Nhân sự ứng phó thế nào khi làn sóng AI tràn vào nơi làm việc?

Năm 2025 sẽ chứng kiến ngày càng nhiều tổ chức chuyển từ thử nghiệm trí tuệ nhân tạo (AI) tạo sinh sang tích hợp loại công nghệ này thành một phần thiết yếu trong quy trình lập kế hoạch kinh doanh, từ đó, thay đổi các nhiệm vụ quan trọng từ dịch vụ khách hàng đến chuỗi cung ứng và nguồn nhân lực. 

Forbes dự báo, các tác nhân AI – hệ thống hoặc phần mềm sử dụng AI được thiết kế để tự động hóa và thực hiện các tác vụ cụ thể - sẽ phát triển mạnh mẽ và trở thành ứng dụng chủ lực trong kỷ nguyên mới.

Các hệ thống này đang xuất hiện nhiều hơn, từ các tác nhân chuyên môn hóa với một loạt nhiệm vụ lặp đi lặp lại đã được xác định, chẳng hạn như trả lời câu hỏi của nhân viên hay giám sát quản lý công việc.

Deloitte trong Báo cáo Dự đoán toàn cầu 2025 dự báo, 25% doanh nghiệp sử dụng AI tạo sinh (Gen AI) sẽ triển khai các tác nhân AI vào năm nay và con số này sẽ tăng lên 50% sau hai năm tới.

Đơn cử, Workday gần đây đã ra mắt Recruiter Agent – được thiết kế để tạo bản mô tả công việc, tìm nguồn ứng viên và lên lịch phỏng vấn, đồng thời, cung cấp thông tin chi tiết để giới thiệu những ứng viên hàng đầu cho các vị trí cần tuyển dụng.

Con người vẫn sẽ là người đưa ra quyết định tuyển dụng, nhưng các tác nhân AI được thiết kế với nhiệm vụ cụ thể sẽ đảm nhiệm phần lớn các công việc tốn nhiều công sức trong quy trình tuyển dụng.

Trong bối cảnh đó, nghiên cứu của Sáng kiến Việc làm thuộc Diễn đàn Kinh tế thế giới cảnh báo rằng, gần một nửa (44%) kỹ năng của người lao động sẽ bị gián đoạn trong vòng 5 năm tới, và 40% trong số này sẽ bị ảnh hưởng bởi các công cụ AI tạo sinh.  

Hơn một nửa số người lao động nhận thức được sự gián đoạn sắp xảy ra trong lĩnh vực của họ và sẵn sàng học lại kỹ năng để duy trì công việc, theo nghiên cứu từ Boston Consulting Group.

Có lẽ nhiều công ty sẽ cần học tập IKEA – doanh nghiệp đã đào tạo lại khoảng 8.500 nhân viên dịch vụ khách hàng để đảm nhận vai trò mới là các nhà tư vấn thiết kế nội thất ảo. Điều này diễn ra khi chatbot của IKEA, được đào tạo trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, bắt đầu xử lý 47% các yêu cầu từ khách hàng. IKEA đã tái đào tạo nhân viên dịch vụ khách hàng thành các nhà tư vấn thiết kế nội thất, tạo ra một nguồn doanh thu mới lên tới 1,4 tỷ USD từ thiết kế nội thất ảo. 

Những nỗ lực tái đào tạo này đã mang lại cho nhân viên dịch vụ khách hàng những kỹ năng mới và cung cấp cho doanh nghiệp nguồn doanh thu mới.

Khi công nghệ trở thành trọng tâm trong hoạt động của các tổ chức, mọi công việc sẽ có yếu tố thông thạo kỹ thuật. “Những tiến bộ trong công nghệ đang tái định hình công việc và mở rộng định nghĩa về ‘công việc công nghệ’ để bao gồm hầu như tất cả các vai trò trong mọi ngành”, Forbes dẫn lời Melissa Matlins, Giám đốc toàn cầu về giải pháp lực lượng lao động của Pearson.

Khi các công việc công nghệ trở trở nên phổ biến, các nhà tuyển dụng sẽ kỳ vọng mọi người lao động đều có một mức độ chuyên môn số nhất định. Điều này có nghĩa là những người đang tìm việc làm cần có sự thành thạo kỹ thuật số để biết khi nào và cách tận dụng AI sáng tạo nhằm gia tăng năng suất cũng như khai thác nguồn sáng tạo.

Đến năm 2028, Pearson dự báo việc áp dụng công nghệ vào công việc sẽ ảnh hưởng đến 11,2 triệu công việc, khi các kỹ năng kỹ thuật và con người được kết hợp trong mọi công việc chuyên môn. 

CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO CẦN THÍCH NGHI VỚI MÔI TRƯỜNG MỚI

Theo Forbes, đã có nhiều thảo luận về cách AI chuyển đổi môi trường làm việc, từ tự động hóa công việc, tạo ra việc làm mới, đến tái thiết kế các công việc hiện tại. Trong khi trọng tâm chủ yếu đặt vào việc người lao động sẽ phải đối mặt với một đường cong học tập mới, các nhà lãnh đạo cũng sẽ cần thích nghi khi AI mở rộng trong toàn tổ chức. 

