Chuyển đổi số đang diễn ra nhanh trong ngành logistics, nhưng việc số hóa chưa đồng đều giữa các doanh nghiệp và các mắt xích của chuỗi giao dịch khiến mô hình “lai” - kết hợp chứng từ giấy với dữ liệu điện tử trở thành trạng thái phổ biến trong giai đoạn chuyển tiếp. Tuy nhiên, bài toán lớn ở đây không chỉ là công nghệ, mà còn là hạ tầng pháp lý, khả năng xác thực và quản trị chứng cứ điện tử khi tranh chấp phát sinh...

Ngày 26/8/2026, tại TP. Hồ Chí Minh, Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh (ITPC) và Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) tổ chức Hội nghị "Quản trị pháp lý doanh nghiệp TP. Hồ Chí Minh 2026 - Lĩnh vực Logistics" với chủ đề “Chuyển đổi số trong giao dịch logistics - Ứng dụng mô hình lai trong giai đoạn chuyển tiếp”.

Hội nghị có sự tham gia của hơn 200 đại biểu là đại diện doanh nghiệp logistics, luật sư và các chuyên gia.

TỪ “KHÔNG DÙNG BẢN GIẤY” SANG “SỐ TRONG – GIẤY NGOÀI”

Thông tin tại hội nghị, bà Hồ Thị Quyên, Phó Giám đốc ITPC, cho hay Việt Nam hiện có hơn 34.000 doanh nghiệp logistics, đóng góp khoảng 4,5-5% GDP, nhưng chi phí logistics vẫn tương đương khoảng 16% GDP, cao hơn đáng kể so với nhiều nước phát triển. Vì vậy, trong giai đoạn 2025-2035, một trong những định hướng quan trọng của ngành là đẩy mạnh chuyển đổi số, qua đó góp phần giảm chi phí logistics xuống 12-15% GDP.

Tuy nhiên, chuyển đổi số trong logistics không diễn ra theo một đường thẳng từ giấy sang hoàn toàn điện tử. Trong thực tế, nhiều giao dịch đang tồn tại đồng thời hợp đồng giấy, email, nền tảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử và các loại chứng từ số khác.

Theo bà Quyên, Luật Giao dịch điện tử đã tạo cơ sở pháp lý cho thông điệp dữ liệu, nhưng không phải mọi tệp tin hay email đều mặc nhiên có giá trị pháp lý như nhau. Rủi ro phát sinh khi một giao dịch có nhiều phiên bản tài liệu nhưng không xác định rõ thứ tự ưu tiên, thẩm quyền xác nhận, thời điểm chốt và cơ chế lưu trữ.

Điều đó khiến “mô hình lai” không chỉ là một giải pháp tình thế trong quá trình số hóa, mà đang trở thành một bài toán quản trị cần được thiết kế có chủ đích.

PGS.TS Phạm Duy Nghĩa, Phó Chủ tịch VIAC, cho rằng khi số hóa đi sâu vào hoạt động kinh doanh, đầu tư, cách thức giải quyết tranh chấp cũng thay đổi.

Trong logistics, việc sử dụng đồng thời hợp đồng giấy với nền tảng điện tử, email, lệnh vận chuyển điện tử... có thể tạo ra tranh chấp về giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên của tài liệu. Khi tranh chấp được đưa ra cơ quan tài phán, vấn đề không chỉ là dữ liệu điện tử có tồn tại hay không, mà còn phải chứng minh được nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành của dữ liệu.

"Chuyển đổi số cần đi cùng với quản trị dữ liệu. Doanh nghiệp phải quy định rõ thứ tự ưu tiên của chứng từ cũng như các điều khoản hợp đồng liên quan đến việc xác lập, lưu trữ và sử dụng chứng cứ điện tử", PGS.TS Phạm Duy Nghĩa nhấn mạnh; đồng thời cho rằng Việt Nam đang ở giữa một quá trình thay đổi rất nhanh của khu vực, đặc biệt khi nằm cạnh Trung Quốc - một nền kinh tế có tốc độ chuyển đổi số nhanh. Trong khoảng 10 năm tới, Trung Quốc có thể tiếp tục dẫn đầu ở nhiều phương diện chuyển đổi số, khiến doanh nghiệp Việt Nam không thể trì hoãn quá trình thích ứng.

