TẠP CHÍ ĐIỆN TỬ
“5-S” ở doanh nghiệp
5-S tượng trưng cho năm bước của một phương pháp tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc
5-S tượng trưng cho năm bước của một phương pháp tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc.
Các bước này đều bắt đầu bằng chữ S gồm: sàng lọc (sort), sắp xếp (systematize), sạch sẽ (sweep), săn sóc (sanitize) và sẵn sàng (self-discipline).
Vào cuối năm 2003, ông Trần Ngọc Tường, Trưởng ban Chất lượng của Ngân hàng Á Châu (ACB), được cử tham gia khóa học ba ngày về áp dụng chương trình 5-S do Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Tp.HCM tổ chức. Khi đó, cả hệ thống Ngân hàng ACB mới chỉ có khoảng 50 chi nhánh trên cả nước với tổng số nhân viên khoảng 2.000 người, còn ban chất lượng chỉ vỏn vẹn có ba người.
Bước đầu bỡ ngỡ với 5-S
Sau khi học về, ông Tường trình bày lại với ban lãnh đạo ngân hàng về quy trình áp dụng và lợi ích do 5-S mang lại, và ông đã nhận được sự ủng hộ. Chỉ mất hai tháng để xây dựng tiêu chí đánh giá, ACB đã chính thức đưa chương trình 5-S vào triển khai cho tất cả các chi nhánh trong toàn hệ thống.
Ban đầu, rất nhiều nhân viên và ngay cả trưởng các chi nhánh của ACB đã phản ứng rất dữ dội chương trình này vì cho rằng việc này làm mất thời gian, ảnh hưởng đến các thao tác nghiệp vụ. Nhiều nhân viên không chịu thực hiện, họ tiếp nhân viên trong đội đánh giá 5-S với thái độ chẳng vui vẻ gì, có khi còn thể hiện sự bất hợp tác. Nhưng ban lãnh đạo quyết định phải triển khai cho bằng được chương trình 5-S này.
Ông Tường cho biết: “Coi đơn giản vậy thôi chứ phải mất đến khoảng 3-4 năm sau, chương trình mới được thực hiện một cách trơn tru tại tất cả các chi nhánh trong toàn hệ thống của ACB”.
Theo bà Trần Thị Ngọc Bích, Trưởng phòng Năng suất chất lượng của Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Tp.HCM, 5-S tượng trưng cho năm bước của một phương pháp tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc, các bước này đều bắt đầu bằng chữ S gồm: sàng lọc (sort), sắp xếp (systematize), sạch sẽ (sweep), săn sóc (sanitize) và sẵn sàng (self-discipline).
Theo đó, doanh nghiệp thực hiện chương trình này sẽ phổ biến cho nhân viên áp dụng trình tự các bước, nhằm tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc của doanh nghiệp được gọn gàng hơn, tạo môi trường làm việc thoải mái nhằm nâng cao năng suất, tạo tinh thần làm việc hăng hái cho nhân viên.
Chẳng hạn như ngay trong bước 1 (sàng lọc), doanh nghiệp cần phổ biến cho nhân viên biết loại bỏ các vật trở ngại ngay tại nơi làm việc để làm việc dễ dàng hơn, không để những vật dụng không cần thiết như sách báo cũ, những loại giấy tờ không sử dụng, hoặc các vật dụng cá nhân gây vướng víu trong quá trình làm việc.
Giữa tháng 1 vừa qua, Trung tâm Năng suất Việt Nam đã trao chứng chỉ thực hành tốt chương trình 5-S cho ba doanh nghiệp tại Tp.HCM gồm: Công ty Cổ phần Vật tư xăng dầu (Comeco), Công ty TNHH Robot và Xí nghiệp Khí cụ điện 2 thuộc Công ty Cổ phần Dây cáp điện Việt Nam (Cadivi).
Chương trình thực hành tốt 5-S nằm trong phong trào năng suất quốc gia được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng khởi xướng từ năm 1998.
