Vào tháng 9/2007, công ty A ký kết hợp đồng mua gạo từ công ty B. Công ty B sau đó không giao hàng và cũng không có động thái thực hiện hợp đồng, dù đã nhận tiền ứng trước từ công ty A.

Từ một vụ án đơn giản

Công ty A kiện công ty B ra tòa án, tố cáo công ty B lừa đảo với lý lẽ rằng tại thời điểm ký kết hợp đồng, công ty B không có chức năng mua bán gạo, người ký hợp đồng cũng không phải là người đại diện theo pháp luật của công ty B.

Tuy nhiên, ngoài một bản fax giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty B từ tháng 10/2007, các bên không thể cung cấp chứng cứ nào khác và công ty B cũng không nhớ nổi ngành nghề của mình vào năm 2007.

Lý do là từ 2007 đến nay, công ty B đã hàng chục lần thay đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mỗi lần đều phải trả lại bản gốc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ trước khi nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới. Cuối cùng, tòa án buộc phải nhờ đến sở kế hoạch và đầu tư hỗ trợ nhằm xác định ngành nghề và người đại diện theo pháp luật của công ty B vào tháng 9/2007.

Vụ việc khiến các bên và tòa án mất nhiều thời gian chỉ vì giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không cho thấy thông tin của công ty B theo thời gian. Rắc rối nhỏ trong vụ án trên đặt ra một vấn đề lớn trong cách thức quản lý doanh nghiệp thông qua giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện nay.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Những lát cắt rời rạc

Năng lực pháp lý của doanh nghiệp phụ thuộc vào mục đích hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện cụ thể qua phạm vi ngành, nghề kinh doanh trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Về nguyên tắc, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không được vượt khỏi phạm vi ngành, nghề đã đăng ký. Do vậy, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là tài liệu rất quan trọng nhằm xác định năng lực pháp lý của doanh nghiệp vì căn cứ vào văn bản này, chúng ta biết doanh nghiệp được quyền làm những gì và ai là người đại diện doanh nghiệp trước pháp luật và bên thứ ba.

Doanh nghiệp hiện nay khi thành lập được cấp một giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mỗi khi đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải hoàn trả lại bản chính giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ trước khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sửa đổi. Vì thế, tại một thời điểm nhất định, doanh nghiệp chỉ lưu giữ một giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, vừa đảm nhận vai trò “giấy khai sinh” (ghi nhận ngày đăng ký kinh doanh lần đầu) vừa là “giấy chứng minh nhân dân” để chứng minh cho tư cách pháp lý của mình.

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không ghi nhận toàn bộ những thay đổi về pháp lý của doanh nghiệp qua thời gian, nó chỉ là một lát cắt thông tin của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định, mà cụ thể là vào ngày đăng ký thay đổi lần cuối cùng.

Mỗi lần thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp được cấp một giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới và sau vài lần thay đổi như thế, không ai còn nhận ra doanh nghiệp ban đầu nữa vì tên tuổi, ngành nghề, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật,… đã hoàn toàn khác. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hiện nay không ghi nhận đời sống doanh nghiệp như một quá trình, có bắt đầu - có thay đổi, do vậy, rất khó kiểm tra lý lịch doanh nghiệp qua thời gian.

Về vấn đề này, luật pháp các nước/khu vực như Singapore, Hồng Kông - Trung Quốc, Malaysia, Indonesia, Úc, Pháp, Đức… có cách tiếp cận khác. Doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc văn bản tương tự khi thành lập - tài liệu này không thay đổi trong suốt cuộc đời của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ được đồng thời cấp giấy chứng nhận cho mỗi lần thay đổi sau đó.

Ngoài ra, thông tin về những thay đổi của doanh nghiệp còn được tổng hợp trong một tài liệu khác ghi nhận chi tiết những thay đổi này. Tài liệu này ở Singapore gọi là hồ sơ doanh nghiệp (Bizfile), hoặc tờ khai hàng năm (annual return) tại Malaysia, Indonesia, Hồng Kông (Trung Quốc) hoặc trích lục thương mại (commercial extract) tại Pháp và Đức… Cách quản lý như trên giúp các bên liên quan có đầy đủ thông tin về doanh nghiệp tại bất cứ thời điểm nào.

Và thông tư trái Luật Doanh nghiệp?