Thực tế này đặt ra một câu hỏi không chỉ về việc doanh nghiệp sử dụng công nghệ nào, mà về cách doanh nghiệp tổ chức hoạt động trong môi trường ngày càng nhiều nền tảng số.

Các mô hình làm việc trực tuyến, hybrid và phương thức vận hành dựa trên nền tảng số đang mở ra cơ hội nhưng đồng thời tạo ra những “vùng sáng” pháp lý mới.

"Khi tranh chấp xảy ra, câu hỏi là cơ quan giải quyết tranh chấp sẽ sử dụng loại chứng cứ nào, đánh giá giá trị dữ liệu điện tử ra sao và doanh nghiệp phải chuẩn bị như thế nào để bảo vệ quyền lợi của mình. Từ thực tế đó, chuyển đổi số trong logistics không thể tách rời quản trị, quy trình, dữ liệu, chứng cứ và kiểm soát rủi ro pháp lý".

PGS.TS. Phạm Duy Nghĩa Phó Chủ tịch VIAC

Ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên VIAC, Hòa giải viên VMC, cho biết quá trình số hóa logistics Việt Nam đang diễn ra ở nhiều phân khúc như vận tải, kho bãi, giao nhận, cảng, hải quan và thương mại xuyên biên giới, nhưng với tốc độ khác nhau.

Các giao dịch lặp lại thường được số hóa nhanh hơn, trong khi những chứng từ liên quan đến quyền sở hữu, thanh toán và bảo đảm ngân hàng vẫn gặp nhiều thách thức. Đặc biệt, trong mô hình giao dịch lai, vấn đề cốt lõi là bảo đảm chứng từ điện tử có giá trị và chức năng pháp lý tương đương chứng từ giấy, nhất là đối với vận đơn điện tử có thể chuyển nhượng.

Theo ông Lễ, Công ước Liên hợp quốc về Chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng (NCD Convention), vừa được Đại hội đồng Liên hợp quốc thông qua, có thể tạo ra một khuôn khổ pháp lý thống nhất cho chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng dưới cả dạng giấy và điện tử. Đây có thể là nền tảng quan trọng để logistics Việt Nam tiến tới số hóa xuyên biên giới thực chất và đồng bộ hơn.

Thông tin về thực tiễn về chuyển đổi số trong logistic tại thị trường Đồng Nai, ông Nguyễn Duy Hưng, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics Đồng Nai, cho biết mức độ đầu tư và triển khai công nghệ giữa các doanh nghiệp vẫn chênh lệch đáng kể.

Một số doanh nghiệp, đặc biệt tại cảng, ICD và kho vận đã ứng dụng quản lý kho, cảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt và giám sát hải quan tự động. Tuy nhiên, nhìn tổng thể, số hóa vẫn chủ yếu diễn ra bên trong từng doanh nghiệp hoặc từng công đoạn, chưa hình thành kết nối xuyên suốt giữa doanh nghiệp vận tải, kho bãi, cảng, hãng tàu, chủ hàng và cơ quan quản lý. Đây là một điểm nghẽn đáng chú ý khi Đồng Nai đang hướng tới trở thành trung tâm logistics của khu vực.

Mô tả trạng thái phổ biến của doanh nghiệp logistics hiện nay, ông Ngô Khắc Lễ gọi là “Số trong - Giấy ngoài”. Theo đó, doanh nghiệp không hoàn toàn ở trạng thái “paper (bản giấy)”, cũng chưa hoàn toàn “paperless (không dùng bản giấy)”. Một phần nguyên nhân đến từ quy định pháp luật và thông lệ của cơ quan nhà nước; phần khác xuất phát từ tâm lý chưa đủ tin cậy, đối tác không có hệ thống đồng bộ hoặc các bên chưa thống nhất về phương thức giao dịch. Vì vậy, câu hỏi không đơn giản là doanh nghiệp đã chuyển đổi số hay chưa, mà là các bên có đủ tin cậy để giao dịch trên nền tảng số hay không.