Ông Tô Văn Nhơn, Phó giám đốc Xí nghiệp Khí cụ điện 2 của Cadivi, cho biết: “Đầu năm 2007, xí nghiệp cử năm cán bộ đi học lớp tập huấn về 5-S về phổ biến lại cho toàn thể 145 nhân viên của xí nghiệp. Tuy nhiên, những ngày đầu rất khó thực hiện vì công nhân đã quen với thói quen tự do trong quá trình làm việc, không quen sắp xếp. Trong khi đó, tiêu chí đánh giá công nhân nào làm tốt các bước trong 5-S bấy giờ cũng chưa được xây dựng cụ thể và rõ ràng”, ông Nhơn nhớ lại.
Tăng doanh thu nhờ 5-S
Ông Nguyễn Phương Nam, Tổng giám đốc Công ty TNHH Robot, cho biết công ty bắt đầu thực hiện chương trình 5-S từ tháng 3-2007 cho toàn thể 300 nhân viên của công ty theo trình tự phân chia các khu vực làm việc theo quá trình sao cho thời gian chuyển tiếp giữa các công đoạn sản xuất được giảm thiểu, các linh kiện, vật dụng được sắp xếp theo khu vực hợp lý nhất.
“Qua thống kê sau gần một năm triển khai, chương trình 5-S đã giúp công ty giảm được khoảng 7% chi phí sản xuất. Điều quan trọng hơn là nhờ môi trường làm việc “sạch sẽ” mà nhân viên làm việc hăng hái hơn. Doanh thu năm 2007 của công ty đạt trên 200 tỉ đồng, dự kiến sẽ tăng 30% trong năm 2008, và thu nhập của nhân viên công ty cũng đã được cải thiện”, ông Nam nói.
Tuy nhiên, việc áp dụng chương trình 5-S phải được thực hiện liên tục và lâu dài. Nếu chỉ xem việc thực hiện chương trình 5-S như là một “dự án”, nghĩa là có khởi đầu và kết thúc, không được theo dõi liên tục việc tuân thủ của từng nhân viên thì chương trình xem như sẽ cầm chắc thất bại, vì nhân viên sẽ dễ dàng quay lại tình trạng vô tổ chức như lúc ban đầu.
Ở Xí nghiệp Khí cụ điện 2 của Cadivi, ngoài các khẩu hiệu lớn về 5-S được treo ở những nơi dễ thấy nhất trong khuôn viên xí nghiệp, mỗi nhóm sản xuất còn đặt ra các khẩu hiệu nhỏ theo từng nhóm sản xuất riêng biệt để công nhân nhìn thấy mỗi ngày mà duy trì.
Đối với xí nghiệp mỗi ngày sản xuất ra tổng cộng khoảng 85 loại sản phẩm dây cáp điện các loại thì việc sàng lọc, sắp xếp hàng ngàn thiết bị sản xuất theo phương châm “dễ thấy - dễ lấy - dễ trả lại được” để tránh mất thời gian tìm kiếm khi cần, giảm thiểu thời gian thao tác phụ là không đơn giản.
“Tuy nhiên, sau khi sắp xếp lại vị trí của công nhân đứng máy, các máy móc được bố trí lại theo quy trình hợp lý, vật dụng nào không sử dụng nữa thì bỏ đi ngay, công nhân luôn dành 5 phút lau chùi máy móc sạch sẽ trước khi giao ca. Chỉ vài tháng sau, chúng tôi nhận thấy thời gian thao tác của công nhân tại một dây chuyền sản xuất một loại sản phẩm được rút ngắn 50% so với trước, nhờ đó sản lượng của xí nghiệp trong năm 2007 tăng gần 30% so với năm 2006”, ông Nhơn cho biết.
Doanh thu của Xí nghiệp Khí cụ điện 2 của Cadivi trong năm 2007 là 240 tỉ đồng, tăng 44% so với năm 2006 là nhờ vào nhiều yếu tố, trong đó không thể không kể đến yếu tố thực hiện tốt chương trình 5-S trong năm qua. Dự kiến trong năm 2008, doanh thu của xí nghiệp sẽ tăng 10% so với năm 2007, ông Nhơn cho biết thêm.
