TẠP CHÍ ĐIỆN TỬ
Lưu ý gì khi thương thảo với doanh nhân Mỹ?
Hầu hết những sai lầm của người Việt trong giao tiếp kinh doanh với người Mỹ đều xuất phát từ các thói quen rất đỗi bình thường
Với chủ đề “Những lỗi nghiêm trọng người Việt Nam thường gặp khi tiếp đãi người Mỹ”, cuộc hội thảo diễn ra vào ngày 7/11 tại Trung tâm Giáo dục - Đào tạo và Hội thảo quốc tế FideS, có rất nhiều vấn đề về cung cách giao tiếp với doanh nhân Mỹ đã được đặt ra.
Theo đó, đôi lúc những sai lầm nhỏ vẫn có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng mà ít người nghĩ đến.
Người chủ trì hội thảo lần này là GS. David F. Day - một luật sư, giảng viên quốc tế giàu kinh nghiệm thực tiễn, đặc biệt trong việc đào tạo những nhà lãnh đạo, quản lý của Việt Nam hơn một thập niên qua, từ các chương trình MBA tại Hà Nội và Tp.HCM đến các buổi đào tạo chuyên sâu do Phòng Thương mại Hoa Kỳ và Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam tài trợ.
Theo ông, hầu hết những sai lầm của người Việt trong giao tiếp kinh doanh với người Mỹ đều xuất phát từ các thói quen rất đỗi bình thường, thậm chí còn được xem là những nét văn hóa đẹp. Vì vậy, cần có sự nhìn nhận rõ ràng giữa điều thích làm và điều nên làm để tránh gặp rắc rối với các doanh nhân Mỹ, những người được đánh giá là rất thực tế và mau lẹ trong chuyện làm ăn.
Bản ghi nhớ, cần hay không?
Không khí chia sẻ kinh nghiệm cởi mở giữa GS. David Day và các doanh nhân tại buổi hội thảo
Với người Việt, các thương lượng đôi khi không dựa trên hợp đồng mà bằng cách tạo dựng các mối quan hệ, từ đó phát triển sự tin tưởng để làm ăn. Đa phần doanh nhân Việt chọn cách ký một bản ghi nhớ trước khi có được hợp đồng, bởi họ cần nhiều thời gian để xây dựng mối quan hệ. Riêng với người Mỹ, cái gọi là “bản ghi nhớ” không mấy có giá trị, bởi theo quan điểm của họ, tất cả các cuộc thương lượng phải được thể hiện bằng hợp đồng.
Theo GS. David F. Day, nước Mỹ luôn xem trọng văn bản và từ ngữ. Ở một đất nước mà bản Tuyên ngôn độc lập (năm 1774) được để trang trọng và bảo vệ cẩn mật trong khung kính chống đạn, mỗi văn bản khi ra đời được truyền hình quay cận cảnh để đảm bảo tính xác thực thì trong đời thường, việc giao tiếp cũng dễ bị bắt bẻ từng từ. Trên thực tế, các luật sư Mỹ rất thích thú khi làm việc với từ ngữ, càng nhiều từ càng tốt, nên hợp đồng luôn thể hiện tính chi tiết rất cao.
Doanh nhân Mỹ sử dụng hợp đồng và hợp đồng mẫu như một cách tự bảo vệ bằng pháp lý. Luật pháp Mỹ cũng đủ mạnh để bảo vệ tính hợp pháp của các hợp đồng nên có thể nói hợp đồng là thứ văn bản có hiệu lực pháp lý rất cao. Việc tạo dựng quan hệ thân thiết hay các thủ pháp xoa dịu tinh thần với họ hầu như không cần thiết vì đã ký thì cứ y theo hợp đồng mà làm.
Thỏa thuận lòng vòng
Trong giao tiếp, người Mỹ có xu hướng nói to, thích nhìn thẳng vào người đối diện và hay đòi hỏi quyền lợi một cách công khai. Sự thẳng thắn này đôi lúc bị nhiều đối tác châu Á, thậm chí cả người châu Âu cho là thiếu tế nhị.
