Sử dụng ít email, cắt ngắn cuộc họp và tránh lên lịch trình cho từng phút... là những cách quản lý thời gian hiệu quả của các CEO

Là người dẫn dắt công ty, các giám đốc điều hành (CEO) thường phải dành thời gian cho các nhóm lãnh đạo, quản lý cấp cao, thành viên hội đồng quản trị, nhà đầu tư, truyền thông... Do đó, họ phải biết cách sử dụng thời gian hợp lý để đảm bảo hiệu quả làm việc cho cả bản thân và hoạt động của công ty, theo CNN.

Theo một khảo sát về cách sử dụng thời gian của 27 CEO của các công ty lớn và hầu hết đã niêm yết được thực hiện bởi Michael Porter, giám đốc Viện Chiến lược và Cạnh tranh tại trường kinh doanh Harvard và Nitin Nohria - hiệu trưởng của trường, trung bình các CEO làm việc 62,5 giờ mỗi tuần.

Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, các CEO dành khoảng 4 giờ/ngày để làm việc vào hầu hết cuối tuần và khoảng 2,5 giờ/ngày trong các kỳ nghỉ. Tuy nhiên, cách sử dụng thời gian cũng quyết định sự thành công của họ.

"Cách các CEO phân bổ thời gian và sự hiện diện của mình...là rất quan trọng, không chỉ đối với hiệu quả làm việc của họ mà còn với cả hiệu quả hoạt động của công ty", Porter và Nohria viết trên ấn phẩm Harvard Business Review.

Dựa trên kết quả khảo sát, Porter và Nohria đưa ra các lời khuyên cho các CEO về việc sử dụng thời gian hiệu quả. 

Họp ngắn hơn

Các CEO tham gia khảo sát cho biết khoảng 1/3 các cuộc họp của họ trung bình kéo dài khoảng 1 giờ, trong khi đó khoảng 38% diễn ra lâu hơn.

"Thời gian 'tiêu chuẩn' dành cho các cuộc họp nên được xem xét theo hướng cắt ngắn. Việc này có thể giúp gia tăng đáng kể hiệu quả làm việc của các CEO. Họ cho biết các cuộc họp 1 giờ thường có thể cắt xuống còn 30 phút hoặc thậm chí 15 phút", Porter và Nohria cho biết.

Dành thời gian làm việc một mình

Các CEO là người đưa ra định hướng, tầm nhìn, định ra các chiến lược của công ty và truyền tải những điều đó cho các cổ đông. Và rất khó để làm được điều đó nếu không có đủ thời gian. Trung bình các CEO tham gia khảo sát dành khoảng 28% thời gian để làm việc một mình, trong đó đa số dành khoảng một giờ hoặc ít hơn.

"Các CEO cần tận dụng khoảng thời gian ý nghĩa được làm việc một mình và tránh xao nhãng khi cố gắng xử lý những vấn đề phát sinh", Porter và Nohria cho biết.

Giao việc nhiều hơn 

Can thiệp quá sâu vào hoạt động hàng ngày có thể khiến các CEO không còn thời gian cho những việc quan trọng nhất.

"Chúng tôi phát hiện ra rằng nhiều CEO gặp khó khăn trong việc thoát khỏi vai trò giám đốc hoạt động (COO) hay chủ tịch trước đó mà họ từng làm. Một số cũng quên mất rằng đội ngũ quản lý cấp cao là những người chịu trách nhiệm chính trong nhiều hoạt động đánh giá và thông báo cho CEO theo định kỳ", Porter và Nohria viết.

Sử dụng email ít hơn 

Các CEO cho biết họ dành khoảng 61% thời gian cho việc tương tác trực tiếp và khoảng 24% qua những hình thức điện tử. Dù email là một hình thức giao tiếp hiệu quả, nhưng nó cũng gây lãng phí thời gian.

"Các CEO nên biết rằng phần lớn các email có nội dung về những vấn đề mà họ không cần phải can thiệp và chúng thường kéo họ vào luồng vận hành không có điểm dừng", Porter và Nohria cho biết. 

Họ nên để cho trợ lý phân loại email và giao việc xử lý các vấn đề hàng ngày cho cấp dưới.

Ngoài ra, việc gửi quá nhiều email cũng khiến công việc trở nên kém hiệu quả. "Email từ CEO có thể tạo ra một vòng tròn giao tiếp luẩn quẩn và tạo ra các quy tắc sai lầm, đặc biệt là khi chúng được gửi vào đêm muộn, cuối tuần hoặc vào kỳ nghỉ". 

Không lên lịch trình cho từng phút 

Các CEO tham gia khảo sát trung bình dành khoảng 25% thời gian của mình cho các vấn đề phát sinh. Theo Porter và Nohria, điều này rất quan trọng, giúp các CEO có thể luôn sẵn sàng cho những cuộc họp bất ngờ hoặc giải quyết những vấn đề phát sinh lớn.

Giữ tương tác với nhân viên

Các CEO tham gia khảo sát dành khoảng 14% của mình cho các quản lý cấp thấp và khoảng 6% cho các nhân viên bình thường. 

"Các CEO phải ở trạng thái có thể tiếp cận được và tìm cách để tương tác một cách có ý nghĩa với nhân viên ở tất cả các cấp độ. Điều này không chỉ giúp họ nắm bắt được điều gì đang diễn ra tại công ty, mà còn giúp họ định hướng cũng như truyền tải các giá trị của tổ chức tới đội ngũ nhân viên", Porter và Nohria khuyên. 

Việc này cũng giúp các CEO hiểu hơn về những vấn đề của nhân viên. 

"Quan hệ với nhân viên ở nhiều cấp độ khác nhau giúp các CEO xây dựng niềm tin, uy tín trong mắt nhân viên - điều rất quan trọng trong việc tạo động lựcvà giành được sự ủng hộ của họ", Porter và Nohria viết.

Dành thời gian cho cuộc sống riêng

Các CEO tham gia khảo sát luôn biết rằng họ cần phải nghỉ ngơi và sinh hoạt lành mạnh. Trung bình họ ngủ khoảng 7 giờ mỗi đêm. Khoảng 9% thời gian (45 phút) ngoài công việc của họ được dành để tập thể dục, thể thao. Các hoạt động ngoài công việc chiếm khoảng 25% (tương đương 6 giờ/ngày) thời gian của họ, trong đó một nửa là cho gia đình. 

"Để duy trì cường độ công việc, CEO cần phải hoạt động như cách vận động viên chuyên nghiệp thường làm. Điều đó có nghĩa là phải phân bổ thời gian cho hoạt động chăm sóc sức khỏe và nghỉ ngơi", Porter và Nohria khuyên.