Hệ thống công nghệ thông tin quản lý doanh nghiệp: Đầu tư ở mức nào?

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp không chỉ là chuyện đầu tư bao nhiêu tiền mà quan trọng hơn, đầu tư như thế nào để hệ thống hoạt động hiệu quả nhất.

Tất nhiên, nếu chi phí bỏ ra thấp nhất lại càng hay!

Một doanh nghiệp trong ngành sản xuất quyết định đầu tư xây dựng hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp), vì thấy doanh nghiệp bạn đã làm và… cải thiện được năng lực cạnh tranh. Ban giám đốc cho mời nhà tư vấn, tổ chức đấu thầu rình rang trong khi vẫn chưa rõ mục tiêu chiến lược; các phòng ban cũng chưa nêu được yêu cầu cụ thể về quy trình quản lý…

Bỏ qua lời khuyên của nhà tư vấn về việc cấu trúc lại hệ thống trước khi xây dựng ERP, doanh nghiệp này đã liều sử dụng hồ sơ thầu ERP của một doanh nghiệp khác ngành.

Rốt cuộc, họ cũng có được một hệ thống ERP nhưng hệ thống này lại… không phù hợp với chiến lược phát triển, quy trình làm việc giữa các phòng ban và tệ hơn, nó không tương thích với hệ thống công nghệ thông tin đang vận hành tại doanh nghiệp. Chi phí cả trăm ngàn Đô la Mỹ cho việc đổi mới quản lý xem như đổ sông đổ biển!

Tại một doanh nghiệp sản xuất khác, hệ thống công nghệ thông tin là… hàng trăm máy tính riêng lẻ; mạng Internet và địa chỉ e-mail chỉ được thiết lập ở một vài máy… không chứa những dữ liệu quan trọng. Giám đốc doanh nghiệp cho biết, điều này nhằm hạn chế ở mức thấp nhất việc mất dữ liệu mật do virus, phần mềm gián điệp, tội phạm công nghệ… đầy rẫy trên mạng Internet.

Tuy nhiên, gần đây doanh nghiệp đã thiết lập mạng nội bộ (LAN) để giảm bớt số máy tính sử dụng; cài đặt phần mềm có bản quyền và “mở cửa” môi trường Internet trong công ty.

“Chúng tôi vừa mất một số khách hàng ở nước ngoài, vì đã làm cho họ cảm thấy bị giới hạn trong các giao dịch qua e-mail. Việc sử dụng phần mềm không hợp lệ, không kịp thời nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin cũng làm chúng tôi không thể kết nối vào hệ thống của họ”, giám đốc này nói.

Đầu tư hợp lý

Hai trường hợp vừa nêu cho thấy việc đầu tư không hợp lý vào công tác quản lý doanh nghiệp bằng công nghệ thông tin.

Trên thực tế, tùy vào quy mô hoạt động và độ chuyên nghiệp trong hệ thống quản lý, công nghệ thông tin có thể được áp dụng tại doanh nghiệp từ mức cơ bản (công cụ tác nghiệp, kết nối liên lạc, quảng bá, tiếp thị…) đến chuyên môn hóa cao (sản xuất, cung ứng, kế hoạch, kiểm soát, đo lường, cải tiến, huấn luyện…).

Vì thế, trước khi quyết định đầu tư xây dựng hệ thống công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần nhìn thấy những lợi ích thực tiễn qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, tùy vào nhu cầu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp như:

- Lập trang web để quảng bá hình ảnh, thương hiệu.

- Nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin để tăng khả năng hợp tác với đối tác.

- Tạo lợi thế cạnh tranh (một trang web chuyên nghiệp có thể xóa đi ranh giới về tiềm lực tài chính, tuổi đời… của doanh nghiệp nhỏ).

Ông Mai Hạo Nhiên - Tổng giám đốc Trung tâm NTIS, Giám đốc OSENCO và Chủ tịch Netmark Việt Nam - đã khái quát bốn giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin tại doanh nghiệp:

- Xây dựng cơ sở hạ tầng - Trang bị máy tính.- Thiết lập mạng nội bộ (LAN).- Kết nối Internet và viễn thông.- Hệ thống an ninh cơ bản (tường lửa, phần mềm chống virus) - Công cụ tác nghiệp căn bản (các phần mềm hệ thống, văn phòng, kế toán…).

- Nâng cao hiệu quả hoạt động - Trang web, e-mail, diễn đàn điện tử, blog…- Soạn thảo trực tuyến.- Họp trực tuyến.- Làm việc từ xa qua mạng riêng ảo.

- Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững - Các phần mềm quản lý nhân sự, tài liệu, dự án, quan hệ khách hàng…- Cổng thông tin nội bộ.

