6 trợ lý AI giúp bạn quản lý thời gian và nâng cao năng suất

Theo Tech.co, trợ lý tạo lập lịch trình AI (hay trợ lý tạo lịch) là công cụ quen thuộc giúp người dùng lên thời gian biểu, quản lý lịch trình xung đột và cải thiện năng suất. Bằng cách sử dụng thuật toán học máy đưa ra đề xuất cá nhân hóa, phần mềm được nhận định là tiên tiến hơn hầu hết phương pháp tạo lịch truyền thống và có rất nhiều tùy chọn miễn phí, chất lượng cao.

Nếu bạn đang tìm kiếm phương pháp tăng năng suất - giảm căng thẳng, sau đây là sáu trợ lý tạo lịch AI nên có trên thiết bị của bạn. Toàn bộ ứng dụng trong danh sách đều hoàn toàn miễn phí.

TREVOR

Mục đích: Lên lịch hàng ngày đơn giản

Khả năng tương thích: macOS và Windows

Trevor là ứng dụng lập kế hoạch hàng ngày trực quan sử dụng tính năng chặn thời gian. Theo đó, tính năng chặn thời gian giúp người dùng dành một lượng thời gian cụ thể để thực hiện một tác vụ cụ thể, giảm thiểu phiền nhiễu và tối đa hóa công việc, hỗ trợ người dùng tập trung lâu hơn.

Giao diện 'Danh sách việc cần làm' của Trevor cũng cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan đầy đủ về công việc hàng ngày và cho phép đánh dấu từng nhiệm vụ khi đã hoàn thành. Trevor tận dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra nhiều trải nghiệm cá nhân hoá. Cụ thể, ứng dụng dự đoán thời lượng cơ bản cho từng nhiệm vụ và đề xuất thời gian tối ưu khi lên lịch dựa trên hành vi trước đó của người dùng.

Ngoài một số khả năng AI thông minh, Trevor cung cấp gói dịch vụ hoàn toàn miễn phí “hào phóng” với tính năng lên lịch tác vụ không giới hạn, tích hợp Google hoặc Microsoft Calendar và kế hoạch hành động năm bước giúp tăng cường thời gian tập trung. Tuy nhiên, bạn sẽ phải nâng cấp lên gói Pro (3.99 USD/tháng) nếu muốn sử dụng mô hình AI cá nhân hay một số tính năng nâng cao như sắp xếp tác vụ theo lịch trình định kỳ và hỗ trợ ưu tiên.

CLOCKWISE 

Mục đích: Đồng bộ hóa lịch cá nhân và lịch công việc

Khả năng tương thích: tích hợp Chrome, Firefox, Slack & Asana

Clockwise là giải pháp lập lịch có thể tùy chỉnh được thiết kế giúp bạn sắp xếp thời gian tốt hơn. Gói miễn phí cung cấp một loạt tính năng hữu ích bao gồm nghỉ trưa, giữ thời gian di chuyển linh hoạt, đề xuất lên lịch thông minh và tùy chọn nghỉ họp thông minh.

Tuy nhiên, điều thực sự tách biệt Clockwise với đối thủ cạnh tranh là các tùy chọn đồng bộ hóa lịch biểu. Tính năng đồng bộ hóa lịch cá nhân và công việc cho phép người dùng tự động sắp xếp hài hòa sự kiện từ lịch Google cá nhân sang lịch công việc. Tính năng cũng chặn toàn bộ chi tiết cá nhân hiển thị trong sự kiện công việc nhằm bảo mật thông tin.

Các tính năng miễn phí của Clockwise rất hữu ích cho người dùng cá nhân và nhóm nhỏ, nhưng nếu bạn có ý định sử dụng công cụ trong công ty, tốt hơn hết bạn nên chọn gói Teams hoặc Business với vô vàn chức năng thân thiện với doanh nghiệp như phân tích nhóm, công cụ sản xuất nhóm và tùy chọn đồng bộ hóa lịch mở rộng. 

SIDEKICK AI

Mục đích: Quản lý và lên lịch cuộc họp

Khả năng tương thích: macOS, Windows, Google Play và App Store

Sidekick là công cụ tạo lịch AI thông minh giúp người dùng phân bổ nhiệm vụ ngăn nắp trước, trong và sau cuộc họp. Gói 'Hero' miễn phí từ nhà cung cấp cho phép bạn quản lý số lượng cuộc họp, tích hợp với Google Meet, Zoom, Skype và Teams cũng như kết nối với số lượng nhóm và danh bạ không giới hạn.

