Ngành công chứng không thể chậm trễ trong cuộc cách mạng số

Ngày 20/2/2025, Hiệp hội Công chứng Việt Nam tổ chức hội thảo Chia sẻ kinh nghiệm quốc tế về công chứng.

Theo ông Nguyễn Trí Hòa, Phó Chủ tịch Hiệp hội công chứng Việt Nam, hoạt động công chứng, chứng thực ở Việt Nam xuất hiện từ rất sớm. Quốc hội đã thông qua 3 dự án luật điều chỉnh hoạt động công chứng là Luật Công chứng năm 2006, Luật Công chứng năm 2014 và mới đây là Luật Công chứng năm 2024.

Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để không ngừng đổi mới tổ chức và hoạt động công chứng; tạo cơ sở pháp lý cho bước phát triển mới của hoạt động công chứng theo chủ trương xã hội hóa, chuyển đổi số, nâng cao chất lượng và tính bền vững của hoạt động công chứng…

Luật Công chứng 2024 có mục riêng quy định những vấn đề cơ bản nhất về công chứng điện tử. Đây là nội dung hoàn toàn mới trong Luật Công chứng, là khung pháp lý cơ bản mang tính chất nền tảng.

Mục đích triển khai dịch vụ công chứng điện tử sẽ đem đến nhiều lựa chọn hơn cho người dân và doanh nghiệp trong việc sử dụng dịch vụ công chứng; làm cho dịch vụ công chứng tiện lợi hơn, an toàn hơn, nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn, đặc biệt có thể đồng bộ với hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Chia sẻ tại hội thảo, ông Thierry Vachon, công chứng viên, đại diện quốc tế của Hội đồng công chứng tối cao Pháp, cho biết ngành công chứng không thể đứng ngoài cuộc hoặc chậm trễ trong cuộc cách mạng số hóa. Về lâu dài, nếu ngành công chứng không thích ứng với xã hội số hóa sẽ mất đi vai trò và sự hữu ích của mình, dẫn đến nguy cơ bị xóa sổ. Do đó, ngành công chứng cần có chiến lược số hóa toàn diện.

Ông Thierry Vachon cho rằng cần có các công cụ kỹ thuật hiện đại, nhanh chóng và an toàn để trao đổi với các cơ quan liên quan như cơ quan hành chính công (các dịch vụ hộ tịch, quản lý danh tính, hệ thống tư pháp, địa chính, đăng ký đất đai, cơ quan thuế..). Mặt khác, cần tận dụng công nghệ số để tạo ra các nền tảng giao tiếp bảo mật nhằm tăng cường tương tác hai chiều giữa ngành công chứng và các công nghệ này.

Tại Pháp, hệ thống công chứng đã phát triển các nền tảng kết nối an toàn với hệ thống đăng ký đất đai, cơ quan hộ tịch, cơ quan quản lý lý lịch tư pháp và nhiều tổ chức khác.

Đề cập đến quá trình chuyển đổi của văn bản công chứng, ông Thierry Vachon cho biết hiện nay 95% văn bản công chứng được ký kết hoàn toàn trên nền tảng điện tử. Các văn bản này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung và bảo mật, thuộc sở hữu của hệ thống công chứng.

“Để hoàn tất dự án quy mô này, chúng tôi đã mất gần 10 năm triển khai. Kết quả đạt được không chỉ giúp loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng giấy trong quy trình công chứng, mà vẫn bảo toàn nguyên vẹn giá trị pháp lý của văn bản công chứng”, ông Thierry Vachon cho biết thêm.

Nhắc đến việc “công chứng từ xa” – chủ đề mang tính thời sự và nhiều tranh luận, ông Thierry Vachon cho hay ngành công chứng Pháp đã đưa ra đề xuất với Chính phủ để thiết lập cơ chế cho phép ký kết văn bản công chứng từ xa. Theo đó, người ký không cần trực tiếp có mặt trước công chứng viên. Ban đầu, hình thức này được áp dụng tạm thời cho các loại văn bản công chứng trong giai đoạn đại dịch Covid-19.

Tuy nhiên, sau khi đại dịch kết thúc, Chính phủ đã chính thức hợp pháp hóa việc công chứng văn bản ủy quyền từ xa. Cho đến nay, hình thức công chứng từ xa vẫn bị giới hạn trong lĩnh vực này và chưa được mở rộng cho các loại văn bản khác.

Theo ông Thierry Vachon, "công chứng từ xa" cần đảm bảo hai nguyên tắc: bảo đảm chất lượng tương tác giữa công chứng viên và người ký; đồng thời sử dụng công nghệ với độ bảo mật cao nhất có thể. Một trong những thách thức số hóa đầu tiên mà ngành công chứng Pháp phải đối mặt là xây dựng hệ thống nhận diện và ký điện tử an toàn.

Ông Thierry Vachon cho rằng ngành công chứng cần phải tự xây dựng, quản lý và kiểm soát toàn bộ cơ sở hạ tầng công nghệ số phục vụ hoạt động của mình.

“Chúng ta không thể chấp nhận việc các công cụ nền tảng của ngành công chứng, từ chìa khóa ký điện tử, cơ sở dữ liệu văn bản công chứng điện tử, cho đến hệ thống mã hóa và bảo mật lại phụ thuộc hoàn toàn vào các tập đoàn công nghệ lớn của Mỹ, theo những điều kiện do họ áp đặt”, ông Thierry Vachon nói thêm.