Minh bạch dữ liệu: “Tấm hộ chiếu” giúp SMEs Việt nâng cao sức cạnh tranh

Tại Việt Nam, các chính sách về hóa đơn điện tử, kê khai online, Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân đều đang đồng loạt thúc đẩy doanh nghiệp chuẩn hóa và minh bạch hóa dữ liệu tài chính, vận hành. Đặc biệt, ngân hàng và nhà đầu tư đang dựa vào dữ liệu số để duyệt vay vốn. Dữ liệu minh bạch đã trở thành "chứng minh thư tài chính" cho doanh nghiệp.

PHẦN LỚN DỮ LIỆU DOANH NGHIỆP VẪN PHÂN TÁN, KHÔNG TẬP TRUNG VÀ MANG TÍNH THỦ CÔNG CAO

Tại chương trình The WISE Talk với chủ đề: “Minh bạch dữ liệu: "Chìa khóa” Nâng cao Sức cạnh tranh cho SMEs Sản xuất Việt", bà Phạm Hoài Anh, Giám đốc Thương mại Công ty 1C Việt Nam, cho biết hầu hết mọi người đều hiểu rõ tầm quan trọng của việc minh bạch và quản trị dữ liệu trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi nhìn vào thực tế, các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam vẫn đang gặp phải nhiều “nỗi đau” lớn trong quá trình này.

“Dữ liệu đang là một trong những từ khóa nóng nhất của năm 2025, bên cạnh những chủ đề như AI hay bảo mật thông tin. Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận thức được giá trị của dữ liệu, nhưng khi đi vào triển khai thực tế thì lại gặp không ít thách thức”, bà Phạm Hoài Anh nói.

Hiện nay, phần lớn dữ liệu trong doanh nghiệp hiện vẫn được quản trị phân tán, không tập trung và mang tính thủ công cao. Khoảng 90% lực lượng lao động trực tiếp vẫn ghi chép, báo cáo bằng giấy tờ thủ công. Ở cấp phòng ban, việc quản lý dữ liệu có thể được cải thiện đôi chút – thường là thông qua các file Excel. Một số doanh nghiệp đã bắt đầu ứng dụng phần mềm, ví dụ như bộ phận kinh doanh sử dụng phần mềm bán hàng hoặc CRM để quản lý khách hàng. Tuy nhiên, mỗi phòng ban lại dùng một hệ thống riêng biệt, thiếu sự liên kết và đồng bộ.

Bên cạnh đó, dữ liệu bị tách rời giữa các bộ phận, doanh nghiệp thiếu sự liên thông thông tin nội bộ. Dữ liệu của phòng bán hàng, kho vận hay kế toán đều tồn tại độc lập, khiến việc tổng hợp, phân tích hay ra quyết định chiến lược trở nên chậm trễ và thiếu chính xác.

“Hầu hết các doanh nghiệp vẫn chưa có một hệ thống quản trị dữ liệu tập trung. Việc thiếu một “nguồn dữ liệu duy nhất” dẫn đến tình trạng thông tin bị trùng lặp, sai lệch, khó kiểm soát và không thể tận dụng dữ liệu cho chuyển đổi số hay ứng dụng AI sau này”, bà Phạm Hoài Anh cho biết.

Minh bạch dữ liệu không chỉ là xu hướng mà đã trở thành nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị. Theo chuyên gia, đây là quá trình chuẩn hóa, kết nối và chia sẻ dữ liệu một cách có hệ thống và kiểm soát, từ dữ liệu nội bộ đến dữ liệu đối ngoại.

Khi dữ liệu được minh bạch, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa danh mục khách hàng, sản phẩm, kho bãi, quy trình vận hành, từ đó tối ưu hiệu quả hoạt động và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Minh bạch dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống báo cáo đáng tin cậy, chứng minh năng lực kinh doanh, tạo niềm tin với khách hàng và đối tác.