Không như các đơn vị sản xuất, ACB tự xây dựng những tiêu chí đánh giá 5-S thiên về dịch vụ để thu hút khách hàng. Nhờ có sàng lọc, sắp xếp và dán nhãn đánh dấu theo từng khay đựng hồ sơ, biểu mẫu riêng đang sử dụng nên nhân viên có thể truy lục hồ sơ một cách dễ dàng, nhanh chóng và không bị nhầm lẫn, mà đặc thù của ngành ngân hàng là không cho phép xảy ra nhầm lẫn.
“Vì là ngành dịch vụ nên chúng tôi rất khó đánh giá được năng suất làm việc cụ thể đối với từng nhân viên, nhưng điều dễ nhận thấy về hiệu quả của 5-S chính là nhiều khách hàng đã tỏ ra hài lòng và vui vẻ khi bước vào ngân hàng”, ông Tường cho biết.
Ở Ngân hàng ACB, sau khi được tuyển dụng, tất cả nhân viên mới trước khi làm việc chính thức đều trải qua một lớp học về thực hiện chương trình 5-S, giáo trình do chính Ban Chất lượng của ACB soạn.
Mức khen thưởng hàng năm cho nhân viên thực hiện tốt 5-S của ACB trong thời gian qua là 500.000 đồng/người, kèm theo bằng khen. Theo ông Tường, ban chất lượng đang đề xuất ban lãnh đạo ACB tăng mức khen thưởng lên 1 triệu đồng/người kể từ năm 2008.
* Là một nhân viên trực tiếp góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp, bạn có sẵn sàng bắt tay ngay vào thực hiện 5-S tại chính nơi làm việc của mình hay chưa? Trước tiên, bạn hãy thử “sàng lọc” các vật dụng của mình theo các tiêu chí như sau: Nếu không sử dụng nữa, hãy mạnh dạn bỏ đi; sáu tháng sử dụng một lần, hãy lưu ngoài nơi làm việc; ba tháng sử dụng một lần, hãy để tại nơi làm việc; một tháng sử dụng một lần, để gần nơi làm việc; sử dụng hàng ngày, hãy để ngay bên cạnh bạn.
Các bước này đều bắt đầu bằng chữ S gồm: sàng lọc (sort), sắp xếp (systematize), sạch sẽ (sweep), săn sóc (sanitize) và sẵn sàng (self-discipline).
Vào cuối năm 2003, ông Trần Ngọc Tường, Trưởng ban Chất lượng của Ngân hàng Á Châu (ACB), được cử tham gia khóa học ba ngày về áp dụng chương trình 5-S do Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Tp.HCM tổ chức. Khi đó, cả hệ thống Ngân hàng ACB mới chỉ có khoảng 50 chi nhánh trên cả nước với tổng số nhân viên khoảng 2.000 người, còn ban chất lượng chỉ vỏn vẹn có ba người.
Bước đầu bỡ ngỡ với 5-S
Sau khi học về, ông Tường trình bày lại với ban lãnh đạo ngân hàng về quy trình áp dụng và lợi ích do 5-S mang lại, và ông đã nhận được sự ủng hộ. Chỉ mất hai tháng để xây dựng tiêu chí đánh giá, ACB đã chính thức đưa chương trình 5-S vào triển khai cho tất cả các chi nhánh trong toàn hệ thống.
Ban đầu, rất nhiều nhân viên và ngay cả trưởng các chi nhánh của ACB đã phản ứng rất dữ dội chương trình này vì cho rằng việc này làm mất thời gian, ảnh hưởng đến các thao tác nghiệp vụ. Nhiều nhân viên không chịu thực hiện, họ tiếp nhân viên trong đội đánh giá 5-S với thái độ chẳng vui vẻ gì, có khi còn thể hiện sự bất hợp tác. Nhưng ban lãnh đạo quyết định phải triển khai cho bằng được chương trình 5-S này.
Ông Tường cho biết: “Coi đơn giản vậy thôi chứ phải mất đến khoảng 3-4 năm sau, chương trình mới được thực hiện một cách trơn tru tại tất cả các chi nhánh trong toàn hệ thống của ACB”.
