TẠP CHÍ ĐIỆN TỬ
Giao dịch với bên liên quan: Thách thức đối với hoạt động quản trị công ty
Giao dịch với bên liên quan có thể làm phát sinh các vấn đề phức tạp, tạo ra thách thức đối với hoạt động quản trị công ty
Giao dịch với bên liên quan phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình sở hữu, lĩnh vực ngành nghề và quy mô doanh nghiệp. Giao dịch với bên liên quan có thể làm phát sinh các vấn đề phức tạp liên quan đến đánh giá xem các giao dịch này có lợi hay bất lợi cho công ty, có vấn đề xung đột lợi ích không, có nguy cơ trục lợi từ giao dịch không. Điều này tạo ra thách thức đối với hoạt động quản trị công ty, bà Hà Thu Thanh, Chủ tịch Hội đồng thành viên Deloitte Việt Nam nhận định.
Giao dịch giữa công ty với người quản lý, chủ sở hữu và các bên liên quan khác được biết đến là giao dịch với bên liên quan. Các cơ quan quản lý thường thực hiện giám sát giao dịch bên liên quan bằng cách yêu cầu trình bày, thuyết minh các giao dịch này, ví dụ như yêu cầu trong Chuẩn mực Kế toán Việt Nam VAS số 26 - Thông tin về các bên liên quan.
Quy định chung của pháp luật Việt Nam
Luật Doanh nghiệp năm 2014 cũng quy định một số hợp đồng, giao dịch với người liên quan, bên liên quan phải được phê duyệt. Ví dụ đối với công ty cổ phần, Điều 162 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định hợp đồng, giao dịch giữa công ty với các đối tượng sau đây phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận: (i) Cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ; (ii) Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ; (iii) Doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác có sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ.
Điều 159 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định công ty cổ phần phải thực hiện việc công khai hóa lợi ích và người có liên quan của công ty. Thông qua việc yêu cầu công bố thông tin thay vì hạn chế một số loại giao dịch, các cơ quan quản lý không đưa ra quan điểm liệu giao dịch bên liên quan có lợi hay bất lợi đối với công ty hay không. Người sử dụng báo cáo tài chính sẽ sử dụng xét đoán của mình để đánh giá xem các giao dịch với bên liên quan được trình bày trên báo cáo tài chính có hợp lý hay không hoặc có xung đột lợi ích tiềm tàng hay không.
Thông lệ quốc tế đối với giao dịch các bên liên quan
Về góc độ quản trị công ty, việc phê duyệt giao dịch bên liên quan thường được tập trung vào Hội đồng quản trị. Thông lệ các thị trường khác thì việc phê duyệt này được một ủy ban bao gồm các thành viên độc lập của Hội đồng quản trị thực hiện, ví dụ như Ủy ban đề cử và Quản trị công ty thuộc Hội đồng quản trị. Tại Việt Nam, hiện chưa có quy định cụ thể này.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để đảm bảo tính độc lập của các thành viên Hội đồng quản trị này với các cổ đông kiểm soát? Có 3 phương pháp được áp dụng để trả lời được câu hỏi này: Thứ nhất, một số nước quy định cổ đông có quyền phê duyệt một số giao dịch nhất định, và các cổ đông có liên quan không được tham gia vào việc quyết định này.
Thứ hai, một số nước cho phép cổ đông thiểu số có thể biểu quyết trực tiếp các thành viên Hội đồng quản trị họ lựa chọn để bảo đảm các thành viên hội đồng quản trị này không chỉ hướng theo lợi ích của cổ đông kiểm soát.
Thứ ba, trong một số trường hợp quy định rõ cổ đông kiểm soát phải có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của các cổ đông khác và công ty.
Tại Ấn Độ, có một số thông lệ tốt về quản trị công ty đối với các giao dịch với bên liên quan. Ví dụ như hội đồng quản trị đưa ra định hướng và văn hóa rõ ràng đối với các giao dịch với bên liên quan, có trách nhiệm đảm bảo có các quy trình giám sát và đánh giá các giao dịch với bên liên quan và soát xét các giao dịch với bên liên quan vượt quá 1% doanh thu...
Ủy ban kiểm toán soát xét các giao dịch với bên liên quan trọng yếu, đảm bảo thông tin về giao dịch với bên liên quan được công bố cụ thể chi tiết. Công ty thông báo cho nhân viên chính sách của công ty là không khuyến khích các giao dịch với bên liên quan.
Tất cả các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải thông báo vấn đề xung đột lợi ích (nếu có) trước khi công ty xem xét lựa chọn; xây dựng cơ chế giám sát các giao dịch bằng cách phân biệt người tạo lập giao dịch và người phê duyệt, đảm bảo nếu có giao dịch với bên liên quan thì người phê duyệt không phải là bên liên quan và đồng thời công bố báo cáo tài chính của các công ty con và các bên liên quan để cổ đông có thể có thông tin đầy đủ về giao dịch với bên liên quan...
