Công sở cơ quan hành chính Nhà nước ở nước ta được xây dựng qua nhiều thời kỳ, từ đầu hoặc giữa thế kỷ 20 cho đến nay.

Do được phát triển và hình thành từ nhiều nguồn nên công sở hành chính nhà nước bố trí thiếu quy hoạch, thiếu đồng bộ, và không có tính chuẩn mực.

Theo Cục Quản lý nhà (Bộ Xây dựng): nguyên nhân chủ yếu dẫn đến thực trạng trên là do Nhà nước chưa có quy hoạch hệ thống công sở đồng bộ, chưa xây dựng mô hình nhà công sở thống nhất và thiếu các biện pháp chỉ đạo thực hiện quản lý; việc kiểm tra, kiểm soát, vận hành bộ máy quản lý nhà công sở còn chồng chéo; công tác cải tạo, nâng cấp, mở rộng không thường xuyên và không tập trung...

Sử dụng sai mục đích

Theo thống kê của Bộ Xây dựng, cả nước hiện có trên 70 triệu m2 nhà công sở hành chính, trong đó cơ quan Trung ương có hơn 14 triệu m2, địa phương có hơn 56 triệu m2 với giá trị ước trên 8.000 tỷ đồng. Hầu hết các nhà công sở đều được xây từ những năm 1950 -1970 với quy mô nhỏ, quy hoạch chưa tốt.

Theo báo cáo của 36 địa phương và qua đợt khảo sát tại một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, có tới hơn 61.000m2 nhà công sở sử dụng không đúng mục đích. Tình trạng sử dụng nhà công sở không đúng mục đích xuất hiện ở tất cả các cấp. Đa số diện tích sử dụng sai mục đích nêu trên được bố trí làm nhà ở và các mục đích khác như sản xuất, kinh doanh...

Hệ thống công sở cơ quan hành chính Nhà nước ở nước ta được tổ chức theo nguyên tắc quản lý Nhà nước 4 cấp. Trong đó, ngay công sở của các cơ quan cấp bộ cũng còn nhiều tồn tại cả về quy hoạch, quy mô công sở, chất lượng và công tác quản lý, sử dụng, kể cả một số công sở được đầu tư xây dựng mới và cải tạo mở rộng được đánh giá là đã đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan- phân tán, thiếu quy hoạch.

Hệ thống công sở của các bộ, ngành hiện nay phần lớn được tiếp quản và được xây dựng từ những năm 50-60 với quy mô nhỏ, tiêu chuẩn thiết kế thấp, hình dáng kiến trúc đơn giản. Rất nhiều công sở không đạt tiêu chuẩn 4601-88. Trong số 25 bộ, ngành, mới có 17 bộ, ngành sử dụng nhà cấp I; 8 bộ, ngành sử dụng nhà cấp II, cấp III.

Ngoài ra, trong công sở chính của các bộ, ngành còn tồn tại tới 398 ngôi nhà cấp IV, 196 ngôi nhà cấp III, 164 ngôi nhà cấp II và 50 ngôi nhà cấp I.

Bộ máy tổ chức luôn thay đổi kéo theo tình trạng thiếu diện tích làm việc và cách bố trí sử dụng theo dây chuyền làm việc còn nhiều bất hợp lý. Do không đảm bảo về quy mô, diện tích, mật độ xây dựng tại các công sở chính của các bộ, ngành rất cao. Diện tích làm việc hiện nay của cấp thứ trưởng, cấp vụ và chuyên viên so với TCVN 4601 - 88 đều chưa đảm bảo.

Mặc dù diện tích làm việc bình quân của cán bộ công chức còn thiếu nhưng tình trạng bố trí diện tích làm việc cho các đơn vị không thuộc khối quản lý Nhà nước như các đơn vị sự nghiệp có thu, các ban quản lý dự án, doanh nghiệp làm việc và nhà ở cho cán bộ công nhân viên trong công sở chính còn phổ biến.

Để đáp ứng nhu cầu tăng diện tích làm việc, các công sở thường phải xây dựng bổ sung, xây chen làm ảnh hưởng đến quy mô, cảnh quan, kiến trúc chung.

Thiếu thống nhất trong quản lý

Cho đến nay việc quản lý, sử dụng công sở cơ quan hành chính nhà nước đã và đang được thực hiện theo các tiêu chí khác nhau, mỗi nơi một cách, thiếu sự thống nhất trên phạm vi cả nước. Thực trạng đó gây ra nhiều bất cập cho công tác quản lý hoạt động xây dựng nói chung, việc quản lý và xây dựng công sở cho các cơ quan hành chính nhà nước các cấp nói riêng.

Công tác quản lý nhà công sở cấp bộ, ngành hiện đều do văn phòng quản lý. Hầu hết các bộ, ngành chưa có hệ thống theo dõi, cập nhật những biến động về chất lượng, hệ thống hạ tầng kỹ thuật trong và ngoài nhà công sở.

Đến nay chưa có bộ, ngành nào xây dựng quy chế quản lý sử dụng nhà công sở theo đúng nội dung yêu cầu, đặc biệt là không thực hiện được quy định về công tác duy tu bảo dưỡng nhà và hệ thống hạ tầng kỹ thuật. ở một số cơ quan, những hư hỏng không được sửa chữa kịp thời khiến công trình bị xuống cấp nhanh hơn.

Việc quản lý nhà công sở cấp tỉnh, thành phố, trực thuộc Trung ương và của các sở, ban, ngành thuộc cấp tỉnh lại thường tập trung vào việc sửa chữa những hư hỏng của nhà và trật tự trị an mà ít chú trọng tới theo dõi, cập nhật những biến động về chất lượng nhà, hệ thống hạ tầng kỹ thuật. Công tác bảo trì chưa được thực hiện đầy đủ theo quy định về quy trình, chế độ và thời gian bảo trì theo cấp công trình, thường thì chỉ khi nào công trình xuống cấp hoặc có hư hỏng mới tiến hành lập kế hoạch sửa chữa.

Công sở cấp huyện, xã cũng không kém phần hạn chế. Quy mô, chất lượng công sở cấp này phần nào đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của chính quyền địa phương. Tuy nhiên vẫn còn những bất cập về tiêu chuẩn, định mức diện tích làm việc và trang thiết bị phục vụ làm việc hiện nay.

Thực hiện chủ trương hiện đại hoá công sở của Chính phủ, nhiều địa phương đang triển khai việc đầu tư xây dựng mới và cải tạo công sở làm việc. Bộ Xây dựng cũng vừa tổ chức Hội nghị nghị tập huấn công tác tăng cường vai trò công tác quản lý, sử dụng công sở cơ quan hành chính Nhà nước nhằm giới thiệu với cán bộ các cơ quan ở Trung ương và các địa phương về những nội dung cơ bản của các văn bản quy phạm pháp luật.