Do đại dịch Covid, yếu tố con người đã có những ảnh hưởng lớn, tạo ra xu hướng sử dụng mới cho văn phòng, trụ sở của doanh nghiệp. Năm 2021 đánh dấu rõ nét nhất sự chuyển đổi này...

Khi chiến dịch tiêm vaccine Covid-19 được triển khai mạnh mẽ tại nhiều quốc gia, nhiều người bắt đầu hình dung về việc dừng làm việc ở nhà và quay lại văn phòng. Tuy nhiên, môi trường công sở sẽ phải thay đổi để nhân viên của mỗi doanh nghiệp có thể trở lại bàn làm việc một cách an toàn. Tùy từng ngành nghề, các doanh nghiệp có nhiều cách để tiếp cận mô hình làm việc khác nhau, sao cho có thể tạo nên văn hóa doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. 

CHUYỂN VĂN PHÒNG VỀ NHÀ

Ban đầu, có một số người không thích làm việc tại nhà, nhưng giờ họ lại hy vọng sẽ được làm việc từ xa lâu dài vì những lợi ích về tài chính và cả năng suất làm việc.

Trên thế giới, nổi lên sau dịch bệnh như một xu hướng là những doanh nghiệp với mô hình 3H bao gồm: trụ sở chính (headquarter), văn phòng đại diện (hub), nhà riêng/làm việc từ xa (home).

Trong mô hình 3H, trụ sở chính của công ty sẽ có diện tích nhỏ hơn, tập trung vào các phòng họp lớn, phòng của người quản lý, khu vực nghỉ ngơi, khu vực giải trí. Việc thành lập nhiều văn phòng đại diện với các địa điểm đa dạng xung quanh thành phố sẽ cho phép nhân viên giảm thiểu thời gian di chuyển, trong khi doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể trong việc vận hành.

Đối với làm việc từ xa, hình thức này không chỉ đơn thuần là làm việc tại nhà hoặc tại quán cà phê, mà còn đòi hỏi mỗi nhân viên được trang bị đầy đủ thiết bị, bao gồm tất cả việc cài đặt công nghệ thông tin cần thiết, chi phí dọn dẹp và tiện ích. Một số tập đoàn công nghệ đã chọn cách chuyển văn phòng về tận nhà cho nhân viên như hỗ trợ kinh phí mua bàn ghế, đồ dùng, cài đặt các phần mềm...

Đa số các tập đoàn lớn đã tiến hành đầu tư vào các nền tảng công nghệ làm việc trực tuyến cho nhân viên nhằm tương tác và kết nối thông qua video và tin nhắn như Microsoft Teams, Skype for Business hoặc Zoom. Bên cạnh đó là các nền tảng lưu trữ, hỗ trợ nhân viên truy cập vào dữ liệu công ty từ xa được đầu tư bài bản để đảm bảo không có các rủi ro bảo mật.

Theo một nghiên cứu mới công bố của Robert Half (một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ việc làm - tư vấn tuyển dụng lớn nhất của Canada), 33% người lao động sẽ tìm kiếm một công việc mới nếu họ được yêu cầu quay lại văn phòng toàn thời gian. Có tới 51% người lao động thích mô hình kết hợp - làm việc một phần tại nhà và một phần tại văn phòng, khi cần thiết.

YÊU CẦU THIẾT KẾ LINH HOẠT HƠN

Rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng mô hình văn phòng linh hoạt, cho phép nhân viên làm việc tại nhà và chỉ đến văn phòng cho các dự án hợp tác hay truyền tải dữ liệu, văn thư và ký kết giấy tờ. Mặt khác, đa số doanh nghiệp cũng tập trung xem xét, thiết kế lại không gian văn phòng hiện tại và tương lai nhằm đáp ứng cho các yêu cầu của mô hình làm việc mới. Văn phòng được thiết kế với không gian linh hoạt có thể đáp ứng những thách thức trong việc gắn kết văn phòng thực tế và nền tảng kỹ thuật số cho nhân viên. Mỗi nhân viên khi đến văn phòng, có nhu cầu được kết nối và tương tác với mọi người, nhưng đồng thời họ cũng mong muốn có một không gian làm việc yên tĩnh để tập trung làm việc.