Trước tiên, các nhà lãnh đạo phải nhận ra rằng nguồn nhân lực sử dụng AI sáng tạo không chỉ giới hạn ở các nhà khoa học dữ liệu và kỹ sư phần mềm. McKinsey ước tính có tới 88% người lao động sử dụng AI tạo sinh làm việc trong các lĩnh vực phi kỹ thuật như chăm sóc sức khỏe, giáo dục và nhân sự. Do đó, các nhà lãnh đạo sẽ cần khuyến khích các thành viên không chỉ thử nghiệm AI trong công việc mà còn chia sẻ kết quả.

Cùng với đó, các nhà lãnh đạo sẽ cần tự mình sử dụng các công cụ AI để bắt kịp với đội nhóm. Nếu một nhóm 12 người giờ đây có thể hoàn thành công việc của 30 người nhờ AI, các nhà lãnh đạo sẽ cần phát triển năng lực mới trong việc sử dụng AI, phân công nhiệm vụ, xác minh kết quả công việc của AI và hiểu rõ vai trò “con người trong vòng lặp” thực sự có ý nghĩa gì. 

Không chỉ các nhà lãnh đạo cần thích nghi với AI, các nhà quản lý trung cấp cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi công nghệ này. Theo Future Forum, các nhà quản lý trung cấp cho thấy mức độ căng thẳng và kiệt sức cao nhất cùng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thấp nhất. Trong Báo cáo Xu hướng lực lượng lao động 2024, Leapsome cho biết hơn 50% người lao động chia sẻ rằng sức khỏe tinh thần của họ đã xấu đi trong năm qua do các đợt sa thải ở cấp cao, khiến các nhà quản lý trung cấp phải đảm nhận các vai trò lãnh đạo, từ đó gây ra kiệt sức. 

Khi các đội nhóm bắt đầu sử dụng AI sáng tạo, công việc của các nhà quản lý trung cấp sẽ phát triển để quản lý các đội nhóm kết hợp, bao gồm cả con người và trợ lý kỹ thuật số. Điều này yêu cầu các nhà quản lý trung cấp phát triển “trí tuệ hợp tác”, trở thành những người điều phối và tư duy sáng tạo để hướng dẫn, nâng cao khả năng của các trợ lý kỹ thuật số.

Sự hợp tác này sẽ cho phép các nhà quản lý trung cấp phát triển các kỹ năng đặc biệt của con người như tư duy phản biện, sáng tạo và giải quyết vấn đề phức tạp, từ đó dành nhiều thời gian hơn cho các khía cạnh liên quan đến con người trong công việc của họ.

Đây được gọi là quá trình nhân văn hóa nơi làm việc, khi các nhà quản lý trung cấp – vốn thường dành khoảng một nửa thời gian cho các nhiệm vụ hành chính và chỉ một phần tư thời gian để quản lý nhân viên trực tiếp – giờ đây có thể dành nhiều thời gian hơn để hỗ trợ nhân viên, thúc đẩy sự sáng tạo, hợp tác và tư duy đổi mới tại nơi làm việc. 

Về phía người lao động, họ có thể lựa chọn sự linh hoạt thay vì lương khi tìm công việc mới .

Nghiên cứu từ Báo cáo Tình trạng lực lượng lao động của FlexJobs cho thấy, làm việc từ xa đứng đầu danh sách các yếu tố mà người lao động coi trọng nhất trong công việc (81%), vượt qua cả mức lương (77%).

Cùng với đó, hơn một nửa (58%) người lao động trong cho biết họ sẵn sàng chấp nhận giảm lương để đổi lấy cơ hội làm việc từ bất kỳ đâu, với 31% người lao động sẵn sàng giảm 5% lương và gần 20% sẵn sàng giảm 10% lương để có quyền tự do làm việc từ xa, theo Báo cáo Lực lượng lao động và sức khỏe của FlexJobs.

Những phát hiện này có hai ý nghĩa đối với các tổ chức. Thứ nhất, các công ty áp dụng phương thức làm việc linh hoạt sẽ có lợi thế trong việc thu hút nhân tài từ các công ty áp đặt các quy định khắt khe về việc trở lại văn phòng. Nghiên cứu cho thấy các quy định khắt khe có thể ảnh hưởng đến phụ nữ, đặc biệt là những người mong muốn sự linh hoạt trong những năm sinh con. 

Thứ hai, các nhà lãnh đạo sẽ cần điều chỉnh chiến lược nhân sự với các chính sách làm việc linh hoạt. Thay vì triển khai các chính sách khắt khe về việc trở lại văn phòng và áp dụng đồng loạt, nhiều công ty cần chuyển đổi các chính sách kết hợp từ “ở đâu” sang “làm thế nào”.

Điều này đã được triển khai tại Allstate với chính sách làm việc kết hợp có chủ đích, trao quyền cho các trưởng nhóm tự quyết định lịch trình làm việc phù hợp nhất với các thành viên. Các chính sách làm việc linh hoạt dựa trên đội nhóm cũng cần bao gồm sự linh hoạt trong lịch trình ca làm việc dành cho các nhân viên tuyến đầu, những người cần và xứng đáng có sự linh hoạt.

Sự thay đổi trong các chính sách làm việc kết hợp vào năm 2025 sẽ tập trung vào việc các đội nhóm làm việc hiệu quả nhất như thế nào, thay vì chỉ đưa ra các quy định đơn giản mang tính ép buộc.