Các kỹ năng công nghệ mà mọi nhân viên nên có ngày nay

Khảo sát về Công nhân kỹ thuật số năm 2022 của công ty nghiên cứu và công nghệ Gartner cho thấy một nhân viên văn phòng trung bình sử dụng 11 ứng dụng trong công việc và 17% trong các nhân viên sử dụng 16 ứng dụng trở lên.

Julia Pollak, chuyên gia kinh tế trưởng tại thị trường việc làm trực tuyến ZipRecruiter cho biết một số kỹ năng này có thể học được trong công việc. Nhiều nhà tuyển dụng mong đợi những người lao động của họ thành thạo các ứng dụng nổi bật như Microsoft Teams, Google Sheet…

Ý NGHĨA CỦA DỮ LIỆU

Các công ty đang tạo ra nhiều dữ liệu hơn bao giờ hết về doanh số bán hàng, năng suất và các khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh. Họ mong đợi công nhân có thể bắt kịp tốc độ trên những phần mềm đó.

Nhà phân tích Joe Mariano của Gartner cho biết Power BI của Microsoft và Tableau thuộc sở hữu của Salesforce nổi lên như là những chương trình trực quan hóa dữ liệu hàng đầu. Chẳng hạn, khóa học Đào tạo cơ bản về Power BI là khóa học phổ biến đứng thứ 13 trên LinkedIn Learning vào năm 2022.

Với thao tác trỏ và nhấp cũng như một số đề xuất AI tự động, nhân viên có thể kết hợp nhiều nguồn dữ liệu, chẳng hạn như bảng tính, cơ sở dữ liệu hoặc phần mềm quản lý quan hệ khách hàng và biến chúng thành biểu đồ cũng như đồ họa khác. Người quản lý có thể xem doanh số bán hàng được chia nhỏ như thế nào theo khu vực, tháng, năm hoặc từng nhân viên bán hàng. Các nhà quy hoạch đô thị có thể xây dựng các bản đồ thể hiện dòng người xung quanh thành phố trong cả ngày.

Tuy nhiên, điều quan trọng là nhân viên phải làm quen với phần mềm truyền thống như Microsoft Excel và Google Sheets từ Google của Alphabet, chuyên gia nghề nghiệp thường trú của LinkedIn, Catherine Fisher cho biết. Bà Pollak của ZipRecruiter chia sẻ rằng cùng với các tác vụ thông thường, nhân viên cần biết các tính năng nâng cao như bảng tổng hợp cho phép bảng tính truyền thống thực hiện một số việc mà Power BI hoặc Tableau thực hiện, chẳng hạn như tự động tạo báo cáo hoặc đồ họa bằng cách so sánh tập hợp con của dữ liệu được trích xuất từ ​​bảng tính.

Trên thực tế, lớp học số 2 của LinkedIn Learning là về Excel và Excel chiếm 6 trong số 10 kỹ năng văn phòng hàng đầu mà mọi người đang học trên nền tảng học tập trực tuyến Udemy. Bà Fisher cho biết các chương trình bảng tính, dù của Microsoft hay Google, đều nằm trong số những kỹ năng hàng đầu mà các thành viên LinkedIn thêm vào hồ sơ của họ vào năm ngoái.

TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH HẤP DẪN

Art Markman, phó hiệu trưởng phụ trách giáo dục thường xuyên và chuyên nghiệp tại Đại học Texas ở Austin cho biết, cùng với Excel hoặc Sheets, người lao động phải biết các công cụ văn phòng truyền thống khác như Word hoặc Google Docs và PowerPoint hoặc Google Slides. Tuy nhiên, người sử dụng lao động không chỉ muốn mọi người biết những kiến ​​thức cơ bản về cách thiết lập một tài liệu hoặc bản trình chiếu, họ mong muốn nhân viên của họ biết các tính năng nâng cao của chương trình.

