Họp đại hội cổ đông trực tuyến: Cần hành lang pháp lý đồng bộ

Nhưng kể từ khi dịch bệnh Covid-19 xuất hiện, Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2021, thì việc tổ chức họp trực tuyến của doanh nghiệp, họp đại hội cổ đông trực tuyến đã dần trở nên phổ biến.

Đặc biệt, lần đầu tiên do ảnh hưởng của dịch bệnh, nên năm 2021, 2022 là giai đoạn đầu tiên của rất nhiều công ty cổ phần (đại chúng, chưa đại chúng) thực hiện việc tổ chức đại hội cổ đông bằng hình thức trực tuyến: cổ đông ở bất kỳ mọi nơi, không giới hạn địa giới, không gian hành chính, quốc gia vẫn có thể tham gia kỳ họp và bỏ phiếu biểu quyết theo thời gian thực. Tuy nhiên, quy thức tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến vẫn chưa được pháp luật quy định rõ ràng.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 147 Luật Doanh nghiệp 2020, có 2 hình thức để thông qua nghị quyết của đại hội đồng cổ đông: biểu quyết tại cuộc họp, hoặc lấy ý kiến bằng văn bản; và theo Khoản 3, Điều 144, Luật Doanh nghiệp 2020, có nhắc đến một trong các phương thức mà cổ đông có thể tham dự và biểu quyết là thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác. Như vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng chỉ nhắc đến hình thức họp trực tuyến, nhưng không có bất kỳ điều khoản quy định về việc tổ chức họp đại hội trực tuyến như thế nào, và có thể hiểu rằng, doanh nghiệp dưới hình thức công ty cổ phần có thể tổ chức họp hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng bốn hình thức.

Một là, tổ chức họp trực tiếp tại một địa điểm cổ định, và các cổ đông tham dự sẽ bỏ phiếu trực tiếp.

Hai là, họp trực tuyến, bỏ phiếu trực tuyến toàn bộ.

Ba là, vừa họp trực tiếp, vừa trực tuyến, cổ đông tham dự trực tuyến sẽ bỏ phiếu trực tuyến, cổ đông tham dự trực tuyến sẽ bỏ phiếu trực tuyến trong cùng thời gian thực diễn ra phiên họp đó.

Bốn là, lấy ý kiến bằng văn bản: gửi tài liệu, dự thảo nghị quyết, phiếu biểu quyết trước cho cổ đông và nhận lại phản hồi của cổ đông thông qua thư tín, fax, email, hoặc các hình thức giao nhận thư tín khác, sau đó tổng hợp ý kiến biểu quyết để thông qua nghị quyết.

Vì luật chưa có quy định cụ thể, nên thông thường các doanh nghiệp sẽ tự xây dựng Quy chế tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến trên cơ sở các quy định pháp luật về tổ chức họp trực tiếp. Thực tiễn, trong 2 năm (2021 và 2022), phần lớn các công ty đại chúng, các ngân hàng dưới hình thức công ty cổ phần đều tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến, cũng như họ đã xây dựng nền tảng kỹ thuật và quy chế cho việc tổ chức họp trực tuyến. Đương nhiên, việc họp trực tuyến tạo thuận lợi là bất kỳ thời gian, không gian không trở thành trở ngại đối với cổ đông muốn tham dự họp và biểu quyết; nhưng vẫn phát sinh các khiếu nại của cổ đông về việc tổ chức, xác thực danh tính, xác định kết quả biểu quyết… thậm chí là nguy cơ thao túng kết quả biểu quyết.

NHIỀU VẤN ĐỀ PHÁT SINH

Trước tiên, có thể nói đến là cơ chế tổ chức việc họp trực tuyến. Vì luật không quy định cụ thể, do đó, mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng theo quan điểm của mình, tuy nhiên vẫn dựa trên quy định của luật về việc họp cổ đông trực tiếp. Đây chính là hạn chế, bởi một số nội dung tổ chức phiên họp trực tiếp chỉ phù hợp cho việc tổ chức phiên họp tại một địa điểm với sự có mặt của các cổ đông.

Thứ hai, điều quan trọng là việc xác thực thông tin nhân thân, pháp lý của cổ đông tham dự phiên họp trực tuyến (còn gọi là quá trình KYC). Trong khi việc họp trực tiếp, việc xác thực thông tin cổ đông thông qua giấy mời tham dự, giấy tờ nhân thân của cá nhân, giấy tờ pháp lý của tổ chức, hoặc giấy ủy quyền hợp pháp của người được cổ đông ủy quyền dự họp, thì quá trình KYC sẽ hoàn toàn khác và không thể áp dụng cách thức của họp trực tiếp để xác nhận tư cách người dự họp. Một số doanh nghiệp quy định việc KYC khi họp trực tuyến thông qua hình ảnh, email được cung cấp tại thời điểm dự họp, hoặc tài khoản dự họp trực tuyến của phần mềm, hệ thống kỹ thuật (platform) họp trực tuyến. Tuy nhiên, việc xác thực dữ liệu KYC vẫn sẽ không tuyệt đối bởi các quy định và biện pháp kỹ thuật vẫn còn khá sơ sài, chưa chặt chẽ, có thể dẫn đến việc ngụy tạo thông tin người tham dự phiên họp trực tuyến. Đây chính là vấn đề quan trọng nhất trong việc tổ chức, bắt đầu và thực hiện một phiên họp cổ đông trực tuyến, bởi các công ty đại chúng có khi có hàng chục ngàn cổ đông. Do đó, việc KYC cần một giải pháp khả dĩ và đảm bảo về khả năng xác thực dữ liệu cổ đông một cách hữu hiệu nhất.