Theo bà Trần Thị Ngọc Bích, Trưởng phòng Năng suất chất lượng của Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Tp.HCM, 5-S tượng trưng cho năm bước của một phương pháp tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc, các bước này đều bắt đầu bằng chữ S gồm: sàng lọc (sort), sắp xếp (systematize), sạch sẽ (sweep), săn sóc (sanitize) và sẵn sàng (self-discipline).
Theo đó, doanh nghiệp thực hiện chương trình này sẽ phổ biến cho nhân viên áp dụng trình tự các bước, nhằm tổ chức, sắp xếp lại nơi làm việc của doanh nghiệp được gọn gàng hơn, tạo môi trường làm việc thoải mái nhằm nâng cao năng suất, tạo tinh thần làm việc hăng hái cho nhân viên.
Chẳng hạn như ngay trong bước 1 (sàng lọc), doanh nghiệp cần phổ biến cho nhân viên biết loại bỏ các vật trở ngại ngay tại nơi làm việc để làm việc dễ dàng hơn, không để những vật dụng không cần thiết như sách báo cũ, những loại giấy tờ không sử dụng, hoặc các vật dụng cá nhân gây vướng víu trong quá trình làm việc.
Giữa tháng 1 vừa qua, Trung tâm Năng suất Việt Nam đã trao chứng chỉ thực hành tốt chương trình 5-S cho ba doanh nghiệp tại Tp.HCM gồm: Công ty Cổ phần Vật tư xăng dầu (Comeco), Công ty TNHH Robot và Xí nghiệp Khí cụ điện 2 thuộc Công ty Cổ phần Dây cáp điện Việt Nam (Cadivi).
Chương trình thực hành tốt 5-S nằm trong phong trào năng suất quốc gia được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng khởi xướng từ năm 1998.
Ông Tô Văn Nhơn, Phó giám đốc Xí nghiệp Khí cụ điện 2 của Cadivi, cho biết: “Đầu năm 2007, xí nghiệp cử năm cán bộ đi học lớp tập huấn về 5-S về phổ biến lại cho toàn thể 145 nhân viên của xí nghiệp. Tuy nhiên, những ngày đầu rất khó thực hiện vì công nhân đã quen với thói quen tự do trong quá trình làm việc, không quen sắp xếp. Trong khi đó, tiêu chí đánh giá công nhân nào làm tốt các bước trong 5-S bấy giờ cũng chưa được xây dựng cụ thể và rõ ràng”, ông Nhơn nhớ lại.
Tăng doanh thu nhờ 5-S
Ông Nguyễn Phương Nam, Tổng giám đốc Công ty TNHH Robot, cho biết công ty bắt đầu thực hiện chương trình 5-S từ tháng 3-2007 cho toàn thể 300 nhân viên của công ty theo trình tự phân chia các khu vực làm việc theo quá trình sao cho thời gian chuyển tiếp giữa các công đoạn sản xuất được giảm thiểu, các linh kiện, vật dụng được sắp xếp theo khu vực hợp lý nhất.
“Qua thống kê sau gần một năm triển khai, chương trình 5-S đã giúp công ty giảm được khoảng 7% chi phí sản xuất. Điều quan trọng hơn là nhờ môi trường làm việc “sạch sẽ” mà nhân viên làm việc hăng hái hơn. Doanh thu năm 2007 của công ty đạt trên 200 tỉ đồng, dự kiến sẽ tăng 30% trong năm 2008, và thu nhập của nhân viên công ty cũng đã được cải thiện”, ông Nam nói.
Tuy nhiên, việc áp dụng chương trình 5-S phải được thực hiện liên tục và lâu dài. Nếu chỉ xem việc thực hiện chương trình 5-S như là một “dự án”, nghĩa là có khởi đầu và kết thúc, không được theo dõi liên tục việc tuân thủ của từng nhân viên thì chương trình xem như sẽ cầm chắc thất bại, vì nhân viên sẽ dễ dàng quay lại tình trạng vô tổ chức như lúc ban đầu.
