Quản trị bằng dữ liệu: Chìa khóa để doanh nghiệp Việt nâng cao năng lực cạnh tranh năm 2026

Trong bối cảnh tốc độ tăng trưởng dữ liệu của doanh nghiệp toàn cầu dự kiến đạt hơn 42% mỗi năm (theo Seagate Technology), việc ứng dụng dữ liệu một cách hiệu quả trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn đối mặt với những thách thức như dữ liệu phân tán, thiếu hệ thống phân tích đáng tin cậy và quy trình thu thập thủ công dễ sai sót.

CÔNG NGHỆ “XỊN” KHÔNG ĐỒNG NGHĨA VỚI DỮ LIỆU ĐƯỢC KHAI THÁC HIỆU QUẢ

Tại Hội thảo “Lãnh đạo quản trị bằng dữ liệu: Bài học từ case study, rào cản triển khai và chuẩn bị cho 2026” do GEM Global phối hợp cùng Smart Train Academy tổ chức mới đây, ông Trung Trương, chuyên gia quản trị điều hành và chuyển đổi số, cựu Giám đốc tài chính doanh nghiệp tại VinFast, Giảng viên Cấp cao tại GEM Global, cho biết không ít doanh nghiệp trang bị hệ thống công nghệ hiện đại, từ ERP, CRM, phần mềm bán hàng, tài chính, kế toán, chuỗi cung ứng…, nhưng lại thiếu một hệ thống phân tích dữ liệu bài bản.

“Vì thế, mỗi báo cáo mất từ hai đến ba ngày để tổng hợp, chưa kể số liệu giữa các phòng ban thường xuyên mâu thuẫn, khiến lãnh đạo nhận được những thông điệp trái ngược và rất khó ra quyết định”, chuyên gia cho biết.

Hội thảo nhằm giúp đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực ra quyết định dựa trên dữ liệu – yếu tố được xem là nền tảng của doanh nghiệp hiện đại. Thực tế cho thấy công nghệ “xịn” không đồng nghĩa với việc dữ liệu được khai thác hiệu quả.

“Dù sở hữu “biển dữ liệu” nhưng doanh nghiệp gần như không thể sử dụng được cho quản trị và ra quyết định”, ông Trung Trương cho biết. “Đây là thực trạng không ít doanh nghiệp gặp phải. Thực tế, mỗi doanh nghiệp đều gặp những vấn đề mang tính phổ biến và phải trả giá đắt nếu không xây dựng được một hệ thống phân tích dữ liệu hiệu quả”.

Tại Hội thảo, các chuyên gia cũng nhận định vấn đề đầu tiên và phổ biến nhất là độ trễ thông tin. Quyết định dựa trên dữ liệu chậm trễ khiến niềm tin vào số liệu suy giảm nghiêm trọng, bởi khi hành động được triển khai thì chu kỳ kinh doanh đã thay đổi, chiến dịch marketing đã khác, sản phẩm đã khác, mức độ khuyến mãi cũng khác. Điều này đặc biệt rõ trong các ngành có tính mùa vụ như bán lẻ. Khi quá trình lập báo cáo bị chậm, thông tin trở nên lạc hậu và gần như vô nghĩa cho việc ra quyết định.

Chính vì vậy, khi xây dựng hệ thống phân tích dữ liệu, tiêu chí đầu tiên luôn đặt ra là rút ngắn thời gian ra báo cáo. Theo đó, nền tảng Business Intelligence (BI) được ứng dụng thay cho báo cáo kế toán truyền thống. Dữ liệu sẽ được lấy trực tiếp từ các hệ thống vận hành: doanh thu từ hệ thống bán hàng, giá vốn từ tồn kho và giá nhập, chi phí vận hành được đưa thẳng lên dashboard. Lãnh đạo doanh nghiệp chỉ cần mở dashboard mỗi sáng để nắm ngay bức tranh kinh doanh của ngày hôm trước, thay vì chờ báo cáo kéo dài như trước đây.

NHỮNG “CHI PHÍ ẨN” KHỔNG LỒ MÀ DOANH NGHIỆP ĐANG ĐỐI MẶT

Hiện tượng “tam sao thất bản” trong dữ liệu cũng là một rào cản mà các doanh nghiệp Việt đang đối mặt. Cùng một câu hỏi nhưng mỗi bộ phận lại đưa ra một con số khác nhau. Sales, kế toán và marketing ghi nhận doanh thu theo những cách và chuẩn mực riêng, dẫn đến các báo cáo mâu thuẫn, khiến nhà quản lý không biết tình hình thực sự đang tốt lên hay xấu đi.

Nguyên nhân được cho là không nằm ở con người, mà ở nguồn dữ liệu và góc nhìn khác nhau. Tuy nhiên, trong vận hành kinh doanh, sự lệch pha này là “không thể chấp nhận”, đặc biệt khi doanh nghiệp quản trị bằng KPI. Ban lãnh đạo cần toàn bộ tổ chức nhìn vào cùng một con số để ra quyết định nhất quán.

Vì vậy, khi triển khai Business Intelligence, mục tiêu cốt lõi là tạo ra một phiên bản trả lời đúng duy nhất. Các định nghĩa về doanh thu, nguồn dữ liệu và cách tính phải được thống nhất ngay từ đầu. Khi toàn doanh nghiệp nhận cùng một tín hiệu và hành động theo cùng một hướng, hệ thống báo cáo mới thực sự phát huy giá trị.

