Bộ Tư pháp đang dự thảo Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý đầy đủ, thống nhất để triển khai thực hiện nhanh, hiệu quả, đồng bộ các quy định của Luật Công chứng mới trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số, tiếp tục xã hội hóa hoạt động công chứng và phát triển hoạt động công chứng bền vững, ổn định.

CÔNG CHỨNG VIÊN PHẢI CHỤP ẢNH VIỆC KÝ KẾT VĂN BẢN

Đặc biệt, dự thảo quy định phải chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký kết văn bản giao dịch (Điều 50). Theo đó, công chứng viên phải chụp ảnh cùng với cá nhân (hoặc người đại diện tổ chức) tham gia giao dịch tại thời điểm cá nhân (hoặc người đại diện tổ chức) thực hiện việc ký vào văn bản công chứng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 Luật Công chứng hoặc tại những địa điểm bị cấm quay phim, chụp ảnh theo quy định của pháp luật.

Ảnh chụp phải phản ánh được thực tế khách quan, không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh, đồng thời phải nhận diện được rõ ràng khuôn mặt của người tham gia giao dịch và công chứng viên khi ảnh được in bằng máy in laser trên giấy trắng khổ A4.

Trường hợp người tham gia giao dịch ký văn bản giao dịch tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh chung của tất cả những người tham gia giao dịch và công chứng viên hoặc chụp ảnh từng người tham gia giao dịch cùng với công chứng viên.

Trường hợp người tham gia giao dịch ký vào văn bản giao dịch tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì tại mỗi thời điểm hoặc mỗi địa điểm, công chứng viên chụp ảnh cùng người tham gia giao dịch tại thời điểm hoặc địa điểm tương ứng.

Trường hợp có người phiên dịch, người làm chứng thì người phiên dịch, người làm chứng chụp ảnh cùng công chứng viên và người yêu cầu công chứng cần phiên dịch, làm chứng. Công chứng viên có thể đồng thời quay phim quá trình diễn ra việc ký kết giao dịch để lưu trữ nếu các bên có yêu cầu hoặc công chứng viên thấy cần thiết để bảo đảm an toàn cho giao dịch. Tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng.

Theo luật sư Nguyễn Văn Thái (Công ty luật Bross& Partner), đề xuất này tương tự như quy định trong thủ tục thừa phát lại, ảnh chụp xong phải đính kèm trong hồ sơ.

Có một thực tế trước đây là công chứng viên ngồi ở nhà còn thư ký đi lấy chữ ký mang về. Công chứng viên không dám khẳng định chữ ký đó có đúng là người có tên trong văn bản không. Vì vậy, đề xuất này hướng đến việc nâng cao trách nhiệm của công chứng viên.

Công chứng viên phải chịu trách nhiệm với văn bản do mình ký ra, đồng thời hướng tới trách nhiệm của công chứng viên trước pháp luật phải cao hơn, nặng nề hơn. Nếu công chứng viên thiếu trách nhiệm dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho các cá nhân, tổ chức lên quan thì phải bị xử lý hình sự, nhằm tránh tình trạng công chứng viên cứ “nhắm mắt ký”…

ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Dự thảo cũng quy định về việc công chứng văn bản điện tử. Theo đề xuất, quy trình công chứng điện tử trực tuyến được áp dụng với các loại giao dịch dân sự, trừ di chúc và các giao dịch đơn phương khác; giao dịch có người tham gia giao dịch là người chưa thành niên, người không có chữ ký số hoặc không có khả năng sử dụng các thiết bị điện tử; cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 73 của Luật Công chứng.

Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, người tham gia giao dịch thực hiện giao dịch công chứng điện tử có tài khoản cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng trên nền tảng công chứng điện tử đáp ứng các quy định tại Nghị định này.

Theo đề xuất, công chứng điện tử trực tuyến được thực hiện theo quy trình sau: công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử gồm có những người tham gia giao dịch công chứng, các công chứng viên tham gia chứng nhận giao dịch, thiết lập cầu truyền hình trực tuyến và soạn thảo văn bản giao dịch trên nền tảng công chứng điện tử.

Người tham gia giao dịch công chứng đăng nhập vào tài khoản sử dụng dịch vụ công chứng điện tử của mình trên nền tảng công chứng điện tử.

Ở mỗi đầu cầu truyền hình, người tham gia giao dịch công chứng xuất hiện trực tiếp trước sự chứng kiến của một công chứng viên, đồng thời xuất hiện trước sự chứng kiến của công chứng viên còn lại thông qua phương tiện truyền hình trực tuyến. Công chứng viên sử dụng thiết bị nhân diện sinh trắc học kết hợp đối soát với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để nhận diện và xác thực nhân thân người tham gia giao dịch công chứng.

Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng trực tuyến phải đáp ứng quy định tại Điều 44 Luật Công chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch công chứng điện tử ghi số văn bản công chứng, ký chữ ký số, gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu công chứng theo địa chỉ email hoặc phương thức khác mà người yêu cầu công chứng đăng ký, chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng ở các đầu cầu còn lại đã tham gia chứng nhận giao dịch.

Tổ chức hành nghề công chứng nơi khởi tạo giao dịch công chứng thực hiện vào sổ công chứng, tập hợp hồ sơ công chứng điện tử đính kèm với văn bản công chứng điện tử và thực hiện lưu trữ hồ sơ công chứng.