Không giống như Trevor và Clockwise, Sidekick thiết lập cả hai phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn, giúp người dùng quản lý quy trình dễ dàng hơn khi đang di chuyển. Tuy nhiên, vì Sidekick chủ yếu là công cụ tổ chức cuộc họp, nó sẽ ít hữu ích hơn cho nhóm khách hàng muốn quản lý lịch trình thông thường.

RECLAIM AI

Mục đích: Quản lý sự kiện định kỳ

Khả năng tương thích: macOS và Windows

Reclaim AI là ứng dụng lên lịch thông minh cho phép người dùng ưu tiên một số nhiệm vụ nhất định với lịch trình hàng tuần được cá nhân hóa. Ứng dụng cung cấp loạt tính năng AI giúp tiết kiệm thời gian bao gồm lập lịch tự động, chặn thời gian và quản lý lịch trình nâng cao, nhấn mạnh tuyên bố giúp người dùng tiết kiệm tới 40% thời gian hoàn thành công việc.

Bên cạnh hoạt động cốt lõi, Reclaim cũng cung cấp tính năng 'Thói quen' độc đáo trong gói miễn phí, được thiết kế giúp người dùng quản lý tác vụ định kỳ. Tính năng giúp bạn ưu tiên các thói quen bằng cách tự động từ chối gián đoạn cản trở và điều chỉnh đúng theo lịch trình hàng tuần.

Nền tảng cũng có thể tự động lên lịch sự kiện dựa trên các hoạt động ưu tiên, giảm lượng dữ liệu nhập thủ công. Tuy nhiên, gói miễn phí của Reclaim AI có giới hạn người dùng và tiện ích bổ sung hạn chế, vì vậy nếu bạn muốn sử dụng ứng dụng với nhóm hoặc tích hợp với công cụ họp mặt như Zoom hoặc Slack, bạn cần nâng cấp lên phiên bản trả phí.

BEFORESUNSET AI

Mục đích: Ngăn ngừa tình trạng kiệt sức

Khả năng tương thích: Google Play và App Store

BeforeSunset AI là nền tảng quản lý dự án đa năng kiêm công cụ lập kế hoạch hàng ngày dành cho cá nhân và doanh nghiệp. Ứng dụng sử dụng phương pháp chặn thời gian để khuyến khích các khoảng thời gian hiệu quả cũng như cho phép người dùng lập kế hoạch trong ngày với tính năng AI, tạo danh sách việc cần làm và đề xuất nhiệm vụ phụ hỗ trợ toàn bộ quá trình dễ diễn ra suôn sẻ hơn.

Không giống như hầu hết trợ lý tạo lịch khác, ứng dụng theo đuổi mục tiêu đảm bảo người dùng cân bằng nhu cầu cá nhân với nhu cầu năng suất, tạo thói quen làm việc lành mạnh. Nền tảng cũng ưu tiên sức khỏe bằng cách khuyến khích thời gian nghỉ giải lao và sử dụng AI để giảm nhập liệu thủ công.

Gói dịch vụ miễn phí của BeforeSunset cũng rất đa dạng tính năng, nhưng nếu bạn muốn nâng cấp sang phiên bản cá nhân hoá hơn với số liệu phân tích cụ thể, bạn sẽ phải mua gói Personal Pro (12 USD/tháng) hoặc Team Pro (13.99 USD/tháng).

CLICKUP

Mục đích: Lên lịch tác vụ và tự động hóa

Khả năng tương thích: Windows, macOS và Google Play

ClickUp là công cụ quản lý năng suất kinh doanh tất cả trong một cho phép người dùng lên lịch nhiều nhiệm vụ khác nhau bao gồm việc hàng ngày, bài đăng mạng xã hội, blog, cuộc họp và hơn thế nữa. Màn hình hiển thị đa chế độ xem giúp theo dõi nhiệm vụ đơn giản, dễ dàng. Và vì ứng dụng được phát triển như giải pháp kinh doanh, ClickUp là công cụ tuyệt vời để đồng bộ hóa lịch biểu và cộng tác với các thành viên khác trong nhóm.

Người dùng ClickUp dễ dàng chuyển đổi giữa nhiều chế độ xem, bất kể họ muốn xem lịch trình thông qua định dạng Calander, Gantt, Timeline hay Wordload. Tính năng lập lịch kéo và thả bao gồm trong gói miễn phí cho phép người dùng dễ dàng chèn các tác vụ và thả chúng trên phạm vi ngày.

Tuy nhiên, vì ClickUp là công cụ quản lý tác vụ toàn diện chứ không phải trợ lý tạo lịch chuyên dụng, nó ít phù hợp hơn với người dùng cá nhân muốn quản lý thời gian biểu hàng ngày.