- Biến đổi và phát triển doanh nghiệp - Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp.- Quản lý chuỗi cung ứng.- Quản lý quy trình kinh doanh.

Theo ông Nhiên, bốn giai đoạn này nên tạo thành một vòng khép kín, tức là sau khi hoàn tất bốn bước đầu tư công nghệ thông tin, doanh nghiệp cần quay lại bước ban đầu để tiếp tục đầu tư nâng cấp, nhằm tránh tụt hậu trước sự biến đổi của công nghệ thông tin trên thế giới. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam, để tránh những lãng phí không cần thiết cho việc đầu tư công nghệ thông tin, ông Nhiên đưa ra bốn bước thực hiện:

- Nghĩ lớn (doanh nghiệp cần nghĩ đến tương lai phát triển của mình).

- Bắt đầu nhỏ (chỉ cần đầu tư trước mắt những công nghệ vừa sức mình).

- Sử dụng ngay (để có thể hiệu chỉnh theo nhu cầu).

- Tăng dần đều (đầu tư lâu dài, mang tính chiến lược nên phải liên tục nâng cấp).

Để cụ thể hóa các bước thực hiện này, ông Nhiên cho rằng trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ thực trạng và nhu cầu về công nghệ thông tin của mình để đầu tư đúng mức. Muốn vậy, doanh nghiệp phải được tổ chức tốt, các quy trình phải được chuẩn hóa trước khi đầu tư công nghệ thông tin. Kế đến, doanh nghiệp cần xây dựng, thiết kế tổng thể hệ thống công nghệ thông tin, lộ trình thực hiện để việc đầu tư không bị manh mún hoặc thừa thãi.

“Việc đầu tư nên triển khai từng bước và phải đưa vào sử dụng ngay để chỉnh sửa kịp thời những sai sót. Doanh nghiệp có thể tận dụng các thành phần rẻ tiền hoặc tìm kiếm các phương thức hiệu quả trong quá trình đầu tư công nghệ thông tin”, ông Nhiên nói.

Bàn về phương thức đầu tư ít tiền, ông Nhiên khuyên các doanh nghiệp nhỏ nên nghĩ đến giải pháp dùng phần mềm mã nguồn mở (miễn phí tiền bản quyền phần mềm). Hiện trên thế giới đã có hơn 150.000 phần mềm và dự án sử dụng mã nguồn mở, với nhiều công nghệ, giải pháp tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Dưới đây là những lựa chọn cho doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm mã nguồn mở:

Tiêu chí “sự khác biệt” ở đây đặc trưng cho mức độ tương thích của phần mềm khi ứng dụng trong môi trường doanh nghiệp. Vì thế, tùy vào trình độ công nghệ thông tin sẵn có, mức phí sẵn sàng bỏ ra mà doanh nghiệp có thể chọn lựa hình thức đầu tư thích hợp.

Ông Nhiên cũng lưu ý việc dùng phần mềm mã nguồn mở chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản tiền mua bản quyền phần mềm. Doanh nghiệp vẫn phải trả các khoản khác như phí cài đặt, bảo trì, chuyển đổi dữ liệu (từ phần mềm có bản quyền sang)… cho công ty tư vấn, dịch vụ nếu doanh nghiệp không có khả năng “tự xoay xở”.

Bên cạnh đó, ông Nhiên cho biết việc dùng phần mềm mã nguồn mở có thể có những “bất tiện” khác như không được hỗ trợ của người lập trình (do doanh nghiệp tự tải xuống trên mạng); tốn phí đào tạo nhân viên; có thể gặp khó khăn trong giao dịch thương mại với khách hàng dùng phần mềm có bản quyền…

Giải pháp tiết kiệm

Ông Lưu Nghiệp Cường, Giám đốc Trung tâm Giải pháp phần mềm SSP, cũng chỉ ra một số điểm bất tiện mà doanh nghiệp sử dụng phần mềm mã nguồn mở có thể gặp phải như không đáp ứng đúng nhu cầu của người dùng; thiếu thống nhất, không thể tích hợp; người dùng chịu rủi ro về chất lượng…

Theo ông Cường, các doanh nghiệp hiện có nhiều lựa chọn cho các giải pháp công nghệ thông tin như dùng phần mềm thương mại; phần mềm dùng thử với thời gian giới hạn; phần mềm “chia sẻ”; phần mềm cho phép sử dụng phi thương mại…

Vì thế, doanh nghiệp cần hiểu mình muốn gì từ hệ thống công nghệ thông tin, từ đó mới có thể quyết định việc dùng phần mềm mã nguồn mở, phần mềm miễn phí, phần mềm giá rẻ hay phần mềm cao cấp.

Trần Văn

(TBKTSG)