Số hóa hồ sơ, cắt giảm giấy tờ một thủ tục hưởng bảo hiểm xã hội

Thực hiện Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP của Chính phủ về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu và Nghị quyết số 214/NQ-CP về thúc đẩy tạo lập dữ liệu phục vụ chuyển đổi số toàn diện, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số 1222/QĐ-BTC công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung áp dụng tại Bảo hiểm xã hội Việt Nam, theo hướng tái cấu trúc quy trình, sử dụng dữ liệu điện tử thay thế giấy tờ truyền thống.

Theo đó, thủ tục “Giải quyết hưởng chế độ thai sản” được thực hiện trên cơ sở khai thác, kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và dữ liệu do cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý, góp phần giảm giấy tờ, giảm thời gian thực hiện thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp.

Việc triển khai được thực hiện trên cơ sở đồng bộ nhiều nguồn dữ liệu quan trọng như: dữ liệu hộ tịch điện tử; dữ liệu quốc gia về dân cư; dữ liệu chia sẻ của các cơ sở khám chữa bệnh thuộc ngành y tế; dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

Điểm nổi bật của Quyết định là người lao động, người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện và đơn vị sử dụng lao động không phải nộp các giấy tờ như giấy khai sinh, trích lục khai sinh, giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử, khi cơ quan Bảo hiểm xã hội đã khai thác được các thông tin này từ cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và các cơ sở dữ liệu liên thông.

Trường hợp chưa khai thác được dữ liệu hoặc dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ có thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ không muộn hơn 8 giờ làm việc, kể từ khi hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tiếp nhận hồ sơ điện tử; hoặc gửi phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ trong thời hạn không quá 1 ngày làm việc đối với hồ sơ giấy.

Việc thông báo được thực hiện thông qua nhiều phương thức như: gửi đến tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng VNeID; gửi tin nhắn, thư điện tử hoặc liên hệ qua số điện thoại do cá nhân, tổ chức cung cấp. Đồng thời, cơ quan Bảo hiểm xã hội hướng dẫn người dân liên hệ cơ quan có thẩm quyền để cập nhật, điều chỉnh dữ liệu khi cần thiết.

Quyết định cũng quy định rõ điều kiện áp dụng đối với hồ sơ điện tử thay thế giấy tờ truyền thống. Theo đó, việc thay thế chỉ được thực hiện khi dữ liệu đã có trong cơ sở dữ liệu do cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý hoặc trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ và đủ điều kiện khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật.

Trường hợp chưa khai thác được thông tin, hoặc dữ liệu chưa bảo đảm đầy đủ, chính xác, thì cá nhân, tổ chức thực hiện bổ sung hồ sơ theo quy định hiện hành.

Các trường hợp áp dụng thủ tục hành chính này gồm: lao động nữ sinh con; người nhờ mang thai hộ; người nhận nuôi con nuôi dưới 6 tháng tuổi; lao động nữ khám thai, sẩy thai, thai lưu; lao động nam có vợ sinh con…

Theo đó, các thành phần hồ sơ phục vụ giải quyết chế độ thai sản sẽ được sử dụng hoàn toàn bằng dữ liệu liên thông, dữ liệu chia sẻ giữa các bộ, ngành, mà không phải nộp giấy tờ theo phương thức truyền thống như trước đây.