Nhưng đó thật sự là phong cách Mỹ. Họ luôn thúc đẩy cuộc thương lượng đến chỗ kết thúc một cách mau chóng nhất, vì vậy cách làm việc tốt nhất là nên đi thẳng vào vấn đề cũng như đừng mất nhiều thời gian cho các thủ tục giấy tờ. “Make it snappy!” (Nhanh lên!), “What are we waiting for” (Còn chờ gì nữa?), “Jump to it” (Nhào vô!) là những câu cửa miệng của người Mỹ vì bỏ phí thời giờ tức là phí cuộc sống.
Trong các buổi đàm phán thương mại, cách đặt vấn đề của người Việt rất dễ tiệm cận với phong cách của người Mỹ (dù đi lòng vòng nhưng người Việt có thể nhìn thẳng vào vấn đề bất cứ khi nào). Vì vậy, nếu tránh được việc quanh đi quẩn lại với những vấn đề râu ria (được xem là cách thăm dò ý tứ hoặc gợi ý tế nhị của nhiều quốc gia châu Á) thì những thỏa thuận rất dễ đạt được.
Hãy nói chuyện với người Mỹ càng đơn giản càng tốt, nhưng phải thật logic.
Không đưa ra quyết định cuối cùng
Một thói quen của người Việt trên bàn đàm phán là chốt lại vấn đề bằng câu đại ý: “Chúng tôi sẽ có quyết định ngay sau khi xin ý kiến cấp trên”. Đôi khi, đối tác chỉ là những người cấp dưới hoặc thừa hành nên cách này được áp dụng để né việc phải quyết định tức thì.
Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu với điều này, bởi nó đồng nghĩa với việc họ đang tiếp xúc với một người không có quyền quyết định vấn đề.
Tương tự, nếu muốn đưa các thương gia Mỹ ra khỏi thành phố thăm thú vài nơi, hãy để những người chịu trách nhiệm đi cùng họ, không nên gửi họ cho các công ty du lịch hoặc giao cho cấp dưới.
Thiếu tính minh bạch
Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán, thích sự chính xác, cụ thể. Một điều đáng lưu ý là họ rất quan tâm nếu đối tác đã từng đến Mỹ, bởi khi đó cuộc trò chuyện sẽ cởi mở hơn. Họ chia sẻ về nước Mỹ và cũng cần được nghe phản hồi của đối tác về nước Mỹ. Điều này, tuy có vẻ ngoài lề, nhưng lại liên quan đến một khái niệm rất quan trọng là tính minh bạch trong kinh doanh - chia sẻ và nhận phản hồi ngược lại.
Nếu các thống kê tài chính của công ty mình có vấn đề, doanh nhân Việt nên nhìn nhận và giải thích rõ ràng thay vì chối quanh, lờ đi hay “tiền hậu bất nhất” vì dễ bị đối phương xem như thiếu trung thực.
Tạo dựng quan hệ bằng giải trí
Người Việt thường bắt đầu hoặc kết thúc các cuộc đàm phán bằng những hoạt động giải trí như ăn uống, ca hát hoặc thậm chí là massage, quà cáp… để tạo sự thân thiện. Đối với người Mỹ, những hoạt động này không cần thiết, có khi còn gây phản ứng ngược. Người Mỹ ít khi thỏa thuận kinh doanh bên ngoài phòng họp, càng không có thói quen ký hợp đồng trên… bàn nhậu như dân ta.
Thường thì các hoạt động chiêu đãi không nằm trong “ngân sách” giao dịch của doanh nhân Mỹ. Làm ăn với người Mỹ cũng đừng chờ đợi sẽ nhận được những món quà “trên mức tình cảm”. Nếu có thể tổ chức các buổi tiệc tiếp đãi doanh nhân Mỹ, cần lưu ý một số điều tối kỵ sau:
- Không nên lạm dụng việc giới thiệu văn hóa Việt, đặc biệt là ẩm thực. Người Việt rất tự hào về nền ẩm thực đặc sắc và phong phú của mình nên thường chọn các nhà hàng đặc sản địa phương để đãi khách. Tuy nhiên, không phải người Mỹ nào cũng từng thử qua món Việt. Khi đến một vùng đất lạ, nỗi sợ lớn nhất là mắc bệnh nơi xứ người. Thậm chí nhiều người Mỹ cẩn thận còn không quen với những nhà hàng mini, bàn ghế thấp ở Việt Nam. Vì vậy, khi tổ chức tiếp đãi, hãy chọn những nhà hàng cỡ 4 sao hoặc tương đương với đẳng cấp khách sạn họ đang lưu trú và không nên đãi đặc sản địa phương quá một lần.