Sự kết hợp giữa những tiện ích thực tế tại văn phòng và tiện ích trực tuyến sẽ giúp giảm tải áp lực cần phải ở văn phòng để chứng minh hiệu suất làm việc. Diện tích của các phòng họp, kích thước màn hình và các tuỳ chỉnh xung quanh các cuộc họp cũng sẽ đồng thời cần được thiết lập lại, nhằm giảm thiểu sự gián đoạn, phông nền cũng cần sắp xếp lại để tương tác tốt hơn với hình ảnh ảo. Các giải pháp về sử dụng nội thất văn phòng phù hợp với thiết kế văn phòng mới cũng sẽ được giới thiệu nhiều hơn nữa.

Đại dịch Covid thúc đẩy các thiết kế không gian làm việc phát triển theo hướng tối ưu các hệ thống thông minh, cảm biến không chạm tay, cảm nhiệt, hệ thống lọc không khí và khử khuẩn nhằm giúp các doanh nghiệp thiết lập văn phòng an toàn.

Đây cũng là sự chuẩn bị tích cực của các doanh nghiệp để sẵn sàng ứng phó lâu dài với dịch bệnh, giúp nhân viên có thể làm việc luân phiên để giãn cách. Nếu buộc phải làm việc tại văn phòng, người lao động vẫn yên tâm với môi trường ít tiếp xúc.

THÔNG MINH VÀ KHÔNG CHẠM

Điện thoại di động có thể đóng vai trò như một công cụ trợ giúp hữu ích. Các ứng dụng sẽ bao gồm việc cung cấp dịch vụ ra vào toà nhà, đăng ký tham dự các sự kiện, dịch vụ tiện ích (đăng ký gửi đồ, sử dụng phòng họp, dịch vụ ngoài giờ...).

Ngoài ra, chất lượng wifi cũng là yếu tố quan trọng đối với văn phòng doanh nghiệp thời hiện đại. Một ví dụ cụ thể có thể kể đến đó là hệ thống điện toán đám mây cho phép người lao động truy cập tệp dữ liệu của doanh nghiệp ở mọi nơi. Theo đó, doanh nghiệp sẽ cần được đảm bảo kết nối kỹ thuật số và nhân viên của họ đủ điều kiện để làm việc hiệu quả.

Theo các chuyên gia, đại dịch Covid-19 cũng làm rõ hơn sự xuất hiện của một phân khúc ngách là văn phòng ảo. Hiện dịch vụ này được các doanh nghiệp start-up và doanh nghiệp quy mô nhỏ xem là giải pháp tối ưu với chi phí thấp.

Các nhà cung cấp giúp người thuê đăng ký địa chỉ chính thức trong toà nhà của họ kèm theo các dịch vụ như nhận thư, cung cấp phòng họp khi cần thiết. Các doanh nghiệp chỉ cần đăng ký địa chỉ văn phòng, rồi có thể làm việc ở bất cứ đâu.

Ông David Jackson, Tổng giám đốc Colliers Việt Nam, cho rằng phân khúc văn phòng ảo đã có sự tăng trưởng ấn tượng trong khi đại dịch bùng phát và tiếp tục giữ “phong độ” cao trong năm nay. 

Theo nghiên cứu của Colliers Việt Nam, giá chào thuê văn phòng ảo hiện dao động từ 30 đến 100 USD/tháng với những dịch vụ cơ bản như địa chỉ đăng ký hay địa chỉ nhận thư; hoặc từ 120 đến 250 USD mỗi tháng cho các dịch vụ đầy đủ hơn như sử dụng không gian phòng họp, internet hay cà phê.