Ở Xí nghiệp Khí cụ điện 2 của Cadivi, ngoài các khẩu hiệu lớn về 5-S được treo ở những nơi dễ thấy nhất trong khuôn viên xí nghiệp, mỗi nhóm sản xuất còn đặt ra các khẩu hiệu nhỏ theo từng nhóm sản xuất riêng biệt để công nhân nhìn thấy mỗi ngày mà duy trì.
Đối với xí nghiệp mỗi ngày sản xuất ra tổng cộng khoảng 85 loại sản phẩm dây cáp điện các loại thì việc sàng lọc, sắp xếp hàng ngàn thiết bị sản xuất theo phương châm “dễ thấy - dễ lấy - dễ trả lại được” để tránh mất thời gian tìm kiếm khi cần, giảm thiểu thời gian thao tác phụ là không đơn giản.
“Tuy nhiên, sau khi sắp xếp lại vị trí của công nhân đứng máy, các máy móc được bố trí lại theo quy trình hợp lý, vật dụng nào không sử dụng nữa thì bỏ đi ngay, công nhân luôn dành 5 phút lau chùi máy móc sạch sẽ trước khi giao ca. Chỉ vài tháng sau, chúng tôi nhận thấy thời gian thao tác của công nhân tại một dây chuyền sản xuất một loại sản phẩm được rút ngắn 50% so với trước, nhờ đó sản lượng của xí nghiệp trong năm 2007 tăng gần 30% so với năm 2006”, ông Nhơn cho biết.
Doanh thu của Xí nghiệp Khí cụ điện 2 của Cadivi trong năm 2007 là 240 tỉ đồng, tăng 44% so với năm 2006 là nhờ vào nhiều yếu tố, trong đó không thể không kể đến yếu tố thực hiện tốt chương trình 5-S trong năm qua. Dự kiến trong năm 2008, doanh thu của xí nghiệp sẽ tăng 10% so với năm 2007, ông Nhơn cho biết thêm.
Không như các đơn vị sản xuất, ACB tự xây dựng những tiêu chí đánh giá 5-S thiên về dịch vụ để thu hút khách hàng. Nhờ có sàng lọc, sắp xếp và dán nhãn đánh dấu theo từng khay đựng hồ sơ, biểu mẫu riêng đang sử dụng nên nhân viên có thể truy lục hồ sơ một cách dễ dàng, nhanh chóng và không bị nhầm lẫn, mà đặc thù của ngành ngân hàng là không cho phép xảy ra nhầm lẫn.
“Vì là ngành dịch vụ nên chúng tôi rất khó đánh giá được năng suất làm việc cụ thể đối với từng nhân viên, nhưng điều dễ nhận thấy về hiệu quả của 5-S chính là nhiều khách hàng đã tỏ ra hài lòng và vui vẻ khi bước vào ngân hàng”, ông Tường cho biết.
Ở Ngân hàng ACB, sau khi được tuyển dụng, tất cả nhân viên mới trước khi làm việc chính thức đều trải qua một lớp học về thực hiện chương trình 5-S, giáo trình do chính Ban Chất lượng của ACB soạn.
Mức khen thưởng hàng năm cho nhân viên thực hiện tốt 5-S của ACB trong thời gian qua là 500.000 đồng/người, kèm theo bằng khen. Theo ông Tường, ban chất lượng đang đề xuất ban lãnh đạo ACB tăng mức khen thưởng lên 1 triệu đồng/người kể từ năm 2008.
* Là một nhân viên trực tiếp góp phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp, bạn có sẵn sàng bắt tay ngay vào thực hiện 5-S tại chính nơi làm việc của mình hay chưa? Trước tiên, bạn hãy thử “sàng lọc” các vật dụng của mình theo các tiêu chí như sau: Nếu không sử dụng nữa, hãy mạnh dạn bỏ đi; sáu tháng sử dụng một lần, hãy lưu ngoài nơi làm việc; ba tháng sử dụng một lần, hãy để tại nơi làm việc; một tháng sử dụng một lần, để gần nơi làm việc; sử dụng hàng ngày, hãy để ngay bên cạnh bạn.