Hệ thống thư điện tử công vụ tại TP.Hồ Chí Minh sẽ được quản lý theo một quy trình thống nhất, từ cấp mới, thay đổi thông tin, tạm khóa, mở khóa đến thu hồi tài khoản. Quy chế mới đặt ra các yêu cầu cụ thể về mật khẩu, xác thực hai yếu tố và trách nhiệm của người sử dụng nhằm bảo đảm an toàn cho hệ thống...

UBND TP.Hồ Chí Minh vừa ban hành Quyết định số 4942/QĐ-UBND ngày 08/8/2026 ban hành Quy chế về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tại Thành phố; trong đó nêu rõ quy định việc quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ tại TP.Hồ Chí Minh.

QUẢN LÝ TÀI KHOẢN THEO QUY TRÌNH THỐNG NHẤT

Theo quy định, tài khoản thư điện tử công vụ là tên định danh, địa chỉ và không gian lưu trữ thư điện tử được cấp cho cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân để thực hiện giao dịch điện tử, gửi, nhận và lưu trữ thông tin công vụ. Mỗi cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân chỉ được cấp duy nhất một tài khoản công vụ trong phạm vi quản lý.

UBND TP.Hồ Chí Minh xác định hộp thư điện tử công vụ là tài nguyên số thuộc hệ thống. Sở Khoa học và Công nghệ được giao giám sát, quản lý hoạt động của hệ thống, bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc số TP.Hồ Chí Minh và các quy định về an toàn, an ninh mạng. Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố là đơn vị chủ trì quản lý, vận hành hệ thống và lưu trữ Danh bạ thư điện tử công vụ.

Quy chế quy định các nhóm tác vụ quản lý tài khoản gồm cấp mới, bổ sung dung lượng, tạm khóa, mở khóa, thay đổi thông tin định danh, thu hồi tài khoản, cấp lại mật khẩu và xử lý tài khoản bị nghi ngờ chiếm dụng, bị tấn công hoặc phát tán mã độc.

Với tài khoản bị thu hồi, dữ liệu không bị xóa ngay. Tài khoản vẫn được lưu giữ trên hệ thống trong 3 tháng để phục vụ tra cứu dữ liệu hoặc khôi phục khi cần thiết. Hết thời hạn này, hệ thống sẽ tự động quét và xóa vĩnh viễn tài khoản cùng toàn bộ dữ liệu liên quan.

Danh bạ thư điện tử công vụ được quản lý tập trung, gồm thông tin cơ quan, đơn vị chủ quản, tên định danh hộp thư, trạng thái hoạt động và thông tin người được ủy quyền sử dụng nếu có. Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố có trách nhiệm bảo đảm dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và bảo mật.

Hộp thư điện tử công vụ của cơ quan, đơn vị phải được công bố trên trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị đó. Các cơ quan, đơn vị sử dụng hộp thư công vụ phải phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Trung tâm Chuyển đổi số Thành phố trong việc quản lý tài khoản và cung cấp thông tin biến động nhân sự để cập nhật Danh bạ thư điện tử công vụ.

Quy chế cũng quy định dung lượng mặc định của hộp thư cá nhân là 5GB; hộp thư của lãnh đạo cơ quan, đơn vị từ cấp trưởng, phó trưởng phòng và tương đương trở lên, cũng như hộp thư tổ chức là 10GB. Trường hợp phát sinh nhu cầu tăng dung lượng do đặc thù nhiệm vụ chuyên môn, cơ quan, đơn vị phải có văn bản đề nghị để được xem xét.

TĂNG YÊU CẦU BẢO MẬT TÀI KHOẢN

Quy chế đặt ra các yêu cầu cụ thể đối với mật khẩu tài khoản thư điện tử công vụ. Mật khẩu phải có tối thiểu 8 ký tự, khuyến nghị từ 12 ký tự trở lên, gồm chữ viết hoa, chữ viết thường, chữ số và ký tự đặc biệt; không được chứa tên đăng nhập hoặc địa chỉ thư điện tử của người dùng và không được trùng với mật khẩu gần nhất.

Người dùng phải thay đổi mật khẩu định kỳ 365 ngày. Hệ thống tự động gửi thông báo trước 7 ngày khi mật khẩu hết hạn. Nếu có dấu hiệu bất thường hoặc nghi ngờ tài khoản bị xâm nhập, người dùng phải thay đổi mật khẩu ngay và thông báo cho cơ quan, đơn vị quản lý để phối hợp xử lý.

Hệ thống hỗ trợ xác thực hai yếu tố và tự đặt lại mật khẩu thông qua Cổng Người Dùng sau khi xác thực danh tính bằng các phương thức đã đăng ký như thư điện tử cá nhân, SMS hoặc ứng dụng xác thực.

Quy chế đồng thời yêu cầu người sử dụng tự quản lý mật khẩu, không cung cấp cho người khác; chủ động đăng ký phương thức xác thực danh tính; tự quản lý và lưu trữ nội dung thư bảo đảm an toàn, bảo mật; không truy nhập trái phép hộp thư của người khác và không trao đổi thông tin trái quy định qua thư điện tử công vụ.

Người sử dụng phải tuân thủ các quy định về bảo mật, an toàn thông tin và an ninh mạng, không thực hiện các hành vi ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống như phát tán virus, thư rác. Đối với việc sử dụng thư công vụ trên thiết bị di động, người dùng phải bảo đảm an toàn thông tin, không để lộ mật khẩu hoặc thông tin truy cập và không đăng nhập tài khoản trên thiết bị đã bẻ khóa hoặc không bảo đảm an toàn bảo mật.

Với cơ quan, đơn vị, Quy chế yêu cầu khai thác, sử dụng hộp thư công vụ đúng quy định, trong đó phải kiểm tra hộp thư tối thiểu 2 lần/ngày trong giờ làm việc hoặc thường xuyên hơn tùy đặc thù hoạt động. Trường hợp cần thiết, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thể ban hành danh mục văn bản, tài liệu mật và các loại tài liệu không được phép gửi qua thư điện tử, phù hợp với quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn thông tin.