NHỮNG RÀO CẢN SMEs ĐỐI MẶT KHI THỰC HIỆN MINH BẠCH DỮ LIỆU

Một khảo sát của VCCI năm 2024 cho thấy 65% doanh nghiệp FDI chỉ đầu tư vào các công ty Việt có báo cáo tài chính và thuế minh bạch trong hai năm liên tiếp. “Điều này cho thấy minh bạch dữ liệu không chỉ là yếu tố quản trị mà còn là “giấy thông hành” để tiếp cận vốn, đối tác và cơ hội tăng trưởng”, bà Phạm Hoài Anh nói.

Trên thực tế, nhiều ngân hàng tại Việt Nam hiện đã chủ động kết nối với các nền tảng phần mềm quản trị để khai thác dữ liệu như doanh thu, công nợ hay báo cáo tài chính – giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận vốn vay hơn.

Để doanh nghiệp có thể xây dựng được văn hóa tin tưởng và sẵn sàng minh bạch dữ liệu thông qua các giải pháp phần mềm, quá trình này thường sẽ trải qua nhiều bước.

Bước đầu tiên là vượt qua những rào cản về nhận thức và niềm tin, đặc biệt từ phía ban lãnh đạo. Nhiều doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là doanh nghiệp vừa hoặc truyền thống, vẫn còn lo ngại về vấn đề bảo mật khi sử dụng các hệ thống phần mềm mới. Chẳng hạn, họ thường yêu cầu triển khai hệ thống on-premise — tức là đặt máy chủ vật lý ngay tại văn phòng — thay vì dùng hệ thống on-cloud (đám mây), vì tin rằng như vậy sẽ an toàn hơn và dễ kiểm soát dữ liệu hơn.

Tại chương trình The Wise Talk do Tech Connect và VnEconomy tổ chức sản xuất, bà Phạm Hoài Anh cho biết minh bạch dữ liệu không chỉ là yếu tố quản trị mà còn là “giấy thông hành” để doanh nghiệp tiếp cận vốn, đối tác và cơ hội tăng trưởng.

Để doanh nghiệp có thể xây dựng được văn hóa tin tưởng và sẵn sàng minh bạch dữ liệu thông qua các giải pháp phần mềm, quá trình này thường sẽ trải qua nhiều bước.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy các hệ thống triển khai trên nền tảng đám mây (on-cloud) không chỉ tiện lợi hơn mà còn an toàn hơn rất nhiều nhờ các lớp bảo mật đa tầng do nhà cung cấp giải pháp đảm nhận. Trong khi đó, hệ thống on-premise do doanh nghiệp tự quản lý lại thường tiềm ẩn nhiều rủi ro bị tấn công vì phần lớn doanh nghiệp Việt Nam còn đầu tư rất hạn chế cho bảo mật.

Do đó, bước đầu tiên và quan trọng nhất là phải có những người có chuyên môn giải thích, chia sẻ và giúp lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ rằng các nhà cung cấp giải pháp phần mềm hiện nay đang đầu tư rất mạnh vào an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu. Tin tưởng vào các giải pháp đó đôi khi lại giảm rủi ro lộ dữ liệu hơn so với việc tự quản lý dữ liệu nội bộ.

Bên cạnh lãnh đạo, người dùng nội bộ trong doanh nghiệp cũng cần được khuyến khích và tạo niềm tin khi sử dụng phần mềm. Khi họ bắt đầu ứng dụng các công cụ số, hiệu quả công việc sẽ được thể hiện rõ ràng qua các chỉ số định lượng – như năng suất, tiến độ, và chất lượng công việc. Đồng thời, phần mềm còn giúp rút ngắn đáng kể thời gian làm báo cáo và tổng hợp dữ liệu, từ đó tạo ra trải nghiệm làm việc hiệu quả hơn. Khi doanh nghiệp dần hình thành được văn hóa tin tưởng và sử dụng công nghệ, thì rào cản lớn nhất ban đầu đã được vượt qua.

Sau khi đảm bảo về mặt niềm tin, doanh nghiệp sẽ tiến tới chuẩn hóa dữ liệu. Bởi lẽ, phần mềm chỉ là công cụ – nếu dữ liệu đầu vào không chính xác hoặc không đồng nhất, kết quả đầu ra cũng sẽ sai lệch. Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp hệ thống vận hành hiệu quả và cung cấp thông tin chính xác cho quá trình ra quyết định.

