Ứng dụng AI nâng cao năng suất, tạo dư địa tăng trưởng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Tại World Data Summit APAC 2026 diễn ra ngày 29/10 ở Kuala Lumpur (Malaysia), bà Hằng Phạm, nhà sáng lập kiêm Giám đốc điều hành 5S Media, đã chia sẻ góc nhìn của một nhà sáng lập doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam về ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản trị, sáng tạo và nâng cao năng lực vận hành, qua bài trình bày với chủ đề “AI Adoption for Double-Digit Growth: Practical Lessons from SMEs in Vietnam” (Ứng dụng AI để tạo ra tăng trưởng hai chữ số: Bài học thực tiễn từ doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam).

“Là người điều hành một doanh nghiệp SME suốt hơn 12 năm, thách thức mà tôi luôn đối mặt là: nguồn lực có hạn trong khi áp lực tăng trưởng, chất lượng dịch vụ và năng suất ngày càng lớn”, bà Hằng Phạm chia sẻ. Theo bà, AI không chỉ là câu chuyện công nghệ hay sử dụng thêm vài công cụ mới. Điều quan trọng hơn là làm thế nào để một doanh nghiệp nhỏ có thể làm được những việc lớn hơn, với nguồn lực thông minh hơn.

MÔ HÌNH 5 BƯỚC ỨNG DỤNG AI TRONG SME

Theo bà Hằng Phạm, với các SME, việc đầu tư công nghệ cần gắn với những vấn đề cụ thể trong vận hành. Khi thời gian, nhân lực và ngân sách đều có giới hạn, doanh nghiệp cần xác định khâu nào đang tiêu tốn nhiều công sức, công việc nào có thể được đơn giản hóa và nguồn lực tiết kiệm được sẽ được sử dụng như thế nào để tạo thêm giá trị.

Từ kinh nghiệm của 5S Media, bà Hằng Phạm đã giới thiệu cách tiếp cận 5-RE Growth Cycle, với mong muốn cung cấp một gợi ý thực hành để các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể từng bước ứng dụng công nghệ phù hợp với nguồn lực và nhu cầu của mình.

Mô hình “Five Re Growth Cycle”, gồm năm bước: Review (rà soát), Reduce (giảm bót), Restructure (tái cấu trúc), Retrain (đào tạo lại) và Repeat (lặp lại). Mô hình này được bà ví như quá trình chăm sóc một khu vườn: trước hết phải xem xét chất lượng đất, loại bỏ cỏ dại, thiết kế lại khu vườn và trang bị kiến thức cho người chăm sóc. Sau đó, doanh nghiệp thu hoạch kết quả, rút kinh nghiệm và tiếp tục cải tiến.

“Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), đây là cách tiếp cận hữu ích để triển khai AI. Chúng ta có thể bắt đầu từ một nhu cầu kinh doanh cụ thể, thử nghiệm một thay đổi ở quy mô vừa phải, rồi sử dụng kết quả thu được để quyết định hướng đầu tư tiếp theo”, CEO 5S Media nói.

Thứ nhất, rà soát, đánh giá quy trình, chỉ số quản trị, các điểm nghẽn và thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. 

Thứ hai, cắt giảm những công việc tiêu tốn nhiều thời gian nhưng tạo ra ít giá trị. Doanh nghiệp cần đặt câu hỏi: những nhiệm vụ nào thực sự giúp cải thiện kết quả? Những công việc nào phải lặp đi lặp lại do định hướng chưa rõ ràng? Những bước nào có thể đơn giản hóa?

“Đây chính là những "yếu tố thừa thãi" (như cỏ dại) mà chúng ta cần nhận diện trước khi đưa một công cụ mới vào sử dụng”, bà Hằng cho biết.

Thứ ba, thiết kế lại quy trình, vai trò và cách phối hợp trong đội nhóm, dự án trên cơ sở ứng dụng AI và công nghệ phù hợp.

Ví dụ trong quy trình thiết kế hình ảnh quảng cáo, trước đây đội ngũ 5S Media thường phát triển ý tưởng, tìm nhiều hình ảnh tham khảo để khách hàng lựa chọn, sau đó thiết kế và chỉnh sửa qua nhiều vòng. Khi ứng dụng AI, đội ngũ có thể tạo các phương án hình ảnh từ ý tưởng ban đầu để khách hàng hình dung và trao đổi sớm hơn. Sau khi lựa chọn được hướng phù hợp, nhân sự thiết kế tiếp tục phát triển, tinh chỉnh sản phẩm; đội ngũ phụ trách khách hàng thu nhận phản hồi và phối hợp hoàn thiện.

