Dịch vụ kinh doanh văn phòng ảo chính thức du nhập vào Việt Nam từ năm 2006, khi công ty lớn nhất thế giới trong lĩnh vực này - Regus - lập chi nhánh tại Hà Nội.

Nhưng mục tiêu chính của Regus tại thời điểm đó là phục vụ các khách hàng nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam và khách hàng Việt Nam muốn có văn phòng làm việc tại nước ngoài. Năm 2007, nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo Việt Nam đầu tiên G-Office chính thức khai trương dịch vụ, với nhiều đối tượng khách hàng đa dạng hơn.

Hai ba năm trở lại đây, xu hướng các doanh nghiệp nhỏ, công ty tư vấn và nhà hoạt động độc lập sử dụng văn phòng ảo ngày càng nhiều, đặc biệt từ sau cuộc khủng hoảng tài chính kinh tế thế giới năm 2008. Do vậy, số lượng doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho thuê hấp dẫn này ở Việt Nam cũng tăng mạnh theo.

Tại TP. HCM hiện đã có hơn 30 doanh nghiệp làm nghề này. Ở Hà Nội và Đà Nẵng, mỗi nơi cũng có khoảng 4 công ty cho thuê văn phòng ảo. Trong đó, chiếm số đông là các doanh nghiệp trong nước. Điều này cho thấy, dịch vụ văn phòng ảo đang trở thành xu thế mới thay thế kiểu văn phòng truyền thống, nhất là đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Thêm vào đó, đại diện một số công ty cung cấp dịch vụ cho biết, do trong năm 2011, tình hình kinh tế vẫn còn nhiều khó khăn, không ít doanh nghiệp phải thu hẹp quy mô hoặc tuyên bố phá sản do không duy trì được chi phí hoạt động tối thiểu. Do đó, nhiều công ty không đòi hỏi bắt buộc phải có mặt bằng kinh doanh đã chuyển sang thuê văn phòng ảo để tiết giảm chi phí.

Chị Nguyễn Thị Trang, đại diện Công ty TNHH Kaolin Việt Nam, cho biết sau nhiều lần tìm kiếm địa điểm để thuê văn phòng tại khu vực quận 1, Tp.HCM nhưng không được do giá quá đắt. Bởi vậy, công ty chị đã quyết định chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo để giảm bớt chi phí.

Theo chị Trang, doanh nghiệp chỉ phải bỏ ra một khoản chi phí từ 1 - 2,5 triệu đồng/ tháng là cũng có được địa điểm làm việc tại khu vực trung tâm thành phố với nhiều dịch vụ chuyên nghiệp như lễ tân, chuyển nhận thư từ, phòng họp riêng…

Một số cuộc nghiên cứu và khảo sát cho thấy, thị trường cho thuê văn phòng ảo trong nước đang ngày một phát triển bởi chi phí hợp lý và ngày một chuyên nghiệp hơn. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ bước đầu đã có tiếng trên thị trường như G-Office, PSO, Fimexco, S-Office…

Ngoài mức giá trung bình từ 50 - 120 USD (tùy gói lựa chọn của khách hàng), chỉ bằng khoảng 20% chi phí thuê văn phòng thông thường, nhiều nhà cung cấp còn tung ra các “chiêu” khuyến mãi hấp dẫn, như i-Office giảm giá 10% cộng đặt bảng tên công ty dưới đại sảnh tòa nhà nếu thanh toán tiền thuê cả năm, S-Office khuyến mại giảm giá 30%; hay mới đây, nhân kỷ niệm 5 năm thành lập, G-Office đã thực hiện khuyến mại “khủng” lên đến 50% tiền thuê dịch vụ văn phòng cho thời hạn một năm...

Theo TS. Đinh Thế Hiển, Giám đốc Viện Nghiên cứu Tin học - Kinh tế ứng dụng, Luật Doanh nghiệp không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu mét vuông, và hiện cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo.

Nhờ đó, ông Hiển cho biết, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đã và đang nở rộ để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ, văn phòng đại diện trong thời buổi kinh tế khó khăn hiện nay.