Thứ ba, là yếu tố kỹ thuật, nền tảng công nghệ sử dụng cho hoạt động họp trực tuyến. Một số doanh nghiệp có tiềm lực sẽ xây dựng các platform công nghệ đa giao thức, thậm chí ứng dụng blockchain để mã hóa dữ liệu liên tục của phiên họp, tránh được việc ngụy tạo dữ liệu. Với các platform chuẩn, việc họp trực tuyến sẽ không khác với họp trực tiếp, thậm chí còn hiệu quả hơn do khả năng tương tác trong phiên họp sẽ cao hơn. Trong thực tế, một số công ty đại chúng lớn, ngân hàng tại Việt Nam đã tự xây dựng hoặc thuê các hệ thống họp trực tuyến đa giao thức của các công ty công nghệ tên tuổi, góp phần cho phiên họp trở nên hiệu quả, đạt mục tiêu kỳ vọng. Tuy nhiên, đa phần còn lại, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm meeting thông thường, phần mềm họp trực tuyến với chi phí thấp nên hạn chế việc tương tác của cổ đông với bộ phận tổ chức, Ban chủ tọa phiên họp; đã xảy ra tình trạng cổ đông của nhiều doanh nghiệp cho rằng ý kiến của mình trong phiên họp trực tuyến không được nhắc đến…từ đó dẫn đến tâm lý nghi ngờ về kết quả bỏ phiếu trực tuyến.

Cuối cùng, hạ tầng internet cũng như kỹ năng tương tác trực tuyến cũng góp phần thúc đẩy tâm lý ủng hộ/nghi ngại của cổ đông đối với hình thức họp trực tuyến. Điều tiên quyết và bắt buộc phải có để tổ chức/tham gia phiên họp trực tuyến là hiện diện kết nối internet. Thứ đến, nếu doanh nghiệp sử dụng bất kỳ hệ thống phần mềm phục vụ việc họp trực tuyến, thì cần có sự phổ cập đến toàn bộ cổ đông, đảm bảo rằng bất kỳ cổ đông, đại diện cổ đông có thể sử dụng, vận hành nó một cách căn bản nhất.

Trong tương lai, dự báo các tranh chấp này sẽ xuất hiện, nếu như không có những quy định pháp lý hoặc giải pháp về kỹ thuật để khắc phục những sơ suất, hoặc rủi ro trong việc thực hiện họp trực tuyến.

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ ĐẢM BẢO HỌP TRỰC TUYẾN ĐÚNG LUẬT

Điều đáng tiếc là Luật sửa đổi Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực hồi tháng 3/2022 lại không có bất kỳ bổ sung về quy định tổ chức họp đại hội cổ đông/hội đồng thành viên trực tuyến, để làm cơ sở cho doanh nghiệp ban hành quy chế tổ chức phiên họp trực tuyến một cách phù hợp. Do đó, có thể đề xuất Chính phủ ban hành nghị định quy định quy chế mẫu về tổ chức họp đại hội cổ đông/hội đồng thành viên trực tuyến, để doanh nghiệp tham chiếu và tổ chức thực hiện một cách thống nhất, quy củ. Ngoài ra, cần có quy định pháp lý cho việc lưu trữ dữ liệu họp trực tuyến, việc truy xuất dữ liệu của các chủ thể có quyền, thẩm quyền nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của cổ đông, đồng thời ngăn chặn việc thao túng, tác động đến tính chính xác của dữ liệu phiên họp trực tuyến.

Hiện nay, chữ ký số đã được tổ chức, cá nhân sử dụng phổ biến trong việc kê khai thuế, giao dịch ngân hàng, bảo hiểm xã hội, ký hợp đồng điện tử… Do đó, có thể trong việc xây dựng quy chế họp trực tuyến, ứng dụng phần mềm họp trực tuyến nên sử dụng chữ ký số để thực hiện xác thực tư cách cổ đông, người đại diện cổ đông để dự họp. Đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay, Việt Nam đang chuyển đổi sang sử dụng căn cước công dân, hộ chiếu điện tử (có gắn chip), do đó, ngoài chữ ký số, thì cổ đông cá nhân có thể sử dụng căn cước công dân hoặc hộ chiếu có gắn chip để thực hiện KYC khi tham gia họp đại hội cổ đông trực tuyến, cũng như bỏ phiếu biểu quyết trong phiên họp.

Đồng thời, Chính phủ nên có chính sách khuyến khích việc phát triển công nghệ, ứng dụng tương tác trực tuyến, tạo tiền đề cho việc thúc đẩy giao dịch điện tử, làm việc, đào tạo, cung cấp dịch vụ trực tuyến… sẽ hỗ trợ và góp phần khiến việc họp, biểu quyết trực tuyến của doanh nghiệp trở nên phổ dụng, là cơ sở cho việc cải tiến hoạt động quản trị, chuyển đổi số không chỉ của doanh nghiệp mà toàn xã hội.

----------------

(*) Giám đốc Công ty TNHH SaigonMind.