Thành viên Hội đồng quản trị, các cổ đông kiểm soát của các công ty tại Ấn Độ cũng phải chịu trách nhiệm về các tổn thất của công ty nếu họ thực hiện các giao dịch liên quan để mang lại lợi ích cá nhân. Hàng năm, các cá nhân có quyền ra quyết định trong công ty phải làm cam kết xác nhận không có xung đột lợi ích khi thực hiện các quyết định và tuân thủ bộ quy tắc ứng xử của công ty.
Quản trị giao dịch liên quan một cách hiệu quả
Các doanh nghiệp tại Việt Nam có thể xem xét để quản trị giao dịch bên liên quan một cách hiệu quả bằng cách: Xây dựng chính sách, quy trình đối với giao dịch với các bên liên quan: các chính sách này cần quy định việc trình bày các lý do có giao dịch với bên liên quan, xác định giá giao dịch, việc ghi chép giao dịch, quy trình phê duyệt và trình bày thông tin.
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần thực hiện các quy trình để: xác định giao dịch các bên liên quan; tiến hành phân tích giá giao dịch bao gồm xác định phương pháp xây dựng giá, các rủi ro có thể liên quan để đảm bảo giao dịch thực hiện trên cơ sở trao đổi ngang giá; quy định các tài liệu ghi chép tối thiểu cần có cũng như lên danh sách các việc cần làm đối với giao dịch; xác định các hợp đồng có giao dịch liên quan cần có sự phê duyệt phù hợp; xây dựng khung cơ chế thu thập thông tin giao dịch với bên liên quan để có thể trình bày đầy đủ và chính xác...
Soát xét lại các thủ tục kiểm soát đối với giao dịch các bên liên quan: soát xét lại các thủ tục kiểm soát liên quan đến công nghệ thông tin, thủ tục kiểm soát để có thể nhận diện giao dịch với các bên liên quan; rà soát lại thủ tục kiểm soát liên quan đến phê duyệt, phân tích dữ liệu và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện quy trình và kiểm soát đối với giao dịch các bên liên quan được tốt hơn. Chức năng này cần được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ và báo cáo kết quả lên Ủy ban Kiểm toán thuộc Hội đồng quản trị.
Như vậy có thể thấy, bản chất của giao dịch với bên liên quan không phải là tiêu cực và trên thực tế các doanh nghiệp không thể hoàn toàn không có giao dịch với bên liên quan. Điều quan trọng là làm tốt các hoạt động Quản trị công ty để hạn chế những ảnh hưởng bất lợi của các giao dịch với bên liên quan, tránh nguy cơ trục lợi và bảo vệ lợi ích của các cổ đông, đặc biệt là cổ đông thiểu số.
Giao dịch giữa công ty với người quản lý, chủ sở hữu và các bên liên quan khác được biết đến là giao dịch với bên liên quan. Các cơ quan quản lý thường thực hiện giám sát giao dịch bên liên quan bằng cách yêu cầu trình bày, thuyết minh các giao dịch này, ví dụ như yêu cầu trong Chuẩn mực Kế toán Việt Nam VAS số 26 - Thông tin về các bên liên quan.
Quy định chung của pháp luật Việt Nam
Luật Doanh nghiệp năm 2014 cũng quy định một số hợp đồng, giao dịch với người liên quan, bên liên quan phải được phê duyệt. Ví dụ đối với công ty cổ phần, Điều 162 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định hợp đồng, giao dịch giữa công ty với các đối tượng sau đây phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận: (i) Cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ; (ii) Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ; (iii) Doanh nghiệp mà thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác có sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ.
Điều 159 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định công ty cổ phần phải thực hiện việc công khai hóa lợi ích và người có liên quan của công ty. Thông qua việc yêu cầu công bố thông tin thay vì hạn chế một số loại giao dịch, các cơ quan quản lý không đưa ra quan điểm liệu giao dịch bên liên quan có lợi hay bất lợi đối với công ty hay không. Người sử dụng báo cáo tài chính sẽ sử dụng xét đoán của mình để đánh giá xem các giao dịch với bên liên quan được trình bày trên báo cáo tài chính có hợp lý hay không hoặc có xung đột lợi ích tiềm tàng hay không.
Thông lệ quốc tế đối với giao dịch các bên liên quan
Về góc độ quản trị công ty, việc phê duyệt giao dịch bên liên quan thường được tập trung vào Hội đồng quản trị. Thông lệ các thị trường khác thì việc phê duyệt này được một ủy ban bao gồm các thành viên độc lập của Hội đồng quản trị thực hiện, ví dụ như Ủy ban đề cử và Quản trị công ty thuộc Hội đồng quản trị. Tại Việt Nam, hiện chưa có quy định cụ thể này.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để đảm bảo tính độc lập của các thành viên Hội đồng quản trị này với các cổ đông kiểm soát? Có 3 phương pháp được áp dụng để trả lời được câu hỏi này: Thứ nhất, một số nước quy định cổ đông có quyền phê duyệt một số giao dịch nhất định, và các cổ đông có liên quan không được tham gia vào việc quyết định này.
