Mỗi hợp đồng lao động điện tử sẽ được cấp một mã định danh duy nhất

Đề xuất được nêu tại dự thảo Thông tư quy định chi tiết Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, hiện đang được Bộ Nội vụ lấy ý kiến.

Tại tờ trình xây dựng Thông tư, Bộ Nội vụ cho biết hợp đồng lao động là một hình thức pháp lý giữ vai trò quan trọng nhằm thiết lập quan hệ pháp luật lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động.

Quá trình triển khai trong thực tiễn cho thấy, hợp đồng lao động điện tử có nhiều tính ưu việt so với hợp đồng bằng văn bản giấy. Theo đó, tại Bộ luật Lao động năm 2019 quy định, hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản để khuyến khích các chủ thể giao kết lựa chọn giao kết thông qua phương tiện điện tử.

Qua quá trình theo dõi, đánh giá sau gần 5 năm thực hiện Bộ luật Lao động năm 2019 cho thấy, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử đã tạo rất nhiều thuận lợi cho người lao động và người sử dụng lao động, đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động.

Đơn cử như: tăng tính linh hoạt về không gian, thời gian trong giao kết hợp đồng; tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực trong việc soạn thảo, trình ký hợp đồng, quản lý và lưu trữ hồ sơ; tăng hiệu quả quản lý, quản trị của doanh nghiệp; tăng mức độ an toàn, bảo mật thông tin...

Tuy nhiên, quá trình triển khai giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử cũng gặp nhiều vướng mắc, khó khăn, ảnh hưởng đến nhu cầu giao kết hợp đồng lao động điện tử của người sử dụng lao động và người lao động.

Do đó, đa số các doanh nghiệp đều đề xuất cơ quan quản lý nhà nước ban hành hướng dẫn về giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn, ngăn ngừa các hành vi vi phạm trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử, góp phần bảo vệ quyền lợi chính đáng của các bên trong quan hệ lao động.

Trên cơ sở đó, dự thảo Thông tư đã quy định về nguyên tắc cấp mã định danh (ID). Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một mã ID duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

ID được cấp một lần, không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng lao động điện tử, bao gồm cả trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt.

Phụ lục của hợp đồng lao động điện tử (nếu có) được liên kết với ID của hợp đồng lao động điện tử gốc. Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử.

Cùng với đó, cấu trúc của ID do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, bao gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số, trong đó ký tự chữ là A hoặc B hoặc C. Chữ cái A là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết thông qua các eContract bảo đảm quy định tại Nghị định số 337/2025/NĐ-CP; chữ cái B là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy; chữ cái C là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 1/7/2026.

12 ký tự số được cấu thành: 2 ký tự số đầu tiên là mã tỉnh, thành phố nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính; 2 ký tự số tiếp theo là 2 số cuối của năm đồng bộ thành công hợp đồng lao động điện tử lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; 8 ký tự sau là số thứ tự tăng dần của số lượng hợp đồng đã đồng bộ lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo từng năm.

Ví dụ ID: A012600000099 cho thấy đây là hợp đồng lao động điện tử được giao kết bảo đảm theo quy định Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, có số thứ tự 99 đã được đồng bộ lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong năm 2026 của người sử dụng lao động có trụ sở chính thuộc địa bàn TP. Hà Nội.