Và cuối cùng là lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp. Không có một phần mềm nào có thể đáp ứng hoàn toàn nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ đặc thù và mục tiêu của mình để lựa chọn hoặc tùy chỉnh giải pháp phù hợp nhất – giống như việc “may đo” một bộ áo phần mềm riêng cho từng doanh nghiệp.

MINH BẠCH DỮ LIỆU: KHÔNG PHẢI CÂU CHUYỆN “LÀM MỘT LẦN LÀ XONG”

Một rào cản lớn nữa là yếu tố tài chính – khi doanh nghiệp cần coi đầu tư phần mềm không phải là chi phí, mà là khoản đầu tư chiến lược cho tương lai. Vì thế, bà Hoài Anh nhấn mạnh yếu tố “kiên trì”.

Theo bà, trong bất kỳ quá trình chuyển đổi nào, đặc biệt là khi bắt đầu đưa dữ liệu lên một hệ thống quản trị tập trung, doanh nghiệp cần xác định rằng đây không phải là câu chuyện “làm một lần là xong”.

“Việc duy trì thói quen nhập liệu hằng ngày, khuyến khích nhân viên sử dụng phần mềm và đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật là giai đoạn khó khăn nhất”, bà Hoài Anh nói. Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp thất bại không phải vì phần mềm không tốt, mà vì họ không sử dụng được lâu dài. Nguyên nhân thường nằm ở yếu tố con người: người dùng có xu hướng e ngại sự kiểm soát, ngại thay đổi quy trình quen thuộc.

“Nếu thiếu sự kiên trì và quyết tâm từ lãnh đạo trong việc thúc đẩy văn hóa sử dụng hệ thống, doanh nghiệp khó có thể đạt được hiệu quả thực sự của việc minh bạch dữ liệu”, chuyên gia của 1C cho biết.

Yếu tố thứ hai là phải biết tận dụng dữ liệu. Việc minh bạch hóa dữ liệu không chỉ dừng lại ở khâu lưu trữ. Một hệ thống quản trị hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp khai thác và biến dữ liệu thành giá trị thực tiễn trong vận hành và ra quyết định.

Những tập đoàn lớn sở hữu một khối dữ liệu khổng lồ. Đó là tài sản vô giá và để khai thác hiệu quả, họ phải xây dựng những trung tâm dữ liệu (data center), hồ dữ liệu (data lake) hay các hệ thống phân tích phức tạp phù hợp với quy mô hoạt động.

Trong khi đó, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể bắt đầu từ những công cụ gần gũi và thực tế hơn — chẳng hạn như các tính năng AI phân tích, cảnh báo hoặc báo cáo tự động. Những công cụ này giúp doanh nghiệp nhận diện được tình trạng dư thừa, xác định mặt hàng tồn kho lâu, nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn, hay những điểm nghẽn trong quy trình vận hành. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí, cải thiện vòng quay hàng tồn và ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn. Theo bà Phạm Hoài Anh, minh bạch dữ liệu sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc, đặc biệt là đối với ngành sản xuất.

“Hiện nay, hàng loạt quy chuẩn quốc tế mới — chẳng hạn như ESG hay CBAM (Cơ chế điều chỉnh biên giới carbon) — đang dần được áp dụng. Các doanh nghiệp muốn xuất khẩu sang thị trường châu Âu buộc phải chứng minh tính minh bạch của dữ liệu đầu vào, như nguyên vật liệu có đạt chuẩn ESG không, quy trình sản xuất có đáp ứng tiêu chí môi trường và bền vững hay không. Và để đáp ứng được những yêu cầu đó, doanh nghiệp không thể thiếu một hệ thống quản trị dữ liệu minh bạch, chính xác và hiện đại”.

Theo chuyên gia, nhiều doanh nghiệp Việt đã chủ động tìm hiểu và ứng dụng, bởi họ hiểu rằng minh bạch dữ liệu không chỉ phục vụ tuân thủ quy định, mà còn là tấm hộ chiếu để sản phẩm Việt vươn ra thị trường quốc tế.