Các lựa chọn không gian làm việc số cho doanh nghiệp Việt
Các không gian làm việc số (digital workplace) cung cấp công cụ và nền tảng cho các nhân sự để giao tiếp, cộng tác và xử lý công việc mọi lúc mọi nơi. Tại Việt Nam, những cái tên như GapoWork, Workplace by Meta, Base, Larksuite là lựa chọn ưu tiên của doanh nghiệp Việt...
GAPOWORK
Lấy người dùng làm trung tâm, nền tảng “Make in Vietnam” GapoWork đưa ra giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp xử lý điểm nóng, nâng cao hiệu quả giao tiếp và năng suất làm việc. 94.7% khách hàng cho rằng GapoWork giúp tổ chức của họ cải thiện năng suất và đạt các mục tiêu.
GapoWork đang phát triển hơn 20 tính năng cho một không gian làm việc số “tất cả trong một”, bao gồm các nhóm chức năng chuyên biệt giúp doanh nghiệp hoàn thiện môi trường lao động số như tính năng mạng xã hội với trang cá nhân, nhóm, bài đăng đa phương tiện, livestream; tính năng giao tiếp cho phép chat, gọi điện, gọi video, họp zoom, nhắn thoại; tính năng quản trị và phối hợp công việc; tính năng phục vụ quản trị tổ chức, Sơ đồ tổ chức, Dashboard báo cáo; tính năng tự động hóa nghiệp vụ như chấm công, phê duyệt đơn từ ….
Tuy nhiên, GapoWork có một số tính năng chỉ phù hợp để triển khai tại các tổ chức, doanh nghiệp lớn nhưng khó áp dụng tại doanh nghiệp nhỏ hoặc đặc thù về mô hình.
Tập trung làm “tinh” các tính năng cùng giao diện thân thiện, GapoWork đã thuyết phục gần 700 doanh nghiệp, tổ chức; trong đó có một số cái tên lớn trên nhiều lĩnh vực như BIDV, EVN, 30Shine,... chỉ sau hơn 1 năm bước vào thị trường.
WORKPLACE FROM META
Được xây dựng bởi Meta (tiền thân là Facebook), Workplace được xem là một giải pháp digital workplace tập trung vào con người. Giải pháp này hiện có 30.000 doanh nghiệp với 2 triệu người dùng trên toàn cầu.
Workplace cho phép mọi thành viên trong doanh nghiệp tương tác với nhau và đẩy nhanh sự cộng tác đa chiều. Từ đó, người lao động có thêm cảm hứng để cống hiến cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, Workplace có 2 cổng truy cập khác nhau cho không gian nội bộ và chat. Bên cạnh đó, Workplace chủ yếu phát triển việc trao đổi qua chat và post mà không tích hợp quản trị tiến độ và tự động hóa nghiệp vụ. Chi phí $4 - $8/user/tháng cũng không hề dễ chịu cho doanh nghiệp Việt trong giai đoạn thắt chặt chi tiêu hậu COVID-19. Ngoài ra, với thị trường Việt, ông lớn này cũng không có nhiều sự hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc triển khai nền tảng.
BASE.VN
Base.vn là một trong những nền tảng quản trị công việc được các doanh nghiệp vừa và nhỏ ưa chuộng. Với Base.vn, doanh nghiệp tự do lựa chọn các công cụ phù hợp để tích hợp vào không gian làm việc số của mình. Các bộ công cụ của Base khá đa dạng: quản lý công việc, lưu trữ thông tin, quản trị nhân sự,.... Tuy nhiên, để triển khai được các nhóm công cụ này, doanh nghiệp sẽ cần nghiên cứu, thiết lập bộ quy trình riêng cho mình.
Base tập trung vào tối ưu công việc dựa vào mục tiêu với nhiều module quản lý dựa trên các bộ chỉ số chi tiết. Điều này khiến doanh nghiệp nhanh chóng thiết lập quy củ và đo lường kết quả công việc. Nhưng ngược lại, các module quản trị này thiếu tính linh hoạt, làm “khó” nhân sự khi bắt đầu vận hành.
MICROSOFT TEAMS
Với 13 triệu người dùng, Microsoft Teams cùng hệ sinh thái phần mềm kinh điển của Microsoft vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, nhất là các đơn vị giáo dục và các doanh nghiệp đề cao tính hệ thống.
Tuy vậy, quản lý tài khoản phức tạp cùng chi phí đắt đỏ khiến Microsoft Teams khó thu hút khách hàng bởi doanh nghiệp cần nhân sự chuyên trách hoặc hướng dẫn chi tiết mới có thể sử dụng. Đồng thời, MSTeams không tối ưu việc quản trị và xây dựng văn hóa doanh nghiệp khi thiếu đi các tính năng báo cáo và gắn kết nhân sự.
LARKSUITE
Được phát triển bởi Bytedance (công ty mẹ của TikTok), Larksuite là cái tên mới nổi trong thị trường digital workplace tại Việt Nam. Larksuite được đánh giá cao bởi sự linh hoat và khả năng tùy biến phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Thay vì sử dụng nhiều ứng dụng, Larksuite tích hợp các tính năng cơ bản phục vụ công việc hàng ngày và hoạt động quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Larksuite cũng miễn phí cho tổ chức dưới 50 nhân sự, hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu chi phí.
Tuy nhiên, cũng bởi tùy biến cao, Larksuite đòi hỏi các doanh nghiệp có nguồn lực IT để thiết lập và vận hành không gian làm việc số. Điều đó cũng khiến các nhân sự phổ thông khó tiếp cận với nền tảng này. Với các doanh nghiệp quy mô lớn hơn, chi phí cho Larksuite lên đến 12$/người dùng/tháng, không phù hợp với các tổ chức có khả năng tăng trưởng nóng trong thời gian ngắn.
KẾT LẠI
Mỗi giải pháp không gian làm việc số đều có ưu nhược điểm khác nhau. Để có sự lựa chọn hợp lý, các nhà quản trị có thể lưu ý một số tiêu chí như: tinh năng, khả năng tích hợp, yếu tố bảo mật, chi phí, khả năng hỗ trợ và các bài toán điển hình mà nền tảng đó đang xử lý.
