Thuê văn phòng, cần lưu ý những gì?

Cuộc khủng hoảng thừa trên thị trường văn phòng mang đến cho khách hàng rất nhiều lựa chọn mới. Tuy nhiên, nếu không có kinh nghiệm, khách hàng vẫn có thể gặp phải những vấn đề phát sinh.

Trong một bài viết mới đây, ông Robert Johnston, Giám đốc bộ phận cho thuê thương mại của Cushman&Wakefield Vietnam đã đưa ra những tư vấn đáng chú ý.

Theo ông, các công ty khi chọn địa điểm văn phòng thì khác biệt trong lĩnh vực kinh doanh sẽ dẫn đến khác biệt về nhu cầu, tuy nhiên, mọi văn phòng đều phải được xem xét trên những tiêu chí cơ bản, như tính an ninh, chất lượng quản lý tòa nhà, môi trường xung quanh (trường học, ngân hàng, bệnh viện, cửa hàng ăn uống...), cùng một tiêu chí không thể thiếu là giá thuê có đảm bảo ổn định, phù hợp với kinh phí của công ty hay không.

Chẳng hạn, nhìn vào toàn bộ thị trường cho thuê văn phòng Hà Nội, có thể thấy một khu đô thị mới đang dần hình thành tại khu vực phía Tây thành phố. Các công ty đua nhau di dời văn phòng về khu vực này, nơi có những tòa nhà văn phòng mới hơn và giá thuê mềm hơn. Tuy nhiên, các công ty cũng cần xem xét đến yếu tố khoảng cách.

Với địa điểm mới, nhân viên công ty cũng phải đi làm xa hơn, chịu chi phí di chuyển, chi phí ăn uống cao hơn, thời gian trên đường lâu hơn. Đây là điểm đáng lưu tâm cho nhiều công ty khi xem xét địa điểm văn phòng.

Khủng hoảng kinh tế kéo theo giảm giá bán cũng như giá thuê của các tòa nhà và không gian văn phòng, mang lại nhiều thuận lợi cho các công ty. Đống Đa và Ba Đình là hai quận đông dân nhất trên địa bàn Hà Nội. Giá thuê văn phòng tại khu vực hai quận này thấp hơn khu trung tâm kinh doanh, nhưng không chênh lệch lắm nếu so với giá thuê tại khu đô thị mới phía Tây thành phố.

Xét đến thiết kế mặt bằng, một văn phòng cần tối ưu hóa lợi ích cho công ty, tức là tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Thông thường, mặt bằng sẽ được thiết kế để khách thuê có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất.

Trong trường hợp chủ nhà phải chia một mặt bằng thành nhiều phần cho nhiều văn phòng sử dụng chung thì thông thường mặt bằng sẽ được chia theo hình chữ nhật để thuận tiện và hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, kết cấu sàn ứng lực không cột là loại mặt sàn hiên nay được các nhà thiết kế đánh giá cao nhất. Thiết kế xây dựng hiện đại này mang đến giải pháp không gian thuận tiện, với toàn bộ bề mặt tòa nhà được kính bao phủ.

Về trang thiết bị văn phòng, cần nhấn mạnh tầm quan trọng của thang máy, tầng hầm, hệ thống điều hòa, phòng vệ sinh và vật liệu trang trí. Những trang thiết bị này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của toàn bộ tòa nhà về dài hạn. Không khó để có thể nhìn thấy vẻ sốt ruột của những nhân viên làm việc trong những tòa nhà cũ khi mỏi chân chờ đợi thang máy hay đi tìm phòng vệ sinh.

Chủ nhà luôn cần lưu ý tân trang tòa nhà khi cần thiết bởi chất lượng trang thiết bị sẽ ảnh hưởng đến tỉ lệ lấp đầy của tòa nhà. Nếu tính thẩm mỹ và chất lượng trang thiết bị trong tòa nhà không đáp ứng được nhu cầu của khách thuê, khả năng cao khách thuê sẽ di dời văn phòng của họ ngay khi kết thúc hợp đồng. 

Hệ thống điện cũng cần phải đáp ứng mọi nhu cầu của khách thuê doanh nghiệp. Tòa nhà văn phòng cần có một hệ thống cung cấp điện ổn định do một số đặc tính kĩ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện xảy ra, có thể gây ra chi phí thất thoát lớn như trường hợp xảy ra gần đây tại Tp.HCM.

Việc mất điện sẽ dẫn đến rối loạn trong hệ thống thông khí hoặc ngưng trệ quá trình truyền tải dữ liệu máy tính - gây mất dữ liệu và tốn nhiều thời gian khôi phục. Hệ thống máy tính càng lớn, thời gian khôi phục càng lâu sau khi chịu ảnh hưởng từ rối loạn của hệ thống điện, làm giảm năng suất làm việc và tăng chi phí sửa chữa.

Tình trạng cung nhiều hơn cầu tại thị trường văn phòng Việt Nam đã buộc các nhà đầu tư phải giảm chi phí, bằng cách cắt giảm công suất điện hoặc chuyển các đầu mục trang thiết bị tối thiểu như hệ thống điện dự phòng/hệ thống điều hòa dự phòng sang các nhãn hiệu khác chi phí thấp hơn nhưng chất lượng thấp hơn.

Hiện tượng này xảy ra ở hầu hết các tòa nhà, kể cả tòa nhà văn phòng hạng A khu trung tâm

.

Một vấn đề khác mà các khách thuê doanh nghiệp càng ngày càng cần lưu tâm là thủ tục pháp lý đi kèm bởi một số chủ tòa nhà có khó khăn tài chính hoặc nợ xấu cần thanh toán với bên thứ ba. Lựa chọn tòa nhà nào để thuê là một quyết định quan trọng bởi mối quan hệ giữa chủ nhà và khách thuê thông thường sẽ kéo dài nhiều năm.

Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.

Các tập đoàn đa quốc gia hoạt động tại Việt Nam thường sử dụng dịch vụ đại diện khách thuê. Yêu cầu về văn phòng của những công ty này rất tiêu chuẩn, bởi họ từng hoạt động tại các thị trường mà cơ sở hạ tầng phát triển cao hơn Việt Nam nhiều lần. Điều này nhiều khi dẫn đến bế tắc trong thỏa thuận bởi những yêu cầu mà khách thuê tập đoàn đa quốc gia đưa ra lại được xem là không thể đáp ứng được đối với chủ nhà.

Hầu hết những trường hợp như vậy đều cần có thỏa hiệp giữa các bên, bên thuê cần linh động và thích ứng với thị trường Việt Nam, ngược lại, bên cho thuê cũng cần chấp nhận những “quy chuẩn tập đoàn” mà khách thuê đòi hỏi cần được đáp ứng. Điều này dĩ nhiên sẽ gây ra nhiều phiền phức cho cả hai bên, tuy nhiên, sự hỗ trợ của dịch vụ đại diện khách thuê sẽ giúp khách thuê hạn chế tối đa mọi rủi ro tiềm ẩn.