Khi nghiên cứu hệ thống đăng ký kinh doanh tại Việt Nam, chúng ta thấy một điều thú vị là hệ thống đăng ký kinh doanh tương tự các nước trong khu vực cũng đã có mặt tại Việt Nam từ trước 1999.

Theo Luật Công ty và Luật Doanh nghiệp tư nhân trước đây, mỗi doanh nghiệp được cấp một giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dưới dạng một cuốn sổ, mỗi lần thay đổi thông tin doanh nghiệp sẽ được cập nhật vào giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và như vậy, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thể hiện toàn bộ thông tin của doanh nghiệp từ khi thành lập đến thời điểm gần nhất.

Hệ thống đăng ký kinh doanh hiện hành được bắt đầu từ Luật Doanh nghiệp 1999. Và thú vị hơn khi chúng ta biết rằng Luật Doanh nghiệp 1999 cho phép doanh nghiệp có đến hai loại giấy: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh. Dường như theo tinh thần của luật, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ được cấp cho lần đăng ký lần đầu (đăng ký thành lập) còn giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh được cấp cho những lần thay đổi tiếp theo, và hai giấy này tồn tại đồng thời.

Cách tiếp cận này không chỉ phù hợp với thông lệ quốc tế mà còn rất hợp lý: nó giúp những bên liên quan có đầy đủ thông tin của doanh nghiệp từ khi thành lập (thông qua giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) và những biến đổi trong quá trình hoạt động (thông qua giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh).

Tuy nhiên, luật dường như có khiếm khuyết khi không định nghĩa “giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh” là thế nào. Vì thế, Nghị định 02/2000/NĐ-CP ngày 3/2/2000 (Nghị định 02) về đăng ký kinh doanh cũng “quên” luôn giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh và không đề cập đến loại giấy này.

Tuy vậy, Nghị định 02 vẫn hướng dẫn khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh ghi những bổ sung, thay đổi vào bản chính, chứ không cấp mới giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Như vậy, cả Luật Doanh nghiệp và Nghị định 02 đều không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp lại bản chính giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh trước khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sửa đổi. Khi thi hành Nghị định 02, Thông tư 08/2001/TT-BKHĐT ngày 22/11/2001 (Thông tư 08) “dịch” quy định trên thành: khi đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, cơ quan đăng ký kinh doanh đổi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.

Chúng ta thấy, từ Luật Doanh nghiệp đến Nghị định 02 và rồi Thông tư 08, dường như quy định của luật được diễn giải ngày càng xa dần với ý định ban đầu của các nhà làm luật.

Đến điều 27 của Luật Doanh nghiệp 2005 vẫn kế thừa tư tưởng “hai giấy” như Luật Doanh nghiệp 1999, nhưng một lần nữa, Luật Doanh nghiệp 2005 không quy định khi nào sử dụng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và khi nào sử dụng giấy chứng nhận thay đổi đăng ký kinh doanh. Cũng có thể vì lý do này, Nghị định 88/2006/NĐ-CP (Nghị định 88) yêu cầu khi đăng ký thay đổi, doanh nghiệp phải nộp lại bản gốc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ để được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

Nghị định 43 và Thông tư 14: Cơ hội cải cách hệ thống đăng ký kinh doanh?

Hiện nay, Nghị định 88 đã được thay thế bằng Nghị định 43/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 (Nghị định 43) và có hiệu lực ngày 1/6/2010. Nghị định 43 và Thông tư 14/2010/TT-BKH (Thông tư 14) hướng dẫn thi hành Nghị định 43 không quy định về việc thu lại giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nay là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) khi đăng ký thay đổi. Đây có thể được xem là một chuyển biến mới trong nhận thức về quản lý doanh nghiệp bằng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Nếu sự thay đổi này thực sự xuất phát từ việc nhận ra những khiếm khuyết và mong muốn cải tiến hệ thống đăng ký kinh doanh thì Nghị định 43 và Thông tư 14 sẽ là một cuộc cải cách hệ thống đăng ký kinh doanh phù hợp với tinh thần của Luật Doanh nghiệp. Theo đó, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sẽ ghi nhận toàn bộ thông tin của doanh nghiệp trong suốt cuộc đời của nó chứ không chỉ lưu giữ thông tin tại một thời điểm như hiện nay.

Dẫu vậy, Nghị định 43 và Thông tư 14 chỉ mới được ban hành, do đó, cần thêm thời gian để trả lời vấn đề này.

Trần Thanh Tùng (TBKTSG)