Thứ hai, một số nước cho phép cổ đông thiểu số có thể biểu quyết trực tiếp các thành viên Hội đồng quản trị họ lựa chọn để bảo đảm các thành viên hội đồng quản trị này không chỉ hướng theo lợi ích của cổ đông kiểm soát.
Thứ ba, trong một số trường hợp quy định rõ cổ đông kiểm soát phải có trách nhiệm bảo vệ lợi ích của các cổ đông khác và công ty.
Tại Ấn Độ, có một số thông lệ tốt về quản trị công ty đối với các giao dịch với bên liên quan. Ví dụ như hội đồng quản trị đưa ra định hướng và văn hóa rõ ràng đối với các giao dịch với bên liên quan, có trách nhiệm đảm bảo có các quy trình giám sát và đánh giá các giao dịch với bên liên quan và soát xét các giao dịch với bên liên quan vượt quá 1% doanh thu...
Ủy ban kiểm toán soát xét các giao dịch với bên liên quan trọng yếu, đảm bảo thông tin về giao dịch với bên liên quan được công bố cụ thể chi tiết. Công ty thông báo cho nhân viên chính sách của công ty là không khuyến khích các giao dịch với bên liên quan.
Tất cả các nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải thông báo vấn đề xung đột lợi ích (nếu có) trước khi công ty xem xét lựa chọn; xây dựng cơ chế giám sát các giao dịch bằng cách phân biệt người tạo lập giao dịch và người phê duyệt, đảm bảo nếu có giao dịch với bên liên quan thì người phê duyệt không phải là bên liên quan và đồng thời công bố báo cáo tài chính của các công ty con và các bên liên quan để cổ đông có thể có thông tin đầy đủ về giao dịch với bên liên quan...
Thành viên Hội đồng quản trị, các cổ đông kiểm soát của các công ty tại Ấn Độ cũng phải chịu trách nhiệm về các tổn thất của công ty nếu họ thực hiện các giao dịch liên quan để mang lại lợi ích cá nhân. Hàng năm, các cá nhân có quyền ra quyết định trong công ty phải làm cam kết xác nhận không có xung đột lợi ích khi thực hiện các quyết định và tuân thủ bộ quy tắc ứng xử của công ty.
Quản trị giao dịch liên quan một cách hiệu quả
Các doanh nghiệp tại Việt Nam có thể xem xét để quản trị giao dịch bên liên quan một cách hiệu quả bằng cách: Xây dựng chính sách, quy trình đối với giao dịch với các bên liên quan: các chính sách này cần quy định việc trình bày các lý do có giao dịch với bên liên quan, xác định giá giao dịch, việc ghi chép giao dịch, quy trình phê duyệt và trình bày thông tin.
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cần thực hiện các quy trình để: xác định giao dịch các bên liên quan; tiến hành phân tích giá giao dịch bao gồm xác định phương pháp xây dựng giá, các rủi ro có thể liên quan để đảm bảo giao dịch thực hiện trên cơ sở trao đổi ngang giá; quy định các tài liệu ghi chép tối thiểu cần có cũng như lên danh sách các việc cần làm đối với giao dịch; xác định các hợp đồng có giao dịch liên quan cần có sự phê duyệt phù hợp; xây dựng khung cơ chế thu thập thông tin giao dịch với bên liên quan để có thể trình bày đầy đủ và chính xác...
Soát xét lại các thủ tục kiểm soát đối với giao dịch các bên liên quan: soát xét lại các thủ tục kiểm soát liên quan đến công nghệ thông tin, thủ tục kiểm soát để có thể nhận diện giao dịch với các bên liên quan; rà soát lại thủ tục kiểm soát liên quan đến phê duyệt, phân tích dữ liệu và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện quy trình và kiểm soát đối với giao dịch các bên liên quan được tốt hơn. Chức năng này cần được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ và báo cáo kết quả lên Ủy ban Kiểm toán thuộc Hội đồng quản trị.
Như vậy có thể thấy, bản chất của giao dịch với bên liên quan không phải là tiêu cực và trên thực tế các doanh nghiệp không thể hoàn toàn không có giao dịch với bên liên quan. Điều quan trọng là làm tốt các hoạt động Quản trị công ty để hạn chế những ảnh hưởng bất lợi của các giao dịch với bên liên quan, tránh nguy cơ trục lợi và bảo vệ lợi ích của các cổ đông, đặc biệt là cổ đông thiểu số.
