Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới. Đặc biệt ở Việt Nam, Tổng cục Thuế cũng đã có lộ trình triển khai hóa đơn điện tử trong công tác hiện đại hóa quản lý thuế, chuyển dần từ giai đoạn khuyến khích sử dụng sang giai đoạn bắt buộc sử dụng để thay thế hóa đơn truyền thống trong tương lai gần.

Là đơn vị luôn đi đầu trong việc đưa ra các giải pháp hiện đại hóa hoạt động của doanh nghiệp, Trung tâm công nghệ thông tin thuộc Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC IT) đã triển khai sử dụng thí điểm hóa đơn điện tử cho các đơn vị trong nội bộ Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) tại các thành phố lớn như Tp. HCM, Hà Nội, Đà Nẵng và một số doanh nghiệp khác từ tháng 4/2013.

Phản hồi của các doanh nghiệp sau một thời gian sử dụng đều cho thấy hóa đơn điện tử có rất nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy truyền thông. Trước tiên, doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu kho; giảm thiểu rủi ro thất lạc hoá đơn trong quá trình giao dịch mua, bán hàng hoá.

Việc sử dụng hoá đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp chủ động trong các công việc khởi tạo và phát hành hoá đơn. Tất cả thông tin trên hoá đơn điện tử sẽ được tự động cập nhật vào hệ thống quản lý, mà không cần thêm một khâu nhập dữ liệu, do đó đơn giản hoá thủ tục, giảm thiểu được sai sót trong kê khai thuế và tiết kiệm thời gian.

Trường hợp doanh nghiệp có mạng lưới kinh doanh rộng khắp toàn quốc, người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể kiểm soát được doanh thu liên tục thông qua việc kiểm soát phát hành hóa đơn, qua đó phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý, điều hành.
 
Về phía cơ quan quản lý, việc triển khai hoá đơn điện tử sẽ giúp ngành thuế kiểm soát chặt chẽ quá trình tạo, lập và phát hành hoá đơn của người nộp thuế; hỗ trợ hiệu quả cho công tác đối chiếu, xác minh hoá đơn để phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi sử dụng hoá đơn bất hợp pháp.

Khi hóa đơn điện tử được sử dụng rộng rãi, nguy cơ làm giả hoá đơn sẽ được giảm thiểu vì mọi thông tin về hóa đơn đã phát hành, loại hóa đơn sử dụng có thể tra cứu được thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu hóa đơn tập trung của cơ quan thuế.
 
Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy, đã được Bộ Tài chính chấp nhận và được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ và Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
 
Trên phương diện kỹ thuật, hoá đơn điện tử có đầy đủ thông tin, ngày giờ xuất hoá đơn, có chữ ký số của doanh nghiệp và mã vạch, mã code của cơ quan thuế để xác thực và bảo mật.

Thêm vào đó, ứng dụng của hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử và lấy chữ ký của khách hàng như hoá đơn thông thường, chính vì vậy khi vận chuyển hàng hoá trên đường, doanh nghiệp chỉ cần xuất trình mã code, hoặc có thể in hóa đơn điện tử.

Để hỗ trợ cho dịch vụ hoá đơn điện tử, VDC IT đã triển khai song song nhiều dịch vụ hữu ích khác như: chứng thực chữ ký số công cộng VNPT - CA, VNPT Tax - kê khai thuế điện tử… tạo thành quy trình khép kín trong giao dịch thuế điện tử.

(Nguồn: VDC IT)