- Đừng để quên các phu nhân ở lại khách sạn khi mời các ông chồng doanh nhân đi đâu đó. Các vị phu nhân Mỹ luôn hào hứng được dự tiệc cùng chồng và họ đánh giá rất cao sự lịch thiệp của đối tác qua vấn đề này. Đa số người Mỹ thích nghe nhạc nhưng không thể hát. Vì vậy, nếu họ được mời tham gia hát karaoke thì đó là... cực hình.
“Từ phía người Mỹ, tôi nhận thấy người Việt có những nét văn hóa giải trí rất đẹp, chẳng hạn như thưởng thức cà phê tao nhã hơn cách uống kiểu Starbuck của Mỹ nhiều. Vì vậy, sao không chọn cách mời họ cùng thưởng thức cà phê theo “đẳng cấp Rolls-Royce” của người Việt tại những nơi có không gian đẹp, tầm nhìn lý tưởng và những ly cà phê thượng hạng?”, GS. David F. Day mách nước như vậy.
- Đừng để sự bất ngờ trở thành đồng nghĩa với không chủ định, bởi người Mỹ không bao giờ làm việc gì mà không có mục đích. Nhiều doanh nhân nước ngoài đã mất đối tác Mỹ chỉ vì sơ suất không hiểu tâm lý này. Có một câu chuyện kể về cách giao tiếp với doanh nhân Mỹ như sau: để tạo bất ngờ cho đối tác, một chủ doanh nghiệp đã mời một cách ỡm ờ: “Chúng ta cùng tìm nơi nào để trò chuyện thêm”. Đối tác người Mỹ gặng hỏi: “Đi đâu?”. “Một nơi nào đó rất ấn tượng”. “Nhưng cụ thể là ở đâu?”. “Cứ đi đi, đến nơi nào ông cảm thấy thích”.
Đôi khi, sự bất đồng ngôn ngữ dẫn đến tình huống này và hậu quả là người doanh nhân Mỹ đánh giá đối tác của mình là người không có mục đích rõ ràng. Cuộc thương thảo vì thế sẽ không có lần tiếp theo.
Hiển Danh (Doanh nhân Sài Gòn)
Theo đó, đôi lúc những sai lầm nhỏ vẫn có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng mà ít người nghĩ đến.
Người chủ trì hội thảo lần này là GS. David F. Day - một luật sư, giảng viên quốc tế giàu kinh nghiệm thực tiễn, đặc biệt trong việc đào tạo những nhà lãnh đạo, quản lý của Việt Nam hơn một thập niên qua, từ các chương trình MBA tại Hà Nội và Tp.HCM đến các buổi đào tạo chuyên sâu do Phòng Thương mại Hoa Kỳ và Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam tài trợ.
Theo ông, hầu hết những sai lầm của người Việt trong giao tiếp kinh doanh với người Mỹ đều xuất phát từ các thói quen rất đỗi bình thường, thậm chí còn được xem là những nét văn hóa đẹp. Vì vậy, cần có sự nhìn nhận rõ ràng giữa điều thích làm và điều nên làm để tránh gặp rắc rối với các doanh nhân Mỹ, những người được đánh giá là rất thực tế và mau lẹ trong chuyện làm ăn.
Bản ghi nhớ, cần hay không?
Không khí chia sẻ kinh nghiệm cởi mở giữa GS. David Day và các doanh nhân tại buổi hội thảo
Với người Việt, các thương lượng đôi khi không dựa trên hợp đồng mà bằng cách tạo dựng các mối quan hệ, từ đó phát triển sự tin tưởng để làm ăn. Đa phần doanh nhân Việt chọn cách ký một bản ghi nhớ trước khi có được hợp đồng, bởi họ cần nhiều thời gian để xây dựng mối quan hệ. Riêng với người Mỹ, cái gọi là “bản ghi nhớ” không mấy có giá trị, bởi theo quan điểm của họ, tất cả các cuộc thương lượng phải được thể hiện bằng hợp đồng.