Bà Pollak nói: “Giờ đây, mọi người có kỳ vọng cao hơn khi họ nhận được một tài liệu. Họ muốn tài liệu ấy mang tính chuyên nghiệp”. Ví dụ, trong một bài thuyết trình, có thể sử dụng ảnh động để minh họa thay vì chỉ những hình ảnh tĩnh như thông thường. Trong quá trình xử lý văn bản, nhà tuyển dụng có thể muốn định dạng nâng cao như liên kết giữa các phần của tài liệu, cũng như quen thuộc với các tính năng cộng tác như chia sẻ và nhận xét.

THÀNH THẠO CÁC CÔNG CỤ GIAO TIẾP

Các công cụ để tổ chức các cuộc họp từ xa chẳng hạn như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams đã thành công trong đại dịch Covid-19. Nhưng nhiều nhân viên văn phòng chỉ biết sử dụng những chức năng cơ bản của các chương trình này.

Ông Mariano cho biết: “Khi chúng tôi xem xét cụ thể về Microsoft Teams, mọi người đang sử dụng tính năng cơ bản nhất của công cụ trò chuyện và họp. Những gì họ không làm là sử dụng các dịch vụ tiên tiến nhất, chẳng hạn như các kênh để thảo luận về các chủ đề hoặc dự án cụ thể trong một nhóm”. Ông nói, nhân viên cũng phải biết cách liên kết các ứng dụng khác với các chương trình họp này để họ có thể chia sẻ tệp và quản lý dự án.

Ngoài ra, các nhà tuyển dụng cũng muốn mọi người biết các tính năng nâng cao của một trong những ứng dụng liên lạc bậc nhất: email. Quản lý thư chẳng hạn như sắp xếp danh sách, gửi thư hàng loạt và viết các dòng chủ đề hiệu quả là một kỹ năng hàng đầu khác trên hồ sơ LinkedIn. Giao tiếp là kỹ năng hàng đầu trong Chỉ số kỹ năng của ZipRecruiter, với Microsoft Outlook kỹ năng này xếp thứ 20.

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Các chương trình tổ chức và lập kế hoạch đang giúp việc phối hợp công việc trở nên dễ dàng hơn thông qua các tính năng như quản lý tác vụ, theo dõi thời gian và chia sẻ tệp.

Chẳng hạn, một công ty tiếp thị có thể tự động hóa quy trình công việc để khi một người hoàn thành nhiệm vụ, người tiếp theo trong quy trình sẽ tự động được cảnh báo. Các chương trình này liên kết với các ứng dụng và dịch vụ khác, chẳng hạn như Google Drive để nhân viên có thể truy cập trực tiếp vào các tài liệu liên quan từ phần mềm quản lý. Họ cũng có thể theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ để đánh giá năng suất hoặc xác định hóa đơn cho khách hàng.

LÀM MỌI THỨ TỰ ĐỘNG

Bất kỳ phần mềm nào cũng đòi hỏi nhiều thao tác trỏ và nhấp, thường lặp đi lặp lại trên cùng các nút và biểu tượng. Tự động hóa quy trình bằng robot cho phép mọi người tạo các tập lệnh nhỏ gọi là robot đảm nhận công việc thực hiện các tác vụ máy tính lặp đi lặp lại. Ví dụ, một robot có thể được lập trình để sao chép các bước mà con người thường thực hiện để định tuyến tài liệu hoặc đọc biểu mẫu và nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu.

Các kỹ năng cần thiết để tạo ra rô-bốt không nhất thiết phải phức tạp. Nhiều người sử dụng phương pháp gọi là “không cần mã”-tất cả những gì bạn cần làm là trỏ và nhấp để chọn nguồn dữ liệu, ứng dụng và loại hành động để liên kết với nhau. Công cụ Power Automate của Microsoft, không có mã, là kỹ năng năng suất văn phòng phát triển nhanh nhất trên Udemy vào năm 2022.