Ngoài ra, làm báo cáo thủ công cũng gây lãng phí cho doanh nghiệp. Theo số liệu được các chuyên gia đưa ra tại Hội thảo, các nhà quản lý phải dành tới 40% thời gian làm việc hằng tháng chỉ để tổng hợp số liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, thay vì tập trung cho điều hành và hoạch định chiến lược.

Đây là một “chi phí ẩn” rất lớn, khi giờ công của những nhân sự cấp cao bị tiêu tốn cho các thao tác lặp lại, ít tạo ra giá trị. Không chỉ tốn kém, báo cáo thủ công còn tiềm ẩn rủi ro sai sót do con người, đặc biệt với các bảng tính phức tạp. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể làm sai lệch số liệu và kéo theo những quyết định kinh doanh sai lầm.

Ông Sơn Nguyễn, Lead Solution Engineer tại Salesforce, cho biết ứng dụng các công nghệ dữ liệu và BI, quy trình được tự động hóa gần như toàn bộ: dữ liệu lấy trực tiếp từ hệ thống, tự động làm sạch, phân bổ và xử lý, con người chủ yếu theo dõi và đối soát trên các dashboard trực quan. Nhờ đó, thời gian đóng sổ rút ngắn từ 14 ngày xuống còn khoảng 2 ngày, giúp đội ngũ tài chính tiết kiệm hàng chục ngày công mỗi kỳ.

Quan trọng hơn, quỹ thời gian này được chuyển sang phân tích, dự báo và lập kế hoạch chiến lược. Dự án chỉ triển khai trong 2–3 tuần, nhưng tạo ra bước chuyển rõ rệt trong hiệu quả vận hành và ra quyết định của bộ phận tài chính.

Chia sẻ tại sự kiện, bà Cindy Nguyễn, Trưởng bộ phận tư vấn đào tạo, GEM Global, cho rằng để khai thác dữ liệu hiệu quả, doanh nghiệp cần một “bộ công cụ” phù hợp, giống như “bộ đồ nghề đào vàng”. Thực tế, nhiều doanh nghiệp sở hữu khối dữ liệu lớn về tài chính, khách hàng, nhân sự, vận hành, nhưng mới chỉ dừng ở các báo cáo tổng hợp, thiếu chiều sâu, dẫn đến quyết định vẫn mang tính cảm tính và nhiều quy trình còn làm thủ công, tốn thời gian và tiềm ẩn rủi ro.

4 BÀI HỌC KHAI THÁC DỮ LIỆU ĐỂ DOANH NGHIỆP HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ HƠN TRONG NĂM 2026

Theo các chuyên gia, BI không chỉ là công cụ mà là một tư duy mới. Thay vì lập báo cáo mỗi khi cần, doanh nghiệp phải kết nối sẵn với nguồn dữ liệu để thông tin tự động cập nhật, sẵn sàng cho việc ra quyết định. Bốn bài học chính cũng đã được các chuyên gia đưa ra, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp Việt khai thác dữ liệu, nâng cao hiệu quả cạnh tranh và ra quyết định trong năm 2026

Thứ nhất là cấu trúc đội ngũ. Dự án dữ liệu không thể chỉ dựa vào đội ngũ phân tích. Doanh nghiệp cần có một lãnh đạo đủ thẩm quyền để dẫn dắt, đội ngũ kỹ sư dữ liệu phụ trách xây dựng và vận hành hạ tầng dữ liệu, đặc biệt là sự tham gia trực tiếp của lãnh đạo các bộ phận kinh doanh, marketing, bán hàng, sản xuất – những người hiểu rõ thực tế vận hành và cung cấp góc nhìn sâu cho các báo cáo.

Thứ hai là cách xây dựng báo cáo. Báo cáo không nên quá phức tạp. Điều quan trọng là phải thiết kế theo đúng nhu cầu của người dùng, tập trung vào các chỉ số họ cần, thay vì áp đặt tư duy của người làm dữ liệu.

Thứ ba là quản trị sự thay đổi. Khi dữ liệu trở thành nền tảng ra quyết định, hành vi con người buộc phải thay đổi. Để tránh sự kháng cự, doanh nghiệp cần lộ trình rõ ràng, truyền thông xuyên suốt và một người dẫn dắt đủ mạnh, thường ở cấp C-level.

Thứ tư là năng lực người dùng. Hệ thống chỉ phát huy hiệu quả khi người dùng có kiến thức dữ liệu cơ bản. Vì vậy, triển khai BI luôn phải đi kèm đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ liên tục.

Theo bà Cindy Nguyễn, đã đến lúc các doanh nghiệp Việt cần nghiêm túc xem xét việc trang bị kiến thức và kỹ năng dữ liệu như một phần trong lộ trình đào tạo cần thiết.

“Khi mỗi nhân viên, từ kinh doanh, marketing đến tài chính, đều có thể tự tin đọc hiểu và ra quyết định dựa trên số liệu, doanh nghiệp mới có thể xóa bỏ được các "chi phí ẩn" khổng lồ và chuyển mình mạnh mẽ trong kỷ nguyên số”, bà Cindy Nguyễn nói.