Theo GS. David F. Day, nước Mỹ luôn xem trọng văn bản và từ ngữ. Ở một đất nước mà bản Tuyên ngôn độc lập (năm 1774) được để trang trọng và bảo vệ cẩn mật trong khung kính chống đạn, mỗi văn bản khi ra đời được truyền hình quay cận cảnh để đảm bảo tính xác thực thì trong đời thường, việc giao tiếp cũng dễ bị bắt bẻ từng từ. Trên thực tế, các luật sư Mỹ rất thích thú khi làm việc với từ ngữ, càng nhiều từ càng tốt, nên hợp đồng luôn thể hiện tính chi tiết rất cao.
Doanh nhân Mỹ sử dụng hợp đồng và hợp đồng mẫu như một cách tự bảo vệ bằng pháp lý. Luật pháp Mỹ cũng đủ mạnh để bảo vệ tính hợp pháp của các hợp đồng nên có thể nói hợp đồng là thứ văn bản có hiệu lực pháp lý rất cao. Việc tạo dựng quan hệ thân thiết hay các thủ pháp xoa dịu tinh thần với họ hầu như không cần thiết vì đã ký thì cứ y theo hợp đồng mà làm.
Thỏa thuận lòng vòng
Trong giao tiếp, người Mỹ có xu hướng nói to, thích nhìn thẳng vào người đối diện và hay đòi hỏi quyền lợi một cách công khai. Sự thẳng thắn này đôi lúc bị nhiều đối tác châu Á, thậm chí cả người châu Âu cho là thiếu tế nhị.
Nhưng đó thật sự là phong cách Mỹ. Họ luôn thúc đẩy cuộc thương lượng đến chỗ kết thúc một cách mau chóng nhất, vì vậy cách làm việc tốt nhất là nên đi thẳng vào vấn đề cũng như đừng mất nhiều thời gian cho các thủ tục giấy tờ. “Make it snappy!” (Nhanh lên!), “What are we waiting for” (Còn chờ gì nữa?), “Jump to it” (Nhào vô!) là những câu cửa miệng của người Mỹ vì bỏ phí thời giờ tức là phí cuộc sống.
Trong các buổi đàm phán thương mại, cách đặt vấn đề của người Việt rất dễ tiệm cận với phong cách của người Mỹ (dù đi lòng vòng nhưng người Việt có thể nhìn thẳng vào vấn đề bất cứ khi nào). Vì vậy, nếu tránh được việc quanh đi quẩn lại với những vấn đề râu ria (được xem là cách thăm dò ý tứ hoặc gợi ý tế nhị của nhiều quốc gia châu Á) thì những thỏa thuận rất dễ đạt được.
Hãy nói chuyện với người Mỹ càng đơn giản càng tốt, nhưng phải thật logic.
Không đưa ra quyết định cuối cùng
Một thói quen của người Việt trên bàn đàm phán là chốt lại vấn đề bằng câu đại ý: “Chúng tôi sẽ có quyết định ngay sau khi xin ý kiến cấp trên”. Đôi khi, đối tác chỉ là những người cấp dưới hoặc thừa hành nên cách này được áp dụng để né việc phải quyết định tức thì.
Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu với điều này, bởi nó đồng nghĩa với việc họ đang tiếp xúc với một người không có quyền quyết định vấn đề.
Tương tự, nếu muốn đưa các thương gia Mỹ ra khỏi thành phố thăm thú vài nơi, hãy để những người chịu trách nhiệm đi cùng họ, không nên gửi họ cho các công ty du lịch hoặc giao cho cấp dưới.
Thiếu tính minh bạch
Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán, thích sự chính xác, cụ thể. Một điều đáng lưu ý là họ rất quan tâm nếu đối tác đã từng đến Mỹ, bởi khi đó cuộc trò chuyện sẽ cởi mở hơn. Họ chia sẻ về nước Mỹ và cũng cần được nghe phản hồi của đối tác về nước Mỹ. Điều này, tuy có vẻ ngoài lề, nhưng lại liên quan đến một khái niệm rất quan trọng là tính minh bạch trong kinh doanh - chia sẻ và nhận phản hồi ngược lại.
