Có thể tiết kiệm hàng trăm tỷ nếu 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm được lưu trữ điện tử

Ông Đào Duy An, Tổng Thư ký của Hiệp Hội Công Chứng Viên Việt Nam, nhấn mạnh với khoảng 8 triệu hồ sơ công chứng mỗi năm được chuyển đổi toàn bộ sang lưu trữ điện tử trong thời hạn lưu trữ 30 năm, thì có thể tiết kiệm cho xã hội hàng trăm tỷ đồng chi phí lưu trữ và xử lý giấy tờ. 

Chưa kể, việc lưu trữ điện tử không chỉ tiết kiệm về mặt chi phí mà còn là công cụ để phục vụ việc tra cứu, phân tích dữ liệu, thống kê và cảnh báo rủi ro, đáp ứng cho hoạt động quản lý nhà nước. 

Thông tin đáng chú ý được đưa ra tại Hội thảo "Vai trò của Chữ ký số và Dịch vụ tin cậy với Công chứng điện tử" do Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC), Bộ Khoa học và Công nghệ phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức ngày 19/9. 

Trên thế giới, từ đầu những năm 2000, nhiều nước đã bắt đầu đẩy mạnh số hoá vào hoạt động công chứng, bắt đầu từ việc sửa đổi, bổ sung pháp luật. Đến nay, tại Pháp, khoảng trên 90% văn bản công chứng được ký và lưu trữ ở dạng điện tử. Thậm chí Uzbekistan có thể thực hiện công chứng cho công dân nước mình trên phạm vi toàn cầu. 

Điều này cho thấy tiến trình chuyển đổi số mới diễn ra nhưng tốc độ triển khai số hoá công chứng của nhiều quốc gia đang cực kỳ mạnh mẽ. 

Tại Việt Nam, Luật Công chứng 2014 ra đời đã đặt nền móng cho việc chuyển đổi số, hiện đại hóa ngành công chứng bằng quy định. Tuy nhiên, theo ông An, sau gần 10 năm thực hiện cho đến trước khi đổi Luật Công chứng 2024 ra đời (có hiệu lực từ 1/7/2025) thì dấu ấn của việc chuyển đổi số công chứng chưa thực sự đáp ứng được so với nhu cầu. 

Đến nay, hàng loạt văn bản quy phạm pháp luật quan trọng cho việc chuyển đổi số công chứng đã được ban hành, tạo ra một hành lang pháp lý tương đối đầy đủ và chi tiết.

Riêng đối với lĩnh vực công chứng, ngoài Luật Công chứng 2024 còn có Nghị định 104/2025/NĐ-CP, Thông tư 05/2025/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành. Ngoài ra, liên quan đến hoạt động công chứng còn một nội dung quan trọng là chứng thực bản sao điện tử cũng đã được quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP và đã được triển khai từ trước đó.

Năm 2024 và đầu năm 2025 chứng kiến sự bùng nổ về nhu cầu sử dụng các dịch vụ công trên môi trường điện tử. Hơn 90% người tham gia bảo hiểm y tế hiện có hồ sơ sức khỏe điện tử, 100% học sinh, sinh viên có hồ sơ học tập điện tử.

Chứng thư chữ ký số cấp cho người dân trưởng thành năm 2024 đạt 12,5 triệu chữ ký, tăng 58,61% so với với năm 2023, nâng tỷ lệ người trưởng thành có chữ ký số lên 25%.

Tuy nhiên, theo chuyên gia, khung pháp lý tuy đã có nhưng chưa thực sự đầy đủ và đồng bộ. 

Thứ nhất, thẩm quyền chuyển đổi giữa các hình thức văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy hiện chưa được quy định rõ. 

Thứ hai, quy chuẩn của hồ sơ công chứng được lưu trữ điện tử, hiện tại chưa có quy chuẩn thống nhất nên việc thực hiện mang tính tự phát, có thể tạo ra sự thiếu đồng bộ giữa các địa phương sử dụng các nền tảng khác nhau.

Thứ ba, chưa có quy định cụ thể về điều kiện, tiêu chuẩn của cơ sở dữ liệu công chứng, nền tảng công chứng điện tử và dịch vụ tin cậy, dịch vụ xác thực dữ liệu.

Bên cạnh đó, vấn đề nguồn lực còn gặp nhiều rào cản. Công chứng viên chưa quen sử dụng nền tảng số, có tâm lý e ngại rủi ro pháp lý khi công chứng online. Bên cạnh đó, vì chưa có tiền lệ tranh chấp được giải quyết trên cơ sở văn bản công chứng điện tử, nên công chứng viên e ngại trách nhiệm. Đào tạo chuyển đổi số trong ngành công chứng còn hạn chế, chưa có chương trình chuẩn.

Tâm lý người dân và doanh nghiệp vẫn coi “cầm bản giấy đóng dấu đỏ” là an toàn hơn, nên chưa mặn mà với công chứng điện tử.

Thậm chí, một số cơ quan hành chính, ngân hàng, tòa án vẫn chưa sẵn sàng chấp nhận văn bản công chứng điện tử, làm giảm giá trị thực tiễn, mặc dù cơ sở pháp lý đã có đầy đủ.

Chưa kể, Việt Nam chưa tham gia đầy đủ các hiệp ước quốc tế về công chứng, đặc biệt là công chứng điện tử do vậy chưa có cơ sở để công nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử giữa các quốc gia. Giao dịch xuyên biên giới (mua bán bất động sản, đầu tư ...) chưa thể công chứng trực tuyến vì thiếu hành lang pháp lý quốc tế.