Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử từ ngày 1/7/2026 không chỉ tạo thuận lợi cho người lao động và doanh nghiệp trong quá trình giao kết, thực hiện quan hệ lao động, mà còn nâng cao năng lực quản trị nhân sự dựa trên dữ liệu chuẩn xác...

Để tháo gỡ các vướng mắc pháp lý và chuẩn hóa hạ tầng số cho quản trị lao động, Bộ Nội vụ đã có hướng dẫn triển khai hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật mới về hợp đồng lao động điện tử. 

Các khung pháp lý trọng tâm là Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, Thông tư số 08/2026/TT-BNV, kết hợp cùng các Quyết định quy định về Kiến trúc, Quy chế hoạt động và Tài liệu hướng dẫn kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. 

DỮ LIỆU HỢP ĐỒNG ĐƯỢC BẢO MẬT

Theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, hợp đồng lao động điện tử được xác định là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được bảo mật cao và có thể chia sẻ, kết nối liên thông trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước như Cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng và cơ quan quản lý lao động để thực hiện các thủ tục hành chính, xác minh thu nhập, đăng ký bảo hiểm hay khai trình báo cáo sử dụng lao động.

Yêu cầu tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP được đặt lên hàng đầu. Doanh nghiệp có trách nhiệm chỉ thu thập thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, quản lý khi được sự đồng ý của người lao động.

Đồng thời, phải xóa hoặc hủy dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng hay khi người dự tuyển không trúng tuyển, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Mọi hành vi mua bán, làm lộ hay xử lý dữ liệu trái pháp luật sẽ bị xử lý nghiêm, với mức phạt tiền lên tới 5% tổng doanh thu hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Để bảo đảm tính pháp lý và an toàn dữ liệu, các bên tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ các điều kiện chặt chẽ về định danh và hạ tầng công nghệ. Người lao động và người sử dụng lao động phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ như thẻ căn cước, căn cước điện tử, tài khoản VNeID mức độ 2, hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý thành lập doanh nghiệp. Đồng thời, cả hai bên bắt buộc phải sử dụng chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định.

Đối với các đơn vị cung cấp giải pháp eContract, các doanh nghiệp này đóng vai trò trung gian chứng thực và bắt buộc phải sở hữu giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy.

Hệ thống eContract phải đáp ứng khả năng định danh, xác thực sinh trắc học như vân tay, khuôn mặt hay mống mắt khớp đúng với giấy tờ tùy thân, bảo đảm an toàn thông tin, bảo lưu tính toàn vẹn của chứng từ và tích hợp cổng kết nối API chuẩn hóa với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ.

Về thời điểm có hiệu lực, hợp đồng lao động điện tử chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian và được Nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Việc chuyển đổi giữa hợp đồng lao động văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử cũng được quy định cụ thể nhằm bảo đảm tính toàn vẹn thông tin, có ký hiệu xác nhận chuyển đổi và chữ ký số xác thực của cấp có thẩm quyền.

Mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp một mã định danh duy nhất, nhằm phục vụ công tác quản lý, khai thác và kết nối dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc.

TẠO THUẬN LỢI CHO DOANH NGHIỆP VÀ NGƯỜI LAO ĐỘNG 

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là hệ thống thông tin quy mô lớn do Bộ Nội vụ trực tiếp xây dựng, vận hành và quản lý tập trung. Hệ thống đảm nhận chức năng lưu trữ dữ liệu, cung cấp dịch vụ dùng chung và cấp mã định danh (ID) duy nhất cho từng hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Trong vòng 24 giờ kể từ khi hợp đồng được ký kết và chứng thực thành công, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử về nền tảng để gắn mã ID. Mã ID này được giữ nguyên trong suốt vòng đời của hợp đồng, kể cả khi có phụ lục sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt.

Cấu trúc mã ID bao gồm ký tự phân loại với A là hợp đồng ký mới từ ngày 1/7/2026, B là hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy, C là hợp đồng giao kết trước ngày 1/7/2026, tiếp theo là hai chữ số thể hiện năm cấp mã và dãy mười số ngẫu nhiên.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, phụ lục và nhật ký giao dịch được lưu trữ an toàn trên nền tảng trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Cả người lao động và người sử dụng lao động đều có quyền đăng ký tài khoản trên nền tảng để tra cứu, quản lý và chủ động khai thác dữ liệu phục vụ các giao dịch cá nhân cũng như thủ tục hành chính.

Mốc thời điểm bắt buộc áp dụng việc gửi dữ liệu và cấp mã ID trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được xác định là từ ngày 1/7/2026. Đối với các hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trước ngày này và vẫn còn thời hạn hiệu lực, các bên tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và giao dịch điện tử cho đến khi hết thời hạn hợp đồng, mà không bắt buộc phải thực hiện cấp lại mã ID ngược thời gian.

Theo ông Mai Đức Thiện, Phó Vụ trưởng Vụ Pháp chế (Bộ Nội vụ), thời gian qua, hệ thống pháp luật về lao động, việc làm… ngày càng được hoàn thiện, góp phần bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động, đồng thời tạo môi trường pháp lý ổn định để doanh nghiệp phát triển.

Đặc biệt, trong bối cảnh Việt Nam hội nhập ngày càng sâu rộng, tham gia nhiều hiệp định thương mại tự do thế hệ mới, việc tuân thủ pháp luật lao động không chỉ là trách nhiệm theo pháp luật Việt Nam, mà còn gắn với uy tín, năng lực cạnh tranh, và khả năng tham gia của doanh nghiệp vào chuỗi cung ứng khu vực và toàn cầu.

Để việc triển khai nền tảng hợp đồng lao động điện tử đạt hiệu quả, Bộ Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người lao động cần chủ động tìm hiểu, cập nhật đầy đủ các quy định mới; chuẩn bị các điều kiện cần thiết về hạ tầng công nghệ và phương thức xác thực điện tử.

Việc đưa hợp đồng lao động điện tử vào cuộc sống giúp cắt giảm tối đa chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển văn bản; rút ngắn thời gian ký kết hợp đồng với người lao động ở các địa bàn khác nhau; nâng cao năng lực quản trị nhân sự dựa trên dữ liệu chuẩn xác.

Người lao động dễ dàng tra cứu, quản lý và lưu giữ hợp đồng của mình mọi lúc, mọi nơi thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID. Trong khi đó, cơ quan quản lý Nhà nước xây dựng được cơ sở dữ liệu tích hợp, hỗ trợ công tác thống kê, hoạch định chính sách lao động - việc làm sát với thực tiễn, đồng thời rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính liên quan.