Nếu các thống kê tài chính của công ty mình có vấn đề, doanh nhân Việt nên nhìn nhận và giải thích rõ ràng thay vì chối quanh, lờ đi hay “tiền hậu bất nhất” vì dễ bị đối phương xem như thiếu trung thực.
Tạo dựng quan hệ bằng giải trí
Người Việt thường bắt đầu hoặc kết thúc các cuộc đàm phán bằng những hoạt động giải trí như ăn uống, ca hát hoặc thậm chí là massage, quà cáp… để tạo sự thân thiện. Đối với người Mỹ, những hoạt động này không cần thiết, có khi còn gây phản ứng ngược. Người Mỹ ít khi thỏa thuận kinh doanh bên ngoài phòng họp, càng không có thói quen ký hợp đồng trên… bàn nhậu như dân ta.
Thường thì các hoạt động chiêu đãi không nằm trong “ngân sách” giao dịch của doanh nhân Mỹ. Làm ăn với người Mỹ cũng đừng chờ đợi sẽ nhận được những món quà “trên mức tình cảm”. Nếu có thể tổ chức các buổi tiệc tiếp đãi doanh nhân Mỹ, cần lưu ý một số điều tối kỵ sau:
- Không nên lạm dụng việc giới thiệu văn hóa Việt, đặc biệt là ẩm thực. Người Việt rất tự hào về nền ẩm thực đặc sắc và phong phú của mình nên thường chọn các nhà hàng đặc sản địa phương để đãi khách. Tuy nhiên, không phải người Mỹ nào cũng từng thử qua món Việt. Khi đến một vùng đất lạ, nỗi sợ lớn nhất là mắc bệnh nơi xứ người. Thậm chí nhiều người Mỹ cẩn thận còn không quen với những nhà hàng mini, bàn ghế thấp ở Việt Nam. Vì vậy, khi tổ chức tiếp đãi, hãy chọn những nhà hàng cỡ 4 sao hoặc tương đương với đẳng cấp khách sạn họ đang lưu trú và không nên đãi đặc sản địa phương quá một lần.
- Đừng để quên các phu nhân ở lại khách sạn khi mời các ông chồng doanh nhân đi đâu đó. Các vị phu nhân Mỹ luôn hào hứng được dự tiệc cùng chồng và họ đánh giá rất cao sự lịch thiệp của đối tác qua vấn đề này. Đa số người Mỹ thích nghe nhạc nhưng không thể hát. Vì vậy, nếu họ được mời tham gia hát karaoke thì đó là... cực hình.
“Từ phía người Mỹ, tôi nhận thấy người Việt có những nét văn hóa giải trí rất đẹp, chẳng hạn như thưởng thức cà phê tao nhã hơn cách uống kiểu Starbuck của Mỹ nhiều. Vì vậy, sao không chọn cách mời họ cùng thưởng thức cà phê theo “đẳng cấp Rolls-Royce” của người Việt tại những nơi có không gian đẹp, tầm nhìn lý tưởng và những ly cà phê thượng hạng?”, GS. David F. Day mách nước như vậy.
- Đừng để sự bất ngờ trở thành đồng nghĩa với không chủ định, bởi người Mỹ không bao giờ làm việc gì mà không có mục đích. Nhiều doanh nhân nước ngoài đã mất đối tác Mỹ chỉ vì sơ suất không hiểu tâm lý này. Có một câu chuyện kể về cách giao tiếp với doanh nhân Mỹ như sau: để tạo bất ngờ cho đối tác, một chủ doanh nghiệp đã mời một cách ỡm ờ: “Chúng ta cùng tìm nơi nào để trò chuyện thêm”. Đối tác người Mỹ gặng hỏi: “Đi đâu?”. “Một nơi nào đó rất ấn tượng”. “Nhưng cụ thể là ở đâu?”. “Cứ đi đi, đến nơi nào ông cảm thấy thích”.
Đôi khi, sự bất đồng ngôn ngữ dẫn đến tình huống này và hậu quả là người doanh nhân Mỹ đánh giá đối tác của mình là người không có mục đích rõ ràng. Cuộc thương thảo vì thế sẽ không có lần tiếp theo.
Hiển Danh (Doanh nhân Sài Gòn)