5 xu hướng tổ chức cuộc họp hiệu quả 2017

Năm 2017 đang chứng kiến sự bùng nổ nhiều doanh nghiệp chủ trương thực hiện các sự kiện bên ngoài doanh nghiệp. Sau đây là 5 xu hướng được doanh nghiệp đánh giá là bí quyết tạo nên cuộc họp hiệu quả.

Hội họp du lịch

Bùng nổ tại Việt Nam vào khoảng năm 2008, travel meeting giờ đây đã là khái niệm quen thuộc trong lĩnh vực tổ chức hội thảo. Đây là hình thức hội họp kết hợp giữa hoạt động khen thưởng, kết nối nhân sự (team building) với trải nghiệm điểm đến mới (destination).

Ưu điểm của loại hình này là có thể tổ chức một cuộc hội thảo kết hợp du lịch, khen thưởng nhân viên từ vài trăm đến vài nghìn người với mức chi tiêu vừa phải. Nhiều cuộc khảo sát đã chứng minh du lịch hội thảo luôn nhận được sự hài lòng, biết ơn từ toàn thể nhân sự tham gia.

Nhờ vậy mà mức độ thành công của các cuộc họp, hội thảo du lịch luôn đạt tỉ lệ cao hơn các cuộc họp, hội thảo thông thường.

Hội thảo nghỉ dưỡng

Cái tên “nghỉ dưỡng” đã nói lên tất cả về mức độ cao cấp của dịch vụ này. Có thể nói, leisure meeting (nghỉ dưỡng kết hợp hội nghị) là hình thức cao cấp nhất trong loại hình hội thảo du lịch bởi thành phần tham dự các cuộc họp đều là những nhân vật cấp cao nên từ địa điểm họp, nghỉ ngơi đến trải nghiệm cảnh quan đều chú trọng đạt chuẩn 5 sao trở lên.

Với 3 đặc tính nổi trội (thư giãn tuyệt đối, thư giãn khép kín, thư giãn đẳng cấp), leisure meeting được xem là bảo chứng thành công cho bất kỳ cuộc hộp họp căng thẳng, khó nhằn nào.

Một trong những địa điểm leisure meeting của Việt Nam có uy tín gần đây là The Grand Hồ Tràm Strip. Tọa lạc trên bãi biển dài 2,2 km, khu nghỉ dưỡng phức hợp quy mô này có khu trung tâm hội nghị với trang thiết bị hiện đại cùng sức chứa lên đến 1.800 người, các tiện ích giải trí, mười nhà hàng Âu Á, sân gôn mini Putt-Putt 18 hố, rạp chiếu phim 2D & 3D, trung tâm trò chơi điện tử, khu vui chơi dành cho trẻ em, phòng karaoke gia đình, khu vực VIP riêng biệt, nhà hàng Khói BBQ, đài phun nước Fountains of Ho Tram,… cùng nhiều hoạt động giải trí đa dạng khác ngay trên bãi biển.

Hội họp kết hợp thể thao

Cũng thuộc hình thức hội họp du lịch (travel meeting), sport meeting là chương trình hội họp kết hợp các hoạt động thể thao, giải trí cao cấp như: golf, squash, tennis, lướt ván, chèo thuyền kayak, lái jet ski trên biển, leo núi địa hình...

Ở nước ngoài, các cuộc họp thể thao thường có chi phí rất đắt đỏ tùy thuộc vào dụng cụ, thiết bị, việc di chuyển và mức độ đảm bảo an toàn cho người tham gia.

Tại Việt Nam, mô hình này tuy mới bắt đầu manh nha nhưng hứa hẹn sẽ nhanh chóng trở thành trào lưu “nóng” nhờ Việt Nam có lợi thế nhiều địa điểm, cảnh quan phong phú, thích hợp triển khai nhiều môn thể thao với chi phí thấp, đặc biệt là gôn, tennis, chèo thuyền kayak, lái jet ski…

Hội họp trực tuyến

Thời đại kỹ thuật số khiến các cuộc họp trở nên dễ dàng hơn dù bạn đang ở bất cứ đâu. Là trào lưu trong vài năm trở lại đây, hội họp trực tuyến (technology meeting) thông qua các phương tiện kỹ thuật số dự kiến vẫn sẽ tiếp tục được yêu thích.

Ưu điểm của cuộc họp trực tuyến là có thể kết nối đa điểm một nhóm họp lên đến trăm người từ khắp mọi nơi, khả năng truyền hình trực tiếp với sự đa dạng âm thanh và hình ảnh.

Tuy nhiên, điểm trừ của loại hình này là chi phí đầu tư cao, công thêm thói quen hội họp truyền thống đã ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp nên xu hướng này dù được yêu thích nhưng vẫn chưa được phổ biến tại Việt Nam.

Họp Workshop (workshop meeting)

Mang tính hướng nghiệp, có tính thời sự hoặc chủ đề cụ thể, mô hình workshop điển hình thường có chủ đề và mục tiêu rõ ràng, thường đưa ra vấn đề cần giải quyết hay các quyết định đã qua thực nghiệm, nghiên cứu.

Ưu điểm của loại hình này là: Địa điểm và hình thức tổ chức đa dạng, phong phú nhằm tạo ra nhiều chất xúc tác nhất có thể để tạo ảnh hưởng lẫn sự hứng thú đến người tham gia.

Các không gian như: shop, café, boutique… thường được chọn vì thiết kế thân thiện, dễ kết nối, mang đến cảm hứng sáng tạo có thể giúp chủ để cuộc hội thảo được thực nghiệm tại chỗ. Khuyết điểm là chỉ tập hợp được nhóm nhỏ những người yêu thích, tham gia tích cực hoặc có liên quan đến công việc chủ đề.

* Thông tin chi tiết về The Grand Hồ Tràm Strip:

Website: http://www.thegrandhotram.com/meetings-events/request-proposal/

Hotline: 028 3528 5301.