“Theo kinh nghiệm của tôi, cách làm này có thể giúp giảm ít nhất 50% thời gian và công sức của đội ngũ”, bà Hằng Phạm cho biết. “Lợi ích đạt được đến từ việc thay đổi cách mọi người phối hợp làm việc với nhau thông qua công cụ này”.

Những tác vụ khác được AI hỗ trợ đắc lực có thể kể đến như nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch truyền thông, quản trị tri thức trong doanh nghiệp. Khi ứng dụng, doanh nghiệp cần kiểm chứng nguồn thông tin, quản lý quyền truy cập và duy trì vai trò chuyên môn của nhân sự.

Thứ tư, đào tạo lại để nhân sự thích ứng với quy trình mới, hỗ trợ người lao động phát triển kỹ năng và làm quen với cách làm việc mới; xác định rõ trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt.

Theo bà Hằng Phạm, cung cấp công cụ mới chỉ là bước khởi đầu. Nhân sự cần được hướng dẫn, có thời gian thực hành và hiểu rõ trách nhiệm của mình. Việc huy động những người trực tiếp thực hiện công việc tham gia vào quá trình thay đổi cũng giúp doanh nghiệp đánh giá liệu quy trình mới có thực sự hiệu quả hơn.

Thứ năm, theo dõi kết quả, rút kinh nghiệm, điều chỉnh và tiếp tục cải tiến ở những quy trình tiếp theo.

CHIA SẺ KINH NGHIỆM ĐỂ SME CÙNG NÂNG CAO NĂNG LỰC

Theo chia sẻ của đại diện 5S Media, so sánh cùng kỳ năm 2025 và 2026, doanh thu công ty tăng khoảng 20%, trong khi số nhân sự giảm khoảng 10% và quỹ lương không đổi. Từ các tỷ lệ này, doanh thu trên mỗi nhân sự đã tăng khoảng 33%.

5S Media cũng lưu ý kết quả kinh doanh chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố, bao gồm phát triển khách hàng, cơ cấu dự án, cải tiến quy trình và nỗ lực của đội ngũ; không thể quy toàn bộ mức tăng trưởng cho AI. Doanh thu trên mỗi nhân sự cũng cần được xem xét cùng chi phí đầu tư cho công nghệ, biên lợi nhuận, chất lượng dịch vụ và khối lượng công việc để đánh giá tác động đầy đủ hơn.

Theo bà Hằng, AI mở thêm khả năng hỗ trợ doanh nghiệp, song hiệu quả phụ thuộc vào việc xác định đúng bài toán, cải tiến quy trình và chuẩn bị cho con người thích ứng với cách làm việc mới. Thay vì triển khai đồng loạt, doanh nghiệp có thể chọn một công việc thường xuyên phát sinh, xác định điểm nghẽn, thử nghiệm thay đổi ở quy mô phù hợp và đánh giá kết quả trước khi mở rộng. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp chủ động học hỏi và từng bước xây dựng năng lực ứng dụng công nghệ.

Thông qua phần trình bày, CEO 5S Media mong muốn chia sẻ một cách tiếp cận thực tế để các doanh nghiệp nhỏ và vừa tham khảo khi bắt đầu ứng dụng AI: lựa chọn một quy trình phù hợp, xác định số liệu ban đầu, thử nghiệm cùng đội ngũ và đo lường kết quả theo thời gian. Các chỉ số cần quan tâm có thể bao gồm thời gian, chất lượng, năng lực triển khai, trải nghiệm khách hàng và hiệu quả tài chính.

Khi doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn, thời gian và năng lực được tạo thêm có thể dành cho tư duy chiến lược, chăm sóc khách hàng, phát triển sản phẩm hoặc mở rộng hoạt động. Việc chuyển hóa những cải thiện này thành tăng trưởng còn phụ thuộc vào nhu cầu thị trường, hoạt động kinh doanh, giá dịch vụ và năng lực triển khai. Ở phạm vi rộng hơn, nỗ lực nâng cao năng suất và năng lực cạnh tranh của cộng đồng SME ở mức hai con số có thể góp phần hỗ trợ phát triển kinh tế theo mục tiêu chung của Chính phủ.