ nguyên ảo hoá” là người có khả năng đơn giản hóa, chuẩn hóa, và tự động hóa cơ sở hạ tầng để dành thời gian cho việc quản lý việc kinh doanh hơn là lo lắng về công nghệ.

Hơn chín trong mười (93%) các doanh nghiệp nhỏ ở châu Âu đã chịu sự gián đoạn công nghệ thông tin gây cản trở khả năng tiếp tục kinh doanh. 17% cho rằng điều này xảy ra ít nhất một lần trong tuần, tuy nhiên gần một nửa (47%) cho rằng nó hiếm khi hoặc không bao giờ xảy ra.

Điều quan trọng là phải làm việc với nhà cung cấp và đảm bảo việc lấy dữ liệu không những không còn là vấn đề nhức đầu của các doanh nghiệp mà còn để xác định dữ liệu nào cần truy cập nhiều hơn các dữ liệu khác, giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tiết kiệm chi phí bằng cách phân tầng dữ liệu dựa trên mức độ quan trọng.

* Tác giả bài viết hiện là Giám đốc quốc gia Dell Việt Nam