Giải pháp phù hợp trong giai đoạn này là chuyển đổi theo lộ trình từ trong ra ngoài: bắt đầu từ quy trình nội bộ, mở rộng sang những đối tác quen thuộc, sau đó tiến tới các giao dịch xuyên biên giới. Đồng thời, việc chuyển giao dữ liệu phải gắn với quyền và nghĩa vụ của từng bên để hạn chế rủi ro tranh chấp.

MÔ HÌNH LAI VÀ ĐIỂM YẾU Ở “ĐIỂM GÃY” CHỨNG CỨ

Tuy nhiên, nếu mô hình lai giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trong giai đoạn chuyển tiếp, thì nó cũng tạo ra những điểm đứt gãy mới trong giao dịch.

Tại phiên thảo luận về tranh chấp logistics trong thời đại số, Luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân, Giám đốc Công ty Luật TNHH Tâm Chung, cho biết hiện nay, một giao dịch có thể bao gồm nhiều dạng trao đổi dữ liệu: email báo giá, Zalo/WhatsApp, nhật ký nền tảng, vận đơn điện tử (eBL), lệnh giao hàng điện tử (eDO)...

Doanh nghiệp có thể sử dụng nền tảng số hoặc ứng dụng điện tử cho các bước báo giá, trao đổi, nhưng các quyền và nghĩa vụ quan trọng cần được quy định trong hợp đồng với đầy đủ thông tin và xác nhận của các bên. Một thách thức lớn là khi tranh chấp xảy ra, chứng cứ điện tử có thể bị phủ nhận giá trị hoặc khó thu thập, đặc biệt trong các giao dịch xuyên biên giới.

Vì vậy, theo bà Ngân, doanh nghiệp không nên chờ đến khi xảy ra tranh chấp mới bắt đầu xử lý chứng cứ. Cơ chế quản trị và lưu trữ chứng cứ điện tử cần được thiết lập ngay từ khi giao dịch bắt đầu, bao gồm xác định kênh trao đổi chính thức, người có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin, lưu giữ lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập và các phiên bản chứng từ liên quan.

Để chỉ ra rủi ro khi doanh nghiệp sử dụng bản scan chứng từ, Luật sư Trương Công Hồng, Luật sư Thành viên Công ty Luật TNHH ANHISA lấy ví dụ, trong một tình huống, chủ hàng gửi bản scan vận đơn cho bên mua trước khi hoàn tất thanh toán. Bản scan có thể bị sao chép, chỉnh sửa hoặc sử dụng để làm giả chứng từ, tạo ra nguy cơ hàng hóa được giao trong khi chủ hàng chưa nhận được tiền.

“Đây chính là điểm yếu của mô hình lai: một giao dịch có thể được số hóa ở nhiều công đoạn nhưng chỉ cần một mắt xích vẫn phụ thuộc vào tài liệu giấy hoặc bản sao điện tử thiếu cơ chế xác thực, toàn bộ chuỗi kiểm soát có thể bị phá vỡ”, Luật sư Hồng nhận định.

Từ các tình huống thực tế, Luật sư Hồng cho rằng việc kết hợp chứng từ giấy với dữ liệu điện tử có thể tạo ra những điểm đứt gãy trong giao dịch. Vì vậy, mô hình lai cần được thiết kế cùng với thứ tự ưu tiên chứng từ, cơ chế xác thực và phân quyền, qua đó xác định rõ quyền kiểm soát và trách nhiệm của từng bên.

Đây cũng là điểm giao nhau giữa chuyển đổi số và quản trị pháp lý. Công nghệ có thể giúp giao dịch nhanh hơn, giảm giấy tờ và tăng khả năng kết nối, nhưng nếu doanh nghiệp không xác định được dữ liệu nào là dữ liệu chính thức, tài liệu nào có giá trị ưu tiên và ai có quyền xác nhận, thay đổi hoặc phê duyệt, quá trình số hóa có thể tạo thêm rủi ro thay vì chỉ giảm chi phí.