Cuộc cách mạng "đấu thầu thông minh": Khi AI và dữ liệu có thể quyết định “ai thắng thầu”

Chia sẻ với Tạp chí Kinh tế Việt Nam / VnEconomy, TS. Lê Hùng Cường, Phó Tổng Giám đốc FPT Digital, Tập đoàn FPT, cho biết đấu thầu thông minh sẽ làm thay đổi luật chơi bằng cách đưa năng lực dữ liệu và ra quyết định lên vị trí trung tâm.

Thưa ông, “đấu thầu thông minh” là gì, điểm khác biệt cốt lõi của đấu thầu thông minh so đấu thầu số thông thường là gì?

Hệ thống đấu thầu số thông thường giúp số hoá các hoạt động đấu thầu và giúp cho người dùng quản lý, vận hành tra cứu thông tin đấu thầu hiệu quả. Tuy nhiên, người tham gia cũng sẽ vẫn phải làm nhiều việc thủ công, đối chiếu, phân tích, so sánh trước rừng dữ liệu của các bài thầu.

Đấu thầu thông minh là việc đưa dữ liệu và AI tham gia trực tiếp vào các quyết định then chốt của quá trình đấu thầu. Theo đó, doanh nghiệp không quyết định dựa vào kinh nghiệm cá nhân hay cảm tính, mà dựa trên phân tích dữ liệu có hệ thống ở từng điểm quyết định quan trọng, như có nên tham gia gói thầu hay không, nên tập trung vào tiêu chí nào, rủi ro pháp lý nằm ở đâu, chiến lược giá nào có xác suất trúng thầu cao nhất.

Điểm khác biệt cốt lõi giữa một nền tảng đấu thầu số thông thường và hệ thống đấu thầu thông minh nằm ở chỗ nền tảng đấu thầu số chỉ số hóa quy trình chỉ là lưu trữ hồ sơ, theo dõi tiến độ, đảm bảo tuân thủ thủ tục.

Trong khi đó, hệ thống đấu thầu thông minh tạo ra năng lực phân tích và dự báo. AI sẽ đọc và “hiểu” hồ sơ mời thầu, đối chiếu với dữ liệu lịch sử hàng trăm, hàng ngàn gói thầu tương tự, nhận diện các điều kiện bất lợi, đánh giá xác suất trúng thầu và gợi ý chiến lược tiếp cận phù hợp.

Điều này thay đổi cách thực thi công việc trong đó AI và dữ liệu sẽ trợ giúp con người, và con người sẽ chỉ cần thực hiện các công đoạn quan trọng nhất của gói thầu.

Vậy một doanh nghiệp muốn triển khai đấu thầu thông minh cần bắt đầu từ đâu và những dữ liệu tối thiểu là gì?

Triển khai đấu thầu thông minh thực chất bắt đầu từ việc xác định những quyết định nào cần dữ liệu và AI hỗ trợ. Trước đây, dữ liệu đấu thầu thường phân tán trong nhiều hệ thống và phụ thuộc vào kinh nghiệm của cá nhân, khiến việc phân tích mang tính rời rạc. Khi FPT Digital tham gia tư vấn, bước đầu tiên chúng tôi sẽ cùng doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu và làm rõ các điểm ra quyết định, tạo nền tảng để AI có thể hỗ trợ một cách nhất quán và đáng tin cậy.

Doanh nghiệp cần xác định rõ, đấu thầu không chỉ là một hoạt động nghiệp vụ, mà là một năng lực cạnh tranh chiến lược. Từ đó, việc triển khai cần bắt đầu bằng đánh giá hiện trạng dữ liệu và quy trình đấu thầu hiện hữu.

Về dữ liệu, tối thiểu doanh nghiệp cần ba nhóm nền tảng.

Thứ nhất là dữ liệu lịch sử đấu thầu của chính doanh nghiệp, đó là các hồ sơ đã nộp, kết quả, lý do thắng - thua, giá dự thầu, thời gian xử lý.

Thứ hai là dữ liệu hồ sơ mời thầu và thông tin chủ đầu tư từ thị trường.

Thứ ba là dữ liệu pháp lý, tiêu chuẩn, điều kiện hợp đồng và các ràng buộc tuân thủ. Chúng tôi thường giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các dữ liệu này trước khi ứng dụng AI, bởi AI chỉ thông minh khi dữ liệu đủ “sạch” và đủ “ngữ cảnh”.

Dữ liệu sẽ tác động thế nào đến toàn bộ chuỗi đấu thầu, thưa ông?

Trong đấu thầu thông minh, dữ liệu và AI sẽ dẫn dắt quyết định ở toàn bộ chuỗi, từ lựa chọn cơ hội đến đánh giá kết quả. Với cách tiếp cận mới mà FPT Digital triển khai, dữ liệu được thiết kế xuyên suốt để mỗi gói thầu trở thành nguồn học tập cho các quyết định tiếp theo, giúp quá trình đấu thầu ngày càng chính xác và hiệu quả hơn.

Dữ liệu đóng vai trò như “xương sống” của toàn bộ chuỗi đấu thầu. Ở giai đoạn tìm kiếm thông báo thầu, dữ liệu giúp doanh nghiệp kết nối, thu thập và lọc nhanh các gói thầu phù hợp với năng lực thực tế một cách tự động. Khi phân tích hồ sơ mời thầu, dữ liệu lịch sử cho phép so sánh yêu cầu hiện tại với các gói thầu tương tự trong quá khứ, từ đó nhận diện sớm các điều kiện bất lợi hoặc rủi ro tiềm ẩn.

Trong khâu chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu giúp tái sử dụng tri thức đã được kiểm chứng, từ cấu trúc hồ sơ, cách diễn giải kỹ thuật, đến chiến lược giá. Và sau cùng, ở bước đánh giá kết quả, dữ liệu giúp doanh nghiệp không chỉ biết “thắng hay thua”, mà hiểu rõ vì sao - đây chính là nền tảng để AI học và cải thiện cho các lần đấu thầu tiếp theo.

Trong đấu thầu thông minh, AI sẽ hỗ trợ phân tích hồ sơ mời thầu và khuyến nghị chiến lược ra sao?

Trước đây, việc phân tích hồ sơ phụ thuộc nhiều vào đọc thủ công và kinh nghiệm cá nhân, dễ bỏ sót các điều khoản rủi ro. Trong hệ thống đấu thầu thông minh, AI được xây dựng như một lớp kiểm tra độc lập, giúp phát hiện sớm rủi ro và chuẩn hóa cách đánh giá, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra chiến lược thận trọng và nhất quán hơn.

AI có khả năng đọc và phân tích khối lượng lớn hồ sơ mời thầu trong thời gian rất ngắn, nhưng giá trị lớn nhất không nằm ở tốc độ. Quan trọng hơn, AI giúp giảm tính chủ quan trong đánh giá. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm cá nhân, doanh nghiệp có thêm một “lớp tham chiếu dữ liệu” để kiểm chứng các quyết định quan trọng.

Ngoài việc tăng tốc độ xử lý, AI còn giúp giảm rủi ro pháp lý bằng cách phát hiện các điều khoản bất thường, các yêu cầu dễ gây tranh chấp hoặc không phù hợp với năng lực doanh nghiệp. Đồng thời, việc chuẩn hóa hồ sơ và quy trình thông qua AI cũng góp phần tăng tính minh bạch và nhất quán, đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp tham gia nhiều gói thầu lớn, phức tạp.

AI có thể mang lại nhiều lợi ích cho quá trình đấu thầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rủi ro của việc chuyển sang đấu thầu dựa trên dữ liệu và AI là gì và cách xử lý ra sao, thưa ông?

Khi AI tham gia xử lý các quyết định liên quan đến giá, đối tác và chiến lược đấu thầu, rủi ro lớn nhất nằm ở quản trị dữ liệu và tuân thủ pháp luật. Trước đây, dữ liệu phân tán nên rủi ro ít được nhìn nhận tổng thể, dù mức độ kiểm soát hạn chế.

Với các dự án đấu thầu thông minh, chúng tôi khuyến nghị doanh nghiệp luôn đưa yêu cầu bảo mật, phân quyền và tuân thủ vào ngay từ khâu thiết kế, đảm bảo AI vận hành trong khuôn khổ kiểm soát chặt chẽ.

Theo tôi, rủi ro lớn nhất không nằm ở AI, mà ở quản trị dữ liệu và tuân thủ. Đấu thầu liên quan đến nhiều dữ liệu nhạy cảm, từ thông tin tài chính, giá chào, đến dữ liệu đối tác và chủ đầu tư. Nếu không có kiến trúc bảo mật và phân quyền rõ ràng, rủi ro rò rỉ hoặc vi phạm quy định pháp luật là rất lớn. Các nguyên tắc bảo mật, quyền riêng tư và tuân thủ pháp luật phải được tích hợp ngay từ khâu thiết kế hệ thống. AI không được phép “tự do học” trên dữ liệu nhạy cảm nếu chưa có cơ chế kiểm soát, và mọi khuyến nghị của AI đều cần được con người phê duyệt ở các bước quan trọng.

Theo ông, lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp thất bại khi chuyển đổi sang đấu thầu thông minh là gì?

AI chỉ tạo ra giá trị khi được phép tác động thực sự đến cách ra quyết định. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp triển khai AI nhưng vẫn giữ nguyên quy trình cũ, khiến các khuyến nghị chỉ dừng ở mức tham khảo. Qua quá trình đồng hành, chúng tôi nhận thấy chuyển đổi chỉ thành công khi doanh nghiệp sẵn sàng điều chỉnh quy trình và phân quyền, để dữ liệu và AI trở thành một phần của hệ thống ra quyết định, chứ không phải công cụ đứng bên lề.

Ngoài ra, kháng cự thay đổi cũng là một rào cản lớn, đặc biệt trong các bộ phận đấu thầu vốn quen làm việc dựa trên kinh nghiệm. Vì vậy, FPT Digital luôn tiếp cận theo hướng vừa tư vấn, vừa đồng hành đào tạo và thay đổi cách làm việc để hướng tới thay đổi toàn diện.

Từ góc độ cạnh tranh thị trường, đấu thầu thông minh có thay đổi “luật chơi” giữa doanh nghiệp lớn và SME không, thưa ông?

Tôi cho rằng đấu thầu thông minh sẽ làm thay đổi luật chơi bằng cách đưa năng lực dữ liệu và ra quyết định lên vị trí trung tâm. Trước đây, doanh nghiệp lớn có lợi thế nhờ kinh nghiệm, nhân sự và nguồn lực tích lũy, trong khi doanh nghiệp SME gặp nhiều hạn chế. Qua các dự án FPT Digital tham gia, có thể thấy AI đang giúp các SME chọn lọc cơ hội tốt hơn và nâng cao khả năng cạnh tranh, đồng thời buộc doanh nghiệp lớn phải đầu tư nghiêm túc vào dữ liệu để duy trì lợi thế.

Đấu thầu thông minh đang làm luật chơi trở nên công bằng hơn, nhưng theo một cách rất khác. Doanh nghiệp lớn có lợi thế về dữ liệu và nguồn lực, nhưng SME nếu biết khai thác AI đúng cách có thể bù đắp đáng kể khoảng cách này. AI giúp SME tận dụng tri thức tích lũy nhanh hơn, tránh những sai lầm lặp lại và tập trung nguồn lực vào các gói thầu có xác suất thành công cao nhất.

Trong bối cảnh đó, năng lực dữ liệu và khả năng ứng dụng AI sẽ trở thành yếu tố phân hóa mới, thay thế dần cho quy mô thuần túy. Doanh nghiệp nào biết đầu tư đúng vào dữ liệu, quy trình và AI, với một lộ trình bài bản, sẽ có lợi thế cạnh tranh bền vững